“ระบบจัดการเอกสาร ISO” ถือเป็นอีกหนึ่งอุปกรณ์สำคัญที่ช่วยให้ทุกฝ่ายในองค์กรสามารถจัดการภาระเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่เว้นแม้แต่ฝ่ายเลขานุการและฝ่ายบุคคล อีกทั้งการมีระบบจัดการเอกสารแบบ ISO ยังช่วยประหยัดเวลาในการทำงานเอกสารลงไปเพื่อไปจัดการงานอื่น ๆ ได้อย่างเต็มที่มากยิ่งขึ้นอีกด้วย
อย่างไรก็ดี เมื่อพูดถึงการซื้อระบบจัดการเอกสาร ISO ที่มีราคาแตกต่างกันในท้องตลาด แน่นอนว่าหลาย ๆ คนก็มักพุ่งเป้าไปยังการซื้อระบบจัดการเอกสาร ISO ที่มีราคาถูกที่สุดเพื่อประหยัดงบประมาณขององค์กร แต่ในความเป็นจริงแล้ว การซื้อระบบจัดการเอกสารแบบ ISO นั้นยังมีอีกหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณามากกว่าเรื่องของราคาด้วย แล้วองค์กรควรจะเลือกซื้อระบบจัดการเอกสารอย่างไรให้ได้ระบบที่ใช้งานได้เต็มประสิทธิภาพและเหมาะสมกับองค์กรมากที่สุด ที่นี่มีคำตอบ!
ศึกษาความสามารถของระบบให้ดี
การเลือกซื้อระบบจัดการเอกสาร ISO ที่มีราคาถูกถือเป็นเรื่องที่ดี แต่ก่อนจะตัดสินใจซื้อทุกครั้ง เราอยากขอแนะนำให้ทุกคนลองกลับมาพิจารณาถึงคุณภาพของตัวระบบด้วย เพราะลองคิดดูง่าย ๆ หากเราเลือกซื้อระบบจัดการเอกสาร ISO ที่มีราคาไม่สูงมากมาใช้ แต่ตัวระบบดันจัดเก็บเอกสารได้ไม่มาก แถมยังรองรับการใช้งานกับทั้งองค์กรไม่ได้ แน่นอนว่าการซื้อระบบจัดการครั้งนี้ก็ถือว่าไม่คุ้มและไม่ตอบโจทย์การใช้งานแน่นอน ดังนั้น อย่าลืมศึกษาถึงความสามารถของตัวระบบจัดการ ตลอดจนศึกษารายละเอียดอื่น ๆ ที่ควรรู้เกี่ยวกับตัวระบบด้วยนะ
ทดลองใช้งานก่อนตัดสินใจซื้อ
ถึงระบบจัดการเอกสาร ISO จะมีราคาแตกต่างกันออกไป แต่ผู้ผลิตและพัฒนาส่วนใหญ่นั้นมักจะมาพร้อมกับบริการที่เปิดโอกาสให้ผู้ใช้อย่างเรา ๆ ได้ทดลองใช้งานระบบก่อนตัดสินใจซื้อดูก่อน ซึ่งหากเจอผู้ผลิตและผู้พัฒนาที่เปิดโอกาสให้ลองใช้ระบบจัดการเอกสารนี้ บอกเลยว่าห้ามพลาดเด็ดขาด เพราะไม่เพียงแต่จะช่วยทำให้เราเรียนรู้การใช้งานระบบเท่านั้น แต่การทดลองใช้ยังช่วยให้เราเห็นภาพถึงแนวทางการจัดเอกสารที่เหมาะสมสำหรับองค์กร ตลอดจนช่วยให้ผู้ใช้ประเมินได้ถึงบริการหลังการขายของผู้ผลิตก่อนตัดสินใจซื้อได้อีกด้วย
ตรวจสอบความน่าเชื่อถือของผู้ขายให้ดี
ไม่เพียงแต่จะลองศึกษาข้อมูลของตัวระบบ และทดลองใช้เพื่อเช็กถึงประสิทธิภาพการทำงาน แต่ผู้ใช้อย่างเรา ๆ ยังต้องตรวจสอบความน่าเชื่อถือของผู้ผลิต ผู้ขาย และผู้พัฒนาระบบแต่ละเจ้าให้ดีด้วย เพราะในส่วนนี้ย่อมหมายถึงบริการหลังการขาย ตลอดจนคุณภาพของระบบอีกด้วย ลองคิดดูง่าย ๆ หากระบบจัดการเอกสาร ISO มีราคาที่สูง แต่ไม่มีการซ่อมบำรุงระบบ หรืออัปเดตระบบเป็นประจำ แน่นอนว่าตัวระบบก็อาจไม่สามารถใช้งานได้อย่างต่อเนื่องและยาวนานได้อย่างที่ต้องการ
หากพิจารณาทั้ง 3 ปัจจัยที่นำมาฝากในวันนี้ บอกเลยว่าการเลือกซื้อระบบจัดการเอกสาร ISO นั้นจะไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิด แถมยังช่วยให้ทุกองค์กรได้ซื้อระบบจัดการเอกสาร ISO ในราคาที่ใช่ที่มาพร้อมฟังก์ชันที่ชอบอีกด้วย อย่าลืมนำทั้ง 3 ปัจจัยที่นำมาฝากนี้ไปพิจารณากันด้วยนะ
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
