เริ่มต้นทำบัญชีรายรับรายจ่ายไม่ได้ยากอย่างที่คิด โดยในปัจจุบันมีวิธีมากมายที่สามารถนำมาใช้ทำตารางบัญชีรายรับรายจ่ายได้ เพื่อให้เห็นภาพรวมของสถานะทางการเงิน
เรื่องการจัดการด้านการเงินส่วนบุคคลนั้นเป็นเรื่องสำคัญที่ทุกคนควรให้ความสนใจ การทำบัญชีรายรับรายจ่ายอย่างเป็นระบบถือเป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้คุณสามารถควบคุมการใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการบันทึกรายการค่าใช้จ่ายและรายรับอย่างละเอียด คุณจะได้เห็นภาพรวมของสถานะทางการเงินของตนเองอย่างชัดเจน ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถวางแผนการใช้จ่ายในอนาคตได้อย่างเหมาะสม รวมถึงตั้งเป้าหมายในการออมเงินหรือลงทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นหนึ่งในเครื่องมือจัดการการเงินส่วนบุคคลที่สำคัญ มันช่วยให้คุณเข้าใจถึงรูปแบบการใช้จ่ายของตนเองได้ดียิ่งขึ้น ทำให้สามารถวางแผนและควบคุมค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงช่วยให้คุณสามารถตั้งเป้าหมายในการออมเงินหรือลงทุนได้อย่างเหมาะสม ซึ่งล้วนส่งผลดีต่อสถานะทางการเงินของคุณในระยะยาว
บัญชีรายรับรายจ่าย (Income and Expense Statement) หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า "บัญชีรายได้" ซึ่งคือรายงานทางการเงินที่แสดงรายได้และค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ซึ่งบัญชีรายรับรายจ่ายจะแสดงให้เห็นถึง
- รายได้ที่ได้รับจากแหล่งต่าง ๆ เช่น เงินเดือน, รายได้จากการลงทุน, รายได้จากการขาย เป็นต้น
- ค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้น เช่น ค่าอาหาร ค่าเดินทาง ค่าเช่าบ้าน ค่าสาธารณูปโภค ฯลฯ
- กำไรหรือขาดทุนสุทธิ ซึ่งคำนวณจากรายได้รวมหักด้วยค่าใช้จ่ายรวม
บัญชีรายรับรายจ่ายเหมาะสำหรับทุกคนที่ต้องการควบคุมและจัดการการเงินส่วนตัวหรือการเงินขององค์กรให้มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็น
- บุคคลทั่วไป อาจเลือกใช้เป็นแบบฟอร์มบัญชีรายรับรายจ่ายประจำวัน เพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายส่วนตัว วางแผนการออม และบริหารเงินให้เพียงพอต่อการใช้จ่ายในชีวิตประจำวัน
- ผู้ประกอบอาชีพอิสระ เช่น ช่างภาพ นักเขียน ที่ปรึกษา ฯลฯ เพื่อบันทึกและสรุปบัญชีรายรับรายจ่ายจากการให้บริการ และควบคุมค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
- ธุรกิจขนาดเล็ก อาจใช้เป็นแบบฟอร์มรายรับรายจ่าย เพื่อบันทึกรายได้ ค่าใช้จ่าย และกำไรขาดทุนของกิจการ
ประโยชน์ของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายนอกจากจะทำให้เรารู้รายละเอียดของรายรับรายจ่ายที่แท้จริงแล้ว ยังมีประโยชน์ในด้านอื่น ๆ อีกดังนี้
1. ช่วยวิเคราะห์พฤติกรรมการใช้จ่ายได้อย่างรอบคอบ
