โปรแกรม PMS (Property Management System) คือ ระบบการจัดการทรัพย์สินที่ใช้ในอุตสาหกรรมโรงแรม เป็นแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการบริหารจัดการกิจกรรมต่างๆ ภายในโรงแรม ใช้บริหารจัดการการจองห้องพัก การเช็คอินและเช็คเอาท์ 

การเรียกเก็บค่าบริการ การตรวจสอบความว่างเปล่าของห้องพัก การบริหารจัดการรายได้ รายงานการเงิน และฟังก์ชันอื่นๆ เป็นที่รู้จักอย่างกว้างขวางในอุตสาหกรรมโรงแรม

ปัจจุบัน ระบบ โปรแกรม PMS นอกจากการบริหารจัดการห้องพักส่วนหน้า ที่สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของพนักงานแล้ว ยังสามารถตรวจสอบความพร้อมของห้องได้ด้วยบริการสั่งงานแม่บ้าน อย่างเช่น การเพิ่มเตียง การทำความสะอาด แม่บ้านสามารถตอบกลับการจัดการห้องพักส่วนหน้าได้ในระบบเลย 

การสั่งงานช่างก็เช่นกัน สามารถทำผ่าน ระบบโปรแกรม PMS ได้เลย โดยจะมีการสร้างงานผ่านแม่บ้านที่ตรวจสอบห้องพักก่อนปล่อยรับแขก ว่ามีจุดชำรุดต้องการแก้ไข หรือไม่ ก็จะทำให้เกิดการบันทึกงานที่เป็นระเบียบ เรียกดูข้อมูลได้ง่าย 

เมื่อมีความพร้อมสำหรับแขกแล้ว บริการจัดการห้องพักส่วนหน้าก็สามารถทำงานต่อได้ง่ายขึ้น สามารถจ่ายห้องพักด้านหน้าได้เลยไม่ต้องโทรตามแม่บ้าน ถามทีละห้องอีก หรือหากคุณมีการเชื่อมต่อกับ OTA หรือ agent อื่นๆก็สามารถเปิดขายห้องได้ง่ายด้วย

นอกจากนี้ ตัวระบบได้มีการพัฒนาไปจนถึง การบริหารจัดการ การรับอาหารของแขกได้ด้วย สามารถสร้างรายการว่าแต่ละวันจะมีแขกรับอาหารกี่คน ทำให้ห้องอาหารสามารถกำหนดปริมาณอาหารได้ง่ายขึ้น รวมถึงเรื่องการรายงานที่ทำออกมาให้เข้าใจง่ายขึ้น

โปรแกรม PMS เชื่อมต่อกับงานส่วนนอกได้ไหม

ตัวระบบ โปรแกรม PMS ในปัจจุบันนี้มีหลากหลายเจ้าให้บริการ แต่ละเจ้าก็จะพัฒนาให้สามารถใช้งานได้ครอบคลุมมากที่สุด และหลายๆเจ้าก็ทำตัวระบบโปรแกรม PMS ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆได้ เช่น การเชื่อมกับระบบ door lock 

สำหรับระบบ door lock เองก็มีหลายรูปแบบที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อให้การเข้าถึงห้องพักเป็นไปอย่างปลอดภัย สะดวกสบายทั้งสำหรับแขก และเจ้าหน้าที่โรงแรม หรือการเชื่อมต่อตัวอ่าน ID card ที่สร้างความสะดวกสบาย ให้กับพนักงาน ไม่ต้องคีย์ข้อมูลเอง และข้อมูลที่ได้ก็ถูกต้องแน่นอน เป็นต้น

โปรแกรม PMS มี 2 ประเภท

ที่จะกล่าวถึงนี้ แบ่งประเภทตามการใช้งานแบบ Cloud PMS (Property Management System) และ แบบ Primise PMS ซึ่งเป็นระบบการจัดการทรัพย์สินทางโรงแรมที่มีความแตกต่างกันตามโครงสร้างและวิธีการใช้งาน ดังนี้:

Cloud PMS

Cloud PMS เป็นระบบที่ใช้บนระบบคลาวด์ (cloud-based) ซึ่งหมายถึงว่าข้อมูล และซอฟต์แวร์จะถูกเก็บดำเนินการบนเซิร์ฟเวอร์ที่เก็บอยู่ในคลังข้อมูลออนไลน์ การใช้งานระบบ Cloud PMS ไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ในโรงแรมเอง 

แทนที่จะเข้าถึงระบบผ่านเว็บบราวเซอร์เพียงแค่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ระบบ Cloud PMS มักมีการอัพเดตอัตโนมัติ และมีความยืดหยุ่นในการขยายขนาด รวมถึงการปรับปรุงซอฟต์แวร์ ที่พัฒนาต่อเนื่องสม่ำเสมอ

Primise PMS

Primise PMS เป็นระบบที่ต้องติดตั้ง และทำงานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ภายในโรงแรม ซึ่งใช้ซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งในเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเซิร์ฟเวอร์ที่อยู่ในโรงแรม การใช้งานระบบ Software PMS มักจะมีความซับซ้อนกว่า Cloud PMS 

และอาจต้องมีการดูแล บำรุงรักษาซอฟต์แวร์ด้วยทีมงานในโรงแรม มีทีม IT เดินสายดูแลระบบเอง ตัวซอฟต์แวร์ PMS จะมีการจัดเก็บข้อมูลภายในเครื่องคอมพิวเตอร์ของโรงแรม และการสำรองข้อมูลของระบบบางครั้งอาจต้องทำกันเอง

