สำหรับชาวออฟฟิศที่ต้องทำงานกับเอกสารเป็นประจำ เชื่อว่าทุกคนต้องประสบปัญหากองเอกสารเกลื่อนโต๊ะ หรือมีกองเอกสารตั้งอยู่บนโต๊ะหลายกอง ทำให้พื้นที่ในการทำงานของคุณน้อยลงไปเรื่อยๆ จนทำให้คุณรู้สึกไม่สบายใจ รู้สึกหงุดหงิดเวลาทำงานทุกครั้ง วันนี้เรามีวิธีจัดการเอกสารบนโต๊ะมาฝาก ที่ทำง่ายแต่หลายคนยังไม่รู้
1. จัดระบบของเอกสารทั้งหมด
ในบรรดาเอกสารบนโต๊ะของคุณ เชื่อว่าจะมีทั้งเอกสารที่ใช้ทำงานเป็นประจำ เอกสารที่ใช้นานๆ ทีใช้ และเอกสารที่บางทีไม่ได้ใช้แต่ยังอยู่บนโต๊ะคุณ เรียกว่าทุกเอกสารกองอยู่บนโต๊ะคุณทั้งนั้น ดังนั้นขั้นตอนแรกในการจัดการเอกสาร คือ จัดขั้นตอนของเอกสารบนโต๊ะ เรียงลำดับความสำคัญของเอกสารที่สำคัญมากไปสำคัญน้อย เพื่อทำให้การหยิบ การหาเอกสารเป็นเรื่องง่าย และรวดเร็วยิ่งขึ้น
2. จัดแฟ้มเอกสาร
แต่ถ้าเอกสารของคุณมีจำนวนมากเกินไป และพยายามเรียงลำดับความสำคัญของเอกสารแล้ว แต่จำนวนเอกสารบนโต๊ะก็ยังเยอะอยู่ดี แนะนำว่าให้จัดแฟ้มเอกสารเพื่อแบ่งประเภทของเอกสารบนโต๊ะ อย่างเช่น
3. ลงทุนซื้อตู้เก็บเอกสารคุณภาพดี
ตู้เก็บเอกสาร จุดนี้หลายคนมักละเลยไป และมองว่าเลือกซื้อตู้เก็บเอกสารแบบไหนก็ได้ เน้นราคาถูก ไม่ได้เน้นคุณภาพการใช้งาน ซึ่งถือว่าเป็นเรื่องที่ผิดมาก เพราะถ้าเอกสารของคุณเยอะมากๆ ตู้เก็บจะต้องรับน้ำหนักเอกสารมาก เพราะฉะนั้นตู้ที่มีคุณภาพ แข็งแรง ทนทาน ก็สามารถจัดเก็บเอกสารได้ดีกว่า
4. จัดระเบียบตู้เก็บเอกสาร
ควรมีการจัดระเบียบหรือทำความสะอาดตู้เก็บเอกสารอยู่เป็นประจำ อย่างเช่น เช็คเอกสารในตู้เก็บเอกสารอยู่เป็นประจำ ว่าเอกสารไหนยังจำเป็นและเอกสารที่ไม่จำเป็นแล้ว จึงควรมีเวลาในการจัดการเอกสารในตู้บ้าง ซึ่งโต๊ะทำงานของคุณก็เช่นกัน ควรหมั่นเคลียร์เอกสารบนโต๊ะ และจัดเอกสารให้อยู่ในแฟ้ม หรือในตู้เก็บเอกสารให้เป็นระเบียบเรียบร้อย
5. ย้ายเอกสารเข้าสู่ระบบออนไลน์
การจัดการกองเอกสารบนโต๊ะที่ดีที่สุด คือการย้ายกระดาษเอกสารทั้งหมด ให้กลายเป็นเอกสารออนไลน์ นั่นคือ ระบบจัดเก็บเอกสาร DMS เป็นระบบจัดเก็บเอกสารในรูปแบบ Digital ซึ่งหลักในการทำงานของระบบนี้คือ ช่วยจัดเก็บเอกสาร (Store) จัดการเอกสาร (Manage) ติดตามเอกสาร (Track) ในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic) ช่วยจัดระเบียบกองเอกสารบนโต๊ะของคุณให้เป็นระเบียบ หมดปัญหาหาเอกสารสำคัญไม่เจอ
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
