ขอเฉลยคำถามเกี่ยวกับภาพยนตร์เรื่อง Contact ดังนี้
1. ภาพยนตร์เรื่องนี้ ดิฉันเคยดูมาแล้ว อย่างน้อย 2 รอบ
2. ในภาพยนตร์ บาทหลวงผู้นั้นตอบว่า เชื่อ
3. ถ้าตอบตามข้อกำหนดของระบบคุณภาพ ISO 9001 แล้วต้องตอบว่า ไม่เชื่อ
4. เนื้อหาของภาพยนตร์เรื่องนี้เกี่ยวข้อกับข้อกำหนดในระบบ ISO 9001 ข้อ 4.2.4 การควบคุมบันทึก
ดิฉันเคยเจอการ Audit จาก Third Party ในข้อกำหนด 4.2.4 การควบคุมบันทึก (Control of record) มาแล้ว เหตุการณ์ส่วนหนึ่งคล้ายคลึงกับภาพยนตร์เรื่องนี้
ปัญหา คือ ไม่มีใบขอดำเนินการแก้ไขแบบฟอร์มนึ่งที่มีอายุการจัดเก็บบันทึกคุณภาพ 5 ปี แต่ตัวใบขอดำเนินการแก้ไขเอกสารมีอายุการจัดเก็บเพียง 3 ปี ทำให้ไม่เห็นหลักฐานว่า ได้มีการขอดำเนินการแก้ไขเอกสารจริงตามข้อกำหนดของระเบียบปฏิบัติการควบคุมเอกสาร และไม่ได้ทำการแก้ไขเอกสารนั้นเองโดยพลการ ถึงขนาดให้เป็นข้อบกพร่อง ต้องชี้แจงแนวทางแก้ไข
เหมือนนักวิทยาศาสตร์สาว (จูดี ฟอสเตอร์) ที่ถูกกล่าวหาว่าไม่ได้ไปถึงกาแล็คซีนั้น เพราะไม่มีหลักฐานบันทึกให้ตรวจสอบได้
นอกจากนี้ยังมีประเด็นจากภาพยนตร์เรื่องนี้อีกว่า ทำไมองค์การยานอวกาศแห่งชาติจึงยินยอมให้นักวิทยาศาสตร์สาว ยืมยานอวกาศ ถ้าตอบตามข้อกำหนดของ 4.2.4 สามารถตอบได้ว่า เพราะนักวิทยาศาสตร์สาวมีบันทึกเสียงตอบกลับจากมนุษย์ต่างดาวเป็นหลักฐาน
เมื่อเราต้องทำความเข้าใจเกี่ยวกับข้อกำหนดของระบบคุณภาพ ISO 9001 อย่าได้ตั้งหน้าตั้งหน้าอ่านเพื่อความจำ Auditor ส่วนใหญ่พยายามจำหมายเลขข้อกำหนดเพื่อใช้ในการอ้างอิง แต่สำหรับ Internal auditor อยากให้พยายามทำความเข้าใจจุดประสงค์ของข้อกำหนดนั้นให้มาก เพื่อนำไปใช้ในการตรวจสอบและปฏิบัติงานมากกว่า
ก่อนอื่น ขอให้คำอธิบายเกี่ยวกับคำ 3 คำต่อไปนี้ก่อน
แบบฟอร์ม (Form) หมายถึง แบบฟอร์มเปล่า ที่ยังไม่มีการบันทึกข้อมูล เช่น แบบฟอร์มรายงานตรวจสอบขนาดชิ้นงาน
บันทึกคุณภาพ (Record) หมายถึง การลงบันทึกข้อมูลผลการปฏิบัติงานลงไปแบบฟอร์มเปล่า ซึ่งจะทำให้แบบฟอร์มนั้นกลายเป็นบันทึกข้อมูลการทำงาน และ เรียกว่า บันทึกคุณภาพ
เอกสาร (Document) หมายถึง เอกสารที่อยู่ในระบบคุณภาพ ซึ่งแสดงข้อบังคับในการปฏิบัติงานที่สอดคล้องกับข้อกำหนดของระบบ ISO 9000 และ หรือ ข้อกำหนดขององค์กรเอง