ดังนั้น ส่วนใหญ่แล้ว Primise PMS จะถูกติดตั้งในโรงแรม หรือองค์กร ซึ่งใช้งานในเครือข่ายภายใน ในขณะที่ Cloud PMS ถูกใช้งานบนพื้นฐานคลาวด์ ซึ่งสามารถเข้าถึง และใช้งานผ่านทางอินเทอร์เน็ตได้ทุกที่ทุกเวลา 

การเลือกใช้ระบบ โปรแกรม PMS ดังกล่าวจึงขึ้นอยู่ กับความต้องการ งบประมาณ และประสบการณ์การใช้งานของโรงแรมแต่ละโรงแรมเอง

ระบบความปลอดภัยต่างกันไหม

ในเรื่องของความปลอดภัยระหว่าง Primise PMS และ Cloud PMS มีความแตกต่างบางประการดังนี้:

• Primise PMS: ระบบซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรอาจมีระบบความปลอดภัยที่องค์กรดูแล อาจมีการใช้รหัสผ่านและการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลเพื่อความปลอดภัย อย่างไรก็ตาม ระบบซอฟต์แวร์ภายในองค์กรอาจต้องพึ่งพาทีมผู้ดูแลระบบขององค์กรในการดูแลและรักษาความปลอดภัยของระบบ

• Cloud PMS: ระบบคลาวด์จัดเก็บข้อมูลและระบบความปลอดภัยบนเซิร์ฟเวอร์ที่อยู่นอกองค์กร ผู้ให้บริการ Cloud PMS มักมีมาตรการความปลอดภัยที่เข้มงวด เช่น การใช้งานระบบรักษาความปลอดภัยที่ทันสมัย เข้ารหัสข้อมูล การสำรองข้อมูลแบบเป็นระยะเวลา การตรวจสอบและรับรองความปลอดภัย เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต อีกทั้งยังมีการให้บริการเชื่อมต่อผ่านทางเข้ารหัส (encrypted connection) เพื่อความปลอดภัยในการส่งข้อมูลระหว่างผู้ใช้และเซิร์ฟเวอร์ Cloud PMS

แนะนำควรใช้แบบไหน

สำหรับแต่ละโรงแรม ความเหมาะสมของระบบ PMS (Property Management System) จะขึ้นอยู่กับความต้องการ และงบประมาณโรงแรมของคุณ อย่างไรก็ตาม โรงแรมที่ต้องคุมงบประมาณ คุณอาจพิจารณาใช้ระบบ PMS แบบ Cloud PMS ที่มีข้อดีดังนี้:

• ค่าใช้จ่ายต่ำ: Cloud PMS มักมีรูปแบบการเรียกเก็บค่าบริการเป็นรายเดือนหรือรายปี ซึ่งส่วนใหญ่จะมีราคาที่เหมาะสมและคุ้มค่ากับโรงแรม นอกจากนี้ คุณไม่ต้องลงทุนในการซื้อฮาร์ดแวร์หรือการบำรุงรักษาระบบเซิร์ฟเวอร์ ทำให้ค่าใช้จ่ายในระยะยาวลดลง

• ความยืดหยุ่น: Cloud PMS ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงและใช้งานระบบได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านทางอินเทอร์เน็ต ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่โรงแรมหรือนอกโรงแรมก็สามารถดูแลและจัดการกิจกรรมของโรงแรมได้ นอกจากนี้ยังมีความยืดหยุ่นในการปรับขนาดการใช้บริการตามความต้องการของโรงแรม

• ความปลอดภัยและการสำรองข้อมูล: ผู้ให้บริการ Cloud PMS มักมีมาตรการความปลอดภัยที่เข้มงวด เช่น การใช้ระบบรักษาความปลอดภัยที่ทันสมัย เข้ารหัสข้อมูล และการสำรองข้อมูลแบบเป็นระยะเวลา ซึ่งช่วยให้ข้อมูลของโรงแรมคุณปลอดภัยและสามารถกู้คืนได้ในกรณีเกิดเหตุขัดข้อง

อย่างไรก็ตาม ควรพิจารณาความต้องการของโรงแรมของคุณอย่างละเอียด ศึกษาคุณสมบัติและรายละเอียดของระบบโปรแกรม PMS ที่สอดคล้องกับความต้องการของคุณก่อนที่จะตัดสินใจใช้ระบบใด

สรุป

PMS (Property Management System) มีการพัฒนาเรื่อยๆตามความต้องการในการใช้งานของโรงแรม เพื่อช่วยบริหารจัดการโรงแรมให้ง่ายขึ้น ลดคน ลดรายจ่ายและความซับซ้อนในการจดบันทึกเอง รวมถึงการทำรายการคำสั่งต่างๆ เช่น

การใช้บริหารจัดการการจองห้องพักส่วนหน้า การย้ายห้องพัก การเช็คอินและเช็คเอาท์ การเลื่อนเวลาเช็คอินและเช็คเอาท์ การจัดการห้องพัก การเรียกเก็บค่าบริการต่างๆ การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของพนักงาน 

การตรวจสอบความว่างเปล่าของห้องพัก การตรวจสอบความพร้อมของห้อง การบริหารจัดการรายได้ รายงานการเงิน และฟังชั่นอื่นๆ สามารถทำได้ในตัวระบบบริหารจัดการนี้ได้เลย

ดังนั้น ระบบโปรแกรม PMS จึงถือเป็นหัวใจอย่างหนึ่งในการใช้งานบริหารจัดการกิจกรรมต่างๆภายในโรงแรม ส่วนจะเลือกการใช้งานตามโครงสร้างแบบใด ขึ้นอยู่กับประสบการณ์และงบประมาณของตัวโรงแรมว่าจะเลือกใช้บริการ Cloud PMS หรือ Primise PMS