folio โรงแรม คืออะไร

เด็กโรงแรมน่าจะต้องรู้จักกันดีอย่างแน่นอน เพราะเป็นการบันทึกข้อมูลการเงิน รายการการบริการที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าโรงแรม ซึ่งจริงๆมันมีความหมายหลายหลากตามบริบท ดังนี้

1. ในความหมายทางธุรกิจและการเงิน: Folio คือ บันทึกข้อมูลทางการเงิน หรือรายการเงินที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าโรงแรม ซึ่งอาจประกอบด้วยรายการต่าง ๆ ที่ผู้เข้าพักต้องชำระ เช่น ค่าห้องพัก ค่าอาหาร ค่าบริการอื่น ๆ
2. ในความหมายทางศิลปะและวรรณกรรม: Folio หมายถึงแผ่นกระดาษใหญ่หรือแผ่นหนาที่นำมาใช้ในการพิมพ์หนังสือ โดยมักใช้ในหนังสือหรือเอกสารที่มีขนาดใหญ่เช่น หนังสือราชการ หนังสือตำรา เป็นต้น
3. ในความหมายทางสื่อสาร: Folio หมายถึงเอกสารหรือหนังสือที่ปรากฏบนหน้าปกหรือหน้าแรกของหนังสือหรือสารพิมพ์ ซึ่งมักใช้ในการสร้างความสนใจหรือโฆษณาสิ่งพิมพ์

สรุปคือ Folio สามารถหมายถึง บันทึกข้อมูลทางการเงิน แผ่นกระดาษหนาใช้ในการพิมพ์หนังสือ หรือเอกสารที่ปรากฏบนหน้าปกหรือหน้าแรกของหนังสือหรือสารพิมพ์ ขึ้นอยู่กับบริบทและวงการที่ใช้คำนี้ ซึ่งเราจะพูดถึงความหมายในทางธุรกิจและการเงิน ที่ใช้ในวงการโรงแรม ที่พักกันค่ะ ดังนั้น

Folio โรงแรม คือ บันทึกข้อมูลทางการเงิน หรือรายการเงินที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าโรงแรม ซึ่งอาจประกอบด้วยรายการต่าง ๆ ที่ผู้เข้าพักต้องชำระ เช่น ค่าห้องพัก ค่าอาหาร ค่าบริการอื่น ๆ เป็นรายการที่อ่าน และเข้าใจง่าย

roomyy.co

 

การเขียน Folio โรงแรม

ในเมื่อเข้าใจความหมายของคำว่า Folio แล้ว เราจะลงลึกกันถึงวิธีการเขียนต่อค่ะ การเขียน Folio โรงแรมเป็นกระบวนการบันทึกข้อมูลการเงินและรายการบริการของแขกที่เข้าพักในโรงแรม ดังนั้น วิธีเขียน Folio ควรต้องมีรายการดังนี้

ข้อมูลพื้นฐาน:

• ชื่อและที่อยู่ของโรงแรม
• ชื่อและเลขที่ห้องพักของแขก
• วันที่เข้าพักและวันที่ออก
• ชื่อและรายละเอียดการติดต่อของแขก (หมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมล)

รายการบริการและค่าใช้จ่าย:

• รายการห้องพัก: ระบุประเภทของห้องพัก (เช่น มาตรฐาน, ดีลักซ์) และราคาต่อคืน
• รายการบริการเสริม: ระบุบริการเสริมที่ถูกให้แก่แขก (เช่น อาหารเช้า, บริการห้องนวด)
• ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ: ระบุค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้ระบุไว้ในรายการข้างต้น (เช่น ค่าเตียงเสริม, ค่าบริการอินเทอร์เน็ต)

การคำนวณยอดรวม:

• ระบุจำนวนวันที่เข้าพัก
• คำนวณค่าใช้จ่ายของห้องพักต่อวัน โดยนำราคาห้องพักคูณด้วยจำนวนวันที่เข้าพัก
• รวมค่าบริการเสริมที่ได้รับ
• รวมค่าใช้จ่ายอื่น ๆ
• คำนวณยอดรวมทั้งหมดโดยรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่แขกต้องชำระ

รูปแบบและการนำเสนอ Folio โรงแรม:

• ใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์หรือระบบการบริหารโรงแรมเพื่อสร้าง Folio อย่างสมบูรณ์และมีความถูกต้อง
• รวมถึงข้อมูลที่จำเป็นเช่นชื่อและที่อยู่ของโรงแรม รายละเอียดห้องพัก วันที่เข้าพัก วันที่ออก รายการบริการ ค่าใช้จ่าย และยอดรวมทั้งหมด
• พิมพ์ Folio ออกมาในรูปแบบที่ชัดเจน ให้แขกสามารถเข้าใจได้ง่าย
• หากมีการเปลี่ยนแปลงหรือปรับปรุงใด ๆ ใน Folio โรงแรม ให้แจ้งให้แขกทราบและแสดงยอดรวมใหม่

การเขียน Folio ในโรงแรมเป็นกระบวนการที่สำคัญในการบันทึกข้อมูลการเงินและแสดงให้แขกเห็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเข้าพักในโรงแรม หากมีความไม่แน่ใจหรือมีข้อสงสัยเพิ่มเติม เราแนะนำให้ติดต่อโรงแรมเพื่อขอความช่วยเหลือเพิ่มเติม

roomyy.co

Folio เบิกราชการ

เมื่อพูดถึง Folio ที่ใช้เบิกราชการ หรือหน่วยงานบริษัท นั้นหมายถึงกระดาษหรือเอกสารที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลการเงินและรายการค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับราชการ งานในหน่วยงานของรัฐ ซึ่งเป็นกระบวนการที่สำคัญในการบันทึกและติดตามการใช้จ่ายของงบประมาณของหน่วยงาน โดยมักใช้ในการจัดทำรายงานการเงินและตรวจสอบความถูกต้องเป็นมาตรฐานทางการบัญชีของหน่วยงานรัฐ Folio ที่ใช้เบิกราชการมักประกอบด้วยข้อมูลต่าง ๆ ดังนี้:

1. รายละเอียดเรื่องรายการเบิก: ระบุเรื่องรายการเบิกและวัตถุประสงค์ของการเบิก ตัวอย่างเช่น “เบิกค่าใช้จ่ายในการประชุมสัมนาวิชาการภายนอก”
2. วันที่เบิก: ระบุวันที่ทำการเบิกเงินหรือวันที่เริ่มใช้จ่าย
3. ผู้เบิก: ระบุชื่อและตำแหน่งของบุคคลที่รับผิดชอบในการเบิกเงิน
4. รายการค่าใช้จ่าย: ระบุรายการค่าใช้จ่ายที่ต้องการเบิก เช่น ค่าเดินทาง ค่าอาหาร ค่าใช้จ่ายในการจัดประชุม หรือค่าใช้จ่ายในการสนับสนุนโครงการ
5. จำนวนเงินที่เบิก: ระบุจำนวนเงินที่ต้องการเบิกเพื่อค่าใช้จ่ายในรายการแต่ละรายการ
6. หลักฐานการเบิก: ในกรณีที่มีเอกสารหรือหลักฐานที่เกี่ยวข้องเพื่อรองรับการเบิกเงิน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญจ่าย เอกสารอื่น ๆ
7. ลายเซ็นผู้เบิก: ในส่วนสุดท้ายของ Folio เบิกราชการ จะมีช่องว่างที่ผู้เบิกต้องเซ็นรับรองเพื่อยืนยันความถูกต้องและเสร็จสิ้นกระบวนการเบิกเงินนั้น

การเขียน Folio ที่ใช้เบิกราชการต้องทำตามกระบวนการและมาตรฐานที่หน่วยงานราชการกำหนด เพื่อให้มีความเป็นระเบียบและสอดคล้องกับการบริหารงบประมาณของรัฐได้อย่างถูกต้อง

Roomyy.co

นี่คือตัวอย่างการเขียน Folio :

