หลายคนคงเคยได้ยินคำว่าองค์กร Paperless หรือการใช้ทรัพยากรกระดาษให้น้อยที่สุด เพื่อลดภาระค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการใช้กระดาษมากเกินความจำเป็น โดยใช้เทคโนโลยีเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในการเปลี่ยนแปลงองค์กรซึ่งจะช่วยให้การทำงานนั้นง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น ให้การทำงานที่มีแต่เอกสารนั้นหมดไปและเปลี่ยนมาเป็นการจักเป็นแบบดิจิทัล หรือการจัดเก็บเอกสารหรือการทำงานแบบ E-Document มาดูกันว่า E-Document คืออะไรและทำงานอย่างไร
E-Document คืออะไร
E-Document คือการทำให้งานเอกสารอยู่ในรูปแบบของจิทัลและให้อยู่ในรูปแบบออนไลน์มากยิ่งขึ้น โดยการเปลี่ยนจากการทำงานในรูปแบบของกระดาษให้เป็น E-Document หรือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แทน โดยทำให้เอกสารอยู่ในรูปแบบของไฟล์ชนิดต่าง ๆ ที่เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากจะลดการใช้ทรัพยากรกระดาษได้แล้ว ยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายอุปกรณ์ในสำนักงาน และยังช่วยลดปัญหาการทำงานที่ล่าช้าหรืองานผิดพลาดที่เกิดจากเอกสารชำรุดหรือสูญหาย ซึ่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่นิยมใช้กันมากที่สุดในปัจจุบัน คือ PDF เพราะใช้งานง่าย หลักการแสดงผลก็รวดเร็ว และเป็นรูปแบบที่ทั่วโลก
การทำงานของ E-Document
ช่วยจัดการเอกสารให้สะดวกยิ่งขึ้น
E-Document จะช่วยให้การจัดการเอกสารไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บเอกสาร ค้นหาเอกสาร หรือเรียกใช้งานนั้นสะดวกยิ่งขึ้นโดยการทำงานที่แปลงจากเอกสารที่เป็นกระดาษเป็นเอกสารดิจิทัล ช่วยให้การจัดหมวดหมู่นั้นเป็นไปได้อย่างง่ายดาย สามารถค้นหาได้จากการใช้คำหรือ Keyword เพื่อค้นหาเอกสารและเรียกใช้งาน ไม่ว่าเอกสารนั้นจะเป็นเอกสารที่ผ่านมาหลายปีก็สามารถเรียกใช้งานได้ ไม่ต้องกลัวว่าเอกสารจะชำรุดหรือสูญหาย และให้การใช้งานเอกสารไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มเอกสาร ลบเอกสาร เคลื่อนย้าย ส่งต่อ คัดลอก แก้ไข หรือแม้กระทั่งการค้นหาก็สามารถจัดการได้ง่ายและรวดเร็ว
สามารถทำงานได้กับหลายระบบปฏิบัติการ
การใช้งานของระบบ E-Document ถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่าย สะดวก และรวดเร็ว สามารถเข้าใช้งานได้ในระบบปฏิบัติการ ไม่ว่าจะเป็น Windows, MacOS ผ่านโปรแกรมเว็บเบราว์เซอร์ได้หลากหลาย เช่น Safari, Firefox หรือ Google Chrome หรือแม้กระทั่งการทำงานผ่านระบบ IOS และ Android บนโทรศัพท์มือถือ ก็ยังพร้อมที่จะทำงานได้ เรียกว่าไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน เพียงแค่คุณมีระบบปฏิบัติการเหล่านี้และเชื่อมต่อสัญญาณ internet ก็สามารถใช้ E-Document ได้ทุกเมื่อ
กำหนดการเข้าถึงเอกสารของพนักงานได้
เนื่องจากเอกสารในองค์กรมีหลายแบบหลายระดับ การใช้งานของระบบ E-Document ถูกออกแบบมาให้สามารถกำหนดการเข้าถึงของเอกสารได้โดยอาจจะเป็นเอกสารที่พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารได้ หรือมีการจำกัดเอกสารให้สามารถเข้าได้เฉพาะฝ่ายที่เกี่ยวข้อง หรือเอกสารลับที่เข้าถึงได้เฉพาะผู้บริหาร ซึ่ง การใช้งานของระบบ E-Document กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารนั้น ๆ เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล และยังสามารถตรวจสอบการเข้าระบบและการใช้งานย้อนหลังได้
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
