ทุกครั้งเมื่อมีการจัดสัมมนาผู้จัดย่อมคาดหวังถึงผลลัพธ์ในเชิงบวกที่ต้องการให้เกิดขึ้น ดังนั้นหากทำความเข้าใจเรื่องขององค์ประกอบต่าง ๆ ที่มีความเหมาะสมเพื่อโอกาสแห่งความสำเร็จตามเป้าหมายจึงเป็นสิ่งที่ควรทำอย่างยิ่ง ลองมาเช็กลิสต์กันได้เลยว่าทั้ง 5 จุดที่ควรรู้ก่อนจัดประชุม สัมมนามีเรื่องไหนบ้าง แล้วปรับเอาไปใช้กันต่อ
1. เนื้อหาต้องตรงประเด็น ชัดเจน ไม่ยืดเยื้อ
องค์ประกอบแรกในการจัดสัมมนาย่อมหนีไม่พ้นเรื่องของเนื้อหา เมื่อมีการกำหนดชื่อหัวข้อของงานเอาไว้เรียบร้อยก็ต้องประเมินเนื้อหาที่จะถูกนำมาบรรยายให้ตรงประเด็น ชัดเจน ครอบคลุมทุกมิติ และที่สำคัญคือต้องไม่ยืดเยื้อ ไม่เวิ่นเว้อมากเกินไปนัก อย่าลืมว่าคนที่มาร่วมงานล้วนเสียสละเวลาอันมีค่าทั้งสิ้น เน้นความกระชับแต่ครบถ้วนดีที่สุด
2. ระยะเวลาในการสัมมนา
ตามคำอธิบายในข้อแรกที่บอกไปว่าทุกเวลาของผู้เข้าร่วมงานสัมมนามีค่าเสมอ จึงต้องกำหนดกรอบเวลาในแต่ละเรื่องให้ชัดเจนตั้งแต่เรื่องของเนื้อหาที่จะบรรยาย จำนวนวิทยากร การให้เวลากับวิทยากร ช่วงเวลาพักเบรก การทำกิจกรรม ฯลฯ ระยะเวลาเหล่านี้ควรเป็นไปตามที่ระบุเอาไว้ตั้งแต่แจกเอกสารหรือนำเสนอเชิญชวนให้ผู้ที่สนใจเข้าร่วม
3. บุคลากรมีความรับผิดชอบ เชี่ยวชาญในหน้าที่
บุคลากรถือเป็นองค์ประกอบสำคัญที่จะช่วยให้การจัดสัมมนาได้ผลลัพธ์ที่ดี ควรวางแผนและกำหนดหน้าที่ต่าง ๆ ของแต่ละคนให้ชัดเจน ใครทำอะไร รับผิดชอบส่วนไหนบ้าง จากนั้นสิ่งที่แต่ละคนทำคือปฏิบัติตามคำสั่งที่ได้รับมอบหมายโดยมีจุดประสงค์เดียวกันคือความสำเร็จของงานประชุม สัมมนา อบรม ที่จัดขึ้นในแต่ละครั้ง
4. สถานที่ อุปกรณ์ เครื่องมือที่เกี่ยวข้อง
องค์ประกอบนี้จะขาดไม่ได้เช่นกันสำหรับการจัดอบรม สัมมนา ต่อให้วิทยากรคนดัง หัวข้อสัมมนาดึงดูดใจแค่ไหนก็ตาม แต่ถ้าสถานที่ อุปกรณ์ เครื่องมือต่าง ๆ ไม่พร้อมทุกอย่างก็จบ เรื่องนี้จึงต้องวางแผนกันตั้งแต่เริ่มต้น ประเมินจำนวนผู้เข้าร่วมงาน ความสะดวก การรองรับคนของสถานที่ เช็กอุปกรณ์เครื่องมือต่าง ๆ ที่ต้องใช้อย่างละเอียดทุกจุด
5. การประเมินผลหลังสัมมนา
เมื่อการสัมมนาสิ้นสุดลงไม่ใช่หน้าที่ของผู้จัดงานจะจบ แต่ควรมีการประเมินผลย้อนหลังด้วยว่าตรงกับเป้าหมายที่ตนเองคาดหวังมากน้อยเพียงใด มีจุดไหนบกพร่อง ต้องแก้ไข หรือปรับปรุงเพื่อการจัดงานในอนาคต มีจุดไหนที่ดีและควรรักษาเอาไว้ต่อไป เสมือนรีเช็กผลงานของตนเองเพื่อพัฒนาให้ตอบโจทย์มากกว่าเดิม
ทั้งหมดนี้เป็น 5 องค์ประกอบสำคัญในการช่วยให้การจัดสัมมนามีผลลัพธ์ตามเป้าหมายที่คาดหวังเอาไว้ หากคุณต้องรับผิดชอบเรื่องนี้ก็ลองนำข้อมูลเพื่อเป็นส่วนหนึ่งของแผนงาน เพิ่มโอกาสความสำเร็จดังใจปรารถนากันเลย
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