• เลขที่เอกสาร: F/2023/001
• วันที่เบิก: 10 มกราคม 2023
• ผู้เบิก: นายสมชาย ใจดี
• ตำแหน่ง: เจ้าหน้าที่การเงิน
• รายการเบิก: เบิกค่าใช้จ่ายในการประชุมสัมนาวิชาการภายนอก
• วันที่ประชุม: 5-7 มกราคม 2023
• สถานที่ประชุม: โรงแรม XYZ
• จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม: 3 คน
  • รายการค่าใช้จ่าย:
  • ค่าเดินทาง: 3,000 บาท
  • ค่าอาหาร: 2,000 บาท
  • ค่าใช้จ่ายในการจัดประชุม: 5,000 บาท
  • ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ: 500 บาท
• ยอดรวมที่เบิก: 10,500 บาท
• หลักฐานการเบิก:
• ใบเสร็จรับเงินเลขที่ REC/2023/001
• ใบสำคัญจ่ายเลขที่ PAY/2023/001
• ลายเซ็นผู้เบิก: ……………………………………
• (นายสมชาย ใจดี)

โปรดทราบว่ารูปแบบและรายละเอียดที่แสดงในตัวอย่างนี้อาจแตกต่างกันไปในแต่ละหน่วยงาน และคุณควรปรับแต่งตามนโยบายและกระบวนการเบิกเงินของหน่วยงานของคุณเอง

ความแตกต่าง ระหว่าง Folio กับ ใบเสร็จรับเงินทั่วไป ยังไง?

เนื่องจากเป็นเอกสารทางการเงินเหมือนกัน ที่มีวัตถุประสงค์และลักษณะที่แตกต่างกันดังนี้:

ใบ Folio:

1. วัตถุประสงค์: Folio ใช้ในการบันทึก แสดงข้อมูลการเงินและรายการบริการที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าที่เข้าพักในโรงแรม โดยมุ่งเน้นการจัดเรียงและสรุปรายการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเข้าพักและค่าใช้จ่ายในรูปแบบที่เป็นรายละเอียด
2. รายการที่ระบุ: Folio ระบุรายละเอียดของการเข้าพัก เช่น ชื่อและที่อยู่ของโรงแรม หมายเลขห้องพัก วันที่เข้าพักและวันที่ออก รายการบริการเสริม ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ และยอดรวมทั้งหมดที่ลูกค้าต้องชำระ
3. รูปแบบและเสนอให้ดู: Folio มักจะเป็นเอกสารที่รวมและจัดรูปแบบข้อมูลอย่างเป็นระเบียบ เพื่อให้ลูกค้าสามารถเข้าใจได้ง่าย ซึ่งมักใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์หรือระบบการบริหารโรงแรมในการสร้าง Folio ที่มีรูปแบบที่สวยงามและเป็นมาตรฐาน

ใบเสร็จรับเงินทั่วไป:

1. วัตถุประสงค์: ใบเสร็จรับเงินทั่วไปใช้ในการยืนยันการชำระเงินที่ผู้ซื้อได้ชำระสำหรับสินค้าหรือบริการที่ได้รับ มุ่งเน้นในการระบุรายละเอียดเกี่ยวกับการซื้อขายและการชำระเงินเท่านั้น
2. รายการที่ระบุ: ใบเสร็จรับเงินจะระบุรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่ซื้อ เช่น ชื่อสินค้า จำนวน ราคาต่อหน่วย จำนวนเงินที่ชำระ และส่วนลด (ถ้ามี)
3. รูปแบบและเสนอให้ดู: ใบเสร็จรับเงินทั่วไปมักเป็นเอกสารที่มีรูปแบบที่เรียบง่าย ซึ่งจะแสดงรายละเอียดสั้น ๆ เกี่ยวกับการซื้อขายและจำนวนเงินที่ชำระเท่านั้น

สรุป

Folio โรงแรม มุ่งเน้นการบันทึก แสดงข้อมูลการเงินและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเข้าพัก บริการที่ให้บริการ ในขณะที่ใบเสร็จรับเงินทั่วไปมุ่งเน้นการยืนยันการชำระเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่ได้รับเท่านั้น ดังนั้นการจัดทำ Folio ในบริบทธุรกิจและโรงแรมของเรา จึงควรจัดทำรายการที่เข้าใจง่าย หรือทำแบบฟอร์มสำเร็จเพื่อความสะดวก และส่งผลต่อภาพลักษณ์ที่ดีของโรงแรม ถึงความเป็นมืออาชีพ มีมาตรฐานสากลอีกด้วย ซึ่งเป็นส่วนสำคัญที่อยู่ในระบบ PMS โรงแรม