2. สามารถวางแผนการใช้จ่ายและควบคุมค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. ช่วยให้สามารถตั้งงบประมาณและวางแผนทางการเงินได้อย่างเหมาะสม
4. ทำให้มีวินัยทางการเงินมากขึ้น ลดปัญหาการใช้จ่ายสุรุ่ยสุร่าย
โดยสรุปแล้ว การทำบัญชีรายรับรายจ่ายถือเป็นพื้นฐานสำคัญในการบริหารจัดการการเงินทั้งส่วนบุคคลและองค์กร ช่วยให้มีภาพรวมของสถานะทางการเงินที่ชัดเจน สามารถวางแผนและควบคุมการใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สำหรับใครที่อยากเริ่มต้นทำบัญชีรายรับรายจ่ายหรือต้องการไอเดีย แต่ยังไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นยังไงดีในบทความนี้เราได้รวม 6 เทคนิคในการทำบัญชีรายรับรายจ่ายมาให้เป็นไอเดียได้ลองปรับใช้ตามความถนัดของแต่ละคนกัน
เลือกใช้เครื่องมือทำบัญชีรายรับรายจ่ายที่เหมาะสมตามความถนัดของแต่ละคน บางคนอาจจะถนัดเป็นการจดบันทึกบนสมุด การทำตารางบัญชีรายรับรายจ่ายบน Excel หรือจะเป็นการทำบันทึกบนแอปพลิเคชันบนมือถือ
สำหรับอีกหนึ่งเทคนิคทำบัญชีรายรับรายจ่ายที่สามารถทำตามได้ง่ายและเห็นผลลัพธ์ได้อย่างรวดเร็วคือ การแยกบัญชีสำหรับค่าใช้จ่ายแต่ละประเภทให้ชัดเจน จะได้ทราบว่ามีการแบ่งเงินไว้สำหรับส่วนไหนบ้าง และในค่าใช้จ่ายประเภทไหนที่สามารถลดได้ เพื่อจะได้มีเงินเก็บเพิ่มมากขึ้น
เมื่อเริ่มทำบัญชีรายรับรายจ่ายสิ่งที่จำเป็นต้องมีประกอบคือ หลักฐานการชำระเงินต่าง ๆ อย่างใบเสร็จรับเงิน ใบเสร็จค่าใช้จ่าย หรือสลิปโอนเงินเป็นต้น เพื่อจะได้ไม่ตกหล่นและมีหลักฐานประกอบการทำบัญชี
สำหรับการทำบัญชีรายรับรายจ่ายถือเป็นเรื่องที่ควรให้ความสำคัญทางการเงิน ดังนั้นจึงควรบันทึกบัญชีตามความเป็นจริงทุกครั้ง โดยไม่ปกปิดหรือบิดเบือนข้อมูล เพื่อให้เห็นภาพสถานะทางการเงินที่แท้จริง
อีกหนึ่งสิ่งสำคัญสำหรับการทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้มีประสิทธิภาพนั่นคือ การสร้างวินัยในการทำบัญชีรายรับรายจ่ายอย่างสม่ำเสมอทุกวัน อย่าปล่อยให้มีรายการค้างจนลืม เพราะจะทำให้ข้อมูลคลาดเคลื่อนและไม่ถูกต้อง
การทำสรุปบัญชีรายรับรายจ่ายในทุก ๆ เดือนจะทำให้เห็นภาพรวมการใช้จ่ายในแต่ละเดือน และสามารถวิเคราะห์หาที่มาที่ไปของการใช้เงินในแต่ละส่วนได้ ส่งผลให้สามารถคาดการณ์ ประเมิน และวางแผนการใช้จ่ายล่วงหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สิ่งสำคัญที่สุดของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายคือความสม่ำเสมอและความละเอียดรอบคอบในการบันทึกข้อมูล เพราะจะส่งผลให้การจัดการการเงินมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้ถูกต้องตามกฎเกณฑ์ของกรมสรรพากรนั้นมีความสำคัญ เพื่อให้การเสียภาษีเป็นไปอย่างถูกต้อง โปร่งใส และป้องกันปัญหาการถูกประเมินภาษีเกินจริง ซึ่งจะมีรายละเอียดที่ต้องปฏิบัติดังนี้