บันทึกคุณภาพบางตัว มีสถานะเปลี่ยนไปมาได้ เช่น แผนการผลิตประจำเดือนมกราคม ในช่วงเดือนมกราคมที่ใช้เป็นคำสั่งผลิตอยู่นั้น แผนนี้จะเปรียบเสมือนข้อกำหนดที่แผนกผลิตต้องปฏิบัติตาม แต่เมื่อเลยเดือนมกราคมไปแล้ว แผนนั้นจะกลายเป็นบันทึกคุณภาพที่แสดงให้เห็นว่า แผนกวางแผนได้มีการออกแผนการผลิตของเดือนมกราคมไว้จริงตามข้อกำหนดของระเบียบการปฏิบัติงานของการวางแผนการผลิตที่บังคับว่าต้องมีการออกแผนการผลิตเป็นรายเดือน
ดังนั้น บันทึกคุณภาพจึงเป็น Past tense
ข้อกำหนด 4.2.4 การควบคุมบันทึกคุณภาพเป็นข้อกำหนดที่มีวัตถุประสงค์ 4 ประเด็นดังนี้
o การปฏิบัติงานต้องมีการจัดทำบันทึกผลไว้ เพื่อแสดงให้เห็นเป็นหลักฐานว่าได้ปฏิบัติงานตามแนวทางที่ข้อกำหนดได้กำหนดไว้ เช่น รายงานการผลิต รายงานการตรวจสอบคุณภาพระหว่างกระบวนการผลิต แผนการผลิต เป็นต้น
o การปฏิบัติงานที่ได้บันทึกผลไว้แล้วนั้น ต้องแสดงให้เห็นว่าการปฏิบัติงานนั้นมีประสิทธิผล ตัวอย่างเช่น แผนการผลิตประจำเดือนมกราคมกำหนดให้แผนกผลิตทำการผลิตเครื่องปรับอากาศรุ่น A จำนวน 100 ชุด รุ่น B จำนวน 1000 ชุด แผนกวางแผนต้องมีการตรวจสอบผลว่า แผนกผลิตได้ทำการผลิตเครื่องปรับอากาศรุ่นและจำนวนตามที่แผนระบุไว้หรือไม่ ถ้าตรงกัน ถือได้ว่า แผนการผลิตที่วางไว้ มีประสิทธิผล
o บันทึกคุณภาพต้องสามารถนำกลับมาอ้างอิงได้เมื่อต้องการตรวจสอบ หรือเกิดปัญหา ดังนั้นบันทึกคุณภาพมีการเก็บรักษาไม่ให้ชำรุด สูญหาย จัดหมวดหมู่ในการจัดเก็บให้ค้นหาง่าย เช่น เมื่อถูกลูกค้าร้องเรียนว่า เครื่องปรับอากาศหมายเลข 0001 ที่ผลิตเมื่อเดือนมกราคม มีปัญหาเปิดใช้งานแล้วเสียงดังมาก แผนกผลิตต้องสามารถกลับมาค้นหาบันทึกคุณภาพที่เกี่ยวข้องกับการผลิตเครื่องปรับอากาศเครื่องนั้นได้ว่า มีปัญหาในการผลิตอะไรบ้าง
o ต้องมีการกำหนดอายุการจัดเก็บ และเมื่อครบอายุการจัดเก็บต้องมีการนำไปทำลายที่เหมาะสม มีคำถามเกิดขึ้นบ่อยว่า แล้วเราจะต้องเก็บนานแค่ไหน ลองตรวจสอบดูว่าอายุการรับประกันคุณภาพสินค้าเป็นเท่าไร ระยะเวลาที่ขายสินค้าออกไปแล้วมีลูกค้าร้องเรียนเป็นเท่าไร หรือมีลูกค้ารายสำคัญร้องขอให้มีการสอบกลับประวัติการผลิตได้ย้อนหลังกี่ปี หรือความต้องการในการใช้งานข้อมูลนานแค่ไหน
การจัดเก็บบันทึกคุณภาพไม่จำเป็นต้องเก็บในรูปของเอกสารเป็นกระดาษเสมอไป ปัจจุบันมีหลายหน่วยงานที่หันมาเก็บบันทึกคุณภาพในรูปการสแกนเป็นไฟล์ภาพ แล้วจัดหมวดหมู่ในเป็นไฟล์ในเครื่องคอมพิวเตอร์อย่างเป็นระเบียบให้ค้นหาง่าย แต่ทั้งนี้ต้องมีการ Back up ข้อมูลสำรองไว้ด้วย เพื่อป้องกันข้อมูลเสียและสูญหาย
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
