ขั้นตอนการจัดงานอีเว้นท์ด้วย Event Management ที่ดี
การจัดงานอีเว้นท์ ไม่ว่าจะเป็นงานเล็กหรือใหญ่ ล้วนต้องอาศัยการวางแผนและการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้งานออกมาตรงตามเป้าหมายและสร้างความประทับใจให้แก่ผู้เข้าร่วมงาน การมี Event Management ที่ดีจึงเป็นกุญแจสำคัญที่จะช่วยให้การจัดงานอีเว้นท์เป็นไปอย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จ
Event Management คือกระบวนการบริหารจัดการงานอีเว้นท์ทั้งหมด เรียกว่าตั้งแต่เริ่มต้นวางแผน การกำหนดเป้าหมาย จัดสรรงบประมาณ จัดเตรียมสถานที่และอุปกรณ์ ไปจนถึงการประสานงานกับผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่าย และการดำเนินงานในวันจริง ซึ่งทั้งหมดที่ควรมีการเตรียมการไว้ล่วงหน้าในทุกขั้นตอน เพื่อให้ในวันจริงสามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่น
ประเภทของงานอีเว้นท์
งานอีเว้นท์มีหลายประเภท ก่อนอื่นต้องรู้ก่อนว่างานที่กำลังจะจัดเป็นการประเภทไหน และมีเป้าหมายอย่างไร
-
งานประชุม (Conference/Seminar)
-
งานแสดงสินค้า (Exhibition/Trade Show)
-
งานเปิดตัวผลิตภัณฑ์ (Product Launch)
-
งานเลี้ยงสังสรรค์ (Party/Gala Dinner)
-
งานแต่งงาน (Wedding)
-
งานคอนเสิร์ต (Concert)
-
งานเทศกาล (Festival)
ขั้นตอนการจัดงานอีเว้นท์
-
กำหนดวัตถุประสงค์และกลุ่มเป้าหมาย: ก่อนอื่นต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของการจัดงานให้ชัดเจน ว่าต้องการสื่อสารอะไร หรือต้องการให้เกิดผลลัพธ์อย่างไร และต้องกำหนดกลุ่มเป้าหมายที่ต้องการเข้าถึง เพื่อนำไปสู่การวางแผนและดำเนินงานที่ตรงจุด
-
วางแผนและจัดสรรงบประมาณ: เมื่อทราบวัตถุประสงค์และกลุ่มเป้าหมายแล้ว ก็ต้องมาวางแผนการจัดงานโดยละเอียด ทั้งในส่วนของรูปแบบงาน กิจกรรม สถานที่ อุปกรณ์ อาหาร เครื่องดื่ม และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง พร้อมกับจัดสรรงบประมาณให้เหมาะสมด้วยเช่นกัน
-
จัดเตรียมสถานที่และอุปกรณ์: เลือกสถานที่จัดงานให้เหมาะสมกับรูปแบบงานและจำนวนผู้เข้าร่วมงาน จัดเตรียมอุปกรณ์ที่จำเป็น เช่น เวที เครื่องเสียง แสง สี และอุปกรณ์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมในงาน
-
ประสานงานกับผู้เกี่ยวข้อง: ประสานงานกับผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่าย ทั้งวิทยากร ผู้แสดงสินค้า ผู้ให้บริการด้านอาหารและเครื่องดื่ม เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย และอื่นๆ เพื่อให้ทุกอย่างพร้อมสำหรับวันงาน
-
ดำเนินงานในวันจริง: ในวันงาน ทีมงาน Event Management ต้องคอยดูแลและควบคุมทุกอย่างให้เป็นไปตามแผนที่วางไว้ แก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าที่อาจเกิดขึ้น และสร้างบรรยากาศที่ดีให้กับผู้เข้าร่วมงาน
-
ประเมินผลหลังงาน: หลังจากงานจบลง ควรมีการประเมินผล เพื่อดูว่างานบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้หรือไม่ มีข้อดีข้อเสียอะไรบ้าง เพื่อนำไปปรับปรุงและพัฒนาในการจัดงานครั้งต่อไป
การจัดงานอีเว้นท์ที่ดี ต้องอาศัยความใส่ใจในทุกรายละเอียด และการทำงานร่วมกันอย่างเป็นทีมของทุกฝ่าย หากมีการวางแผนและเตรียมการที่ดี โอกาสที่งานจะประสบความสำเร็จก็จะยิ่งสูงขึ้น
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
- ตอนที่ 1 : ขั้นตอนการจัดงานอีเว้นท์ด้วย Event Management ที่ดี