1. ทำบันทึกบัญชี จะต้องทำบันทึกบัญชีรายรับรายจ่ายตามจริง โดยไม่มีการปกปิดหรือบิดเบือนข้อมูล โดยจะต้องใช้เอกสารหลักฐานประกอบอย่าง ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบส่งสินค้า เป็นต้น ซึ่งจะต้องแยกบันทึกแต่ละประเภทรายการอย่างชัดเจน ทั้งรายรับ รายจ่าย สินทรัพย์ หนี้สินและทุน
2. คำนวณกำไรสุทธิ ทำการคำนวณกำไรสุทธิจากบัญชีรายรับหักค่าใช้จ่ายทั้งหมด โดยจะค่าใช้จ่ายที่สามารถนำมาหักภาษีได้จะต้องเป็นค่าใช้จ่ายจำเป็นเพื่อการประกอบกิจการเท่านั้น
3. เก็บรักษาเอกสารหลักฐาน ควรเก็บรักษาเอกสารหลักฐานประกอบการบันทึกบัญชีไว้อย่างน้อย 5 ปี นับจากวันสิ้นปีภาษี เพราะว่าหากมีการตรวจสอบจากเจ้าหน้าที่ จะต้องแสดงให้เห็นได้ว่ามีการจัดทำบัญชีอย่างถูกต้องตามมาตรฐานบัญช
4. ทำการยื่นแบบแสดงรายการภาษี นำตัวเลขจากบัญชีรายรับรายจ่ายมายื่นในแบบแสดงรายการภาษีอย่างถูกต้อง โดยควรยื่นแบบภาษีตามกำหนดเวลา มิฉะนั้นจะมีโทษปรับ
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้ถูกต้องตามหลักเกณฑ์กรมสรรพากร จะช่วยให้การเสียภาษีมีความถูกต้องเป็นธรรม สอดคล้องกับพระราชบัญญัติภาษีอากร และหลีกเลี่ยงปัญหาการถูกประเมินภาษีเกินจริงได้
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายอย่างสม่ำเสมอและเคร่งครัด เป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญในการสร้างวินัยการออมเงินที่ดี ซึ่งนอกจากจะช่วยสร้างวินัยการออมที่ดีแล้ว ยังมีข้อดีในด้านอื่น ๆ มากมายดังนี้
- ทำให้เห็นภาพรวมของสถานะทางการเงินอย่างชัดเจน เมื่อทำบันทึกบัญชีรายรับรายจ่ายทุกรายการ จะทำให้เห็นได้ว่ามีรายได้เท่าไร มีค่าใช้จ่ายมากน้อยแค่ไหน เหลือเงินออมได้เท่าใด ซึ่งจะช่วยให้วางแผนการออมได้อย่างเหมาะสม
- สามารถวิเคราะห์และควบคุมค่าใช้จ่ายได้ดีขึ้น การแบ่งหมวดหมู่รายจ่ายจะทำให้เห็นได้ว่าหมวดใดมีค่าใช้จ่ายสูงผิดปกติ เพื่อจะได้ปรับลดค่าใช้จ่ายในส่วนนั้น และเหลือเงินเก็บออมมากขึ้น
- ตั้งเป้าหมายการออมได้ชัดเจน เมื่อทราบตัวเลขรายรับและรายจ่ายที่แท้จริงจากการทำบัญชีรายรับรายจ่ายแบบง่าย ๆ จะสามารถกำหนดเป้าหมายการออมได้อย่างสมเหตุสมผล ไม่สูงหรือต่ำเกินไป
- เพิ่มแรงจูงใจในการควบคุมตนเอง การได้เห็นเงินออมสะสมขึ้นเรื่อย ๆ จะเป็นแรงบันดาลใจให้มีวินัยในการควบคุมค่าใช้จ่ายและออมเงินมากขึ้น
- ช่วยให้บรรลุเป้าหมายทางการเงินได้เร็วขึ้น การมีวินัยในการออมอย่างต่อเนื่องผ่านการทำบัญชีรายรับรายจ่าย จะทำให้สามารถสะสมเงินเพื่อใช้ในยามจำเป็นหรือเป้าหมายระยะยาวต่าง ๆ ได้อย่างเช่น การเก็บเงินเรียนต่อ เก็บเงินซื้อบ้านหลังใหม่ หรือเก็บเงินเพื่อลงทุน เป็นต้น
จะเห็นได้ว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายอย่างจริงจังและสม่ำเสมอ จะนำไปสู่ความเข้าใจและการควบคุมการใช้จ่ายได้ดีขึ้น ส่งผลให้สามารถสร้างวินัยในการออมเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายทางการเงินในที่สุด
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
