ปัญหายอดฮิตสำหรับพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ ไม่ว่าจะขายมานานแล้วหรือเพิ่งเริ่มขาย คงหนีไม่พ้นปัญหาออเดอร์ตกหล่น ออเดอร์ซ้ำซ้อน ไปจนถึงการแพ็คของผิด เนื่องจากไม่มีระบบจัดการออเดอร์ที่ดี วันนี้เราลองมาดูเทคนิควิธีจัดการออเดอร์ออนไลน์อย่างไรไม่ให้พลาดกัน
1. ยืนยันออเดอร์กับลูกค้าทุกครั้ง
เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้าและแจ้งที่อยู่ในการจัดส่งมาให้เรา ให้เราตรวจเช็คข้อมูลต่าง ๆ ของลูกค้าอย่างละเอียด โดยอาจส่ง ชื่อ เบอร์โทรศัพท์ และที่อยู่ในการจัดส่งสินค้า และรายการสินค้าในบิลนั้น ๆ ให้ลูกค้าทำการยืนยันอีกครั้งตอนที่เราจดออเดอร์ เพื่อเป็นการยืนยันความถูกต้องของข้อมูลก่อนที่จะทำการแพ็คและขนส่งต่อไป
2. แจ้งเวลาตัดรอบออเดอร์ให้ลูกค้าทราบ
การวางระบบจัดการออเดอร์เป็นรอบ ๆ นั้นช่วยลดปัญหาออเดอร์ตกหล่นได้มากกว่าที่คิด โดยร้านค้าอาจวางรอบการตัดบิลในแต่ละวันที่เวลาใดเวลาหนึ่ง เช่น ตัดรอบ ทุก ๆ วันจันทร์และพฤหัสฯ ตอนเที่ยง เพื่อให้ร้านค้าได้มีเวลาจัดการกับออเดอร์เดิมในรอบนั้น ๆ ให้เสร็จสิ้นไป ก่อนที่จะเริ่มจัดการกับออเดอร์ของรอบส่งสินค้าอันใหม่
3. จัดการออเดอร์ลูกค้าด้วยสถานะ
ร้านค้าควรกำหนดสถานะออเดอร์ต่าง ๆ ให้เป็นระบบ เช่น รอชำระ ชำระแล้ว เตรียมจัดส่ง และอื่น ๆ เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนระหว่างทำงาน และช่วยประหยัดเวลาในการทำงานจริง มิเช่นนั้น ร้านค้าจะต้องเสียเวลาไปกับการเปิดดูแชทลูกค้า ว่าใครชำระแล้ว หรือยังไม่ชำระ ใครยังไม่ได้จัดส่ง ซึ่งเสี่ยงต่อการทำออเดอร์ตกหล่นเป็นอย่างมาก
4. จัดเตรียมออเดอร์ด้วยใบรายการสินค้า
การพิมพ์ใบจัดเตรียมสินค้าตามออเดอร์ต่างๆ เพื่อให้ฝ่ายแพ็คสินค้า จัดเตรียมสินค้าได้ตามออเดอร์อย่างถูกต้อง ทำให้การจัดการออเดอร์เป็นระบบมากยิ่งขึ้น และลดความผิดพลาดในการแพ็คสินค้าผิด หรือถ้าร้านค้าไม่อยากวุ่นวายกับการจัดการสต๊อกแบบเดิม ๆ ควรหาระบบจัดการออเดอร์ดี ๆ เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปมาช่วยในการบริหารสต๊อกสินค้าให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
5. หาระบบจัดการออเดอร์มาช่วย
การทำงานโดยใช้คนทั้งหมดอาจจะเกิดข้อผิดพลาดขึ้น ถึงแม้จะระวังหรือรอบคอบมากแค่ไหนก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นการจดแล้วลืม ทำเอกสารหาย ดังนั้นแล้ว ระบบจัดการออเดอร์ คือทางออกที่ง่ายและสามารถจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด เพราะสามารถรวบรวมคำสั่งซื้อจากทุกช่องทางการขายมาลงออเดอร์ให้สามารถติดตามได้ง่าย ๆ ในที่เดียว นอกจากนี้แล้ว ระบบจัดการออเดอร์ที่ดีจะต้องจัดเก็บข้อมูลไว้อย่างปลอดภัย เพื่อผู้ใช้งานทำให้ไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลสูญหาย หรือไม่ได้อัปเดตแบบ Real-time
ทั้ง 5 เทคนิคนี้ก็เป็นวิธีการง่าย ๆ ที่จะช่วยให้พ่อค้าแม่ค้าออนไลน์สามารถบริหารออเดอร์คำสั่งซื้อต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ลดความผิดพลาด และช่วยลดเวลาในการทำงานลงได้อย่างทันตา
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
