Procedure แตกต่างกับ Work Instruction อย่างไร?
สำหรับเอกสารในหลายๆองค์กรอาจจะแยกเอกสารเป็นระดับต่างๆ โดยนิยมแบ่งเอกสารออกเป็น 4 ระดับ
1.Quality Manual
2.Procedure
3.Work Instruction
4.Form
การเขียนระดับเอกสารมักจะเขียนแผนภูมิออกมาเป็นรูปปีระมิด ซึ่งการเขียนเป็นรูปปีระมิดดังกล่าวนอกจากแบ่งระดับชองเอกสารแล้วยังบ่งบอกถึงปริมาณเอกสารด้วย เช่น ด้านบนปีระมิดจะมีเอกสารจำนวนน้อย ไล่ลงมา และด้านล่างสุดหรือฐานของปีระมิดก็จะมีเอกสารมากสุด
จำเป็นต้องแบ่งเอกสารเป็นระดับหรือไม่ มีข้อกำหนดระบุไว้ตามข้อกำหนด ISOที่จะต้องแบ่งเอกสารเป็นระดับหรือไม่?
ไม่จำเป็นครับ เพราะข้อกำหนดบอกว่าให้ทางองค์กรจัดทำ Maintained Documented Information ซี่งไม่ได้มีกำหนดเป็นระดับของเอกสาร
บางที่ทำเอกสาร Procedure กับ WI รวมกันเป็น Level เดียวกัน โดยทำเฉพาะ Procedure ไม่มี WI ก็ยังสามารถทำได้
การแบ่งเอกสารเป็น Level ก็มีประโยชน์เพื่อใช้ในการแบ่งเอกสารให้เป็นหมวดหมู่เข้าใจง่าย ดังนั้นองค์กรส่วนใหญ่จึงแบ่งเป็นระดับ
Procedure คืออะไร?
Procedure จะเป็นขั้นตอนการอธิบายขั้นตอนหลักในการทำงาน โดยปกติก็จะอธิบายว่าใครทำอะไร ที่ไหน อย่างไร หรือทำไปเพื่ออะไร เช่น ขั้นตอนคู่มือปฎิบัติงานในการรับคำสั่งซื้อ ขั้นตอนคู่มือปฎิบัติงานการสอบเทียบ
Procedure จำเป็นต้องเขียนบรรยายอย่างเดียวหรือไม่?
มีหลายวิธีในการเขียน Procedure เช่น การเขียนอธิบายขั้นตอนการทำงาน หรือบางที่ใช้ Flow diagram ในการอธิบาย บางองค์กรมีทั้งสองแบบรวมกันคือทั้งเขียนอธิบายขั้นตอนในการทำงาน และมี Flow diagram ด้วยด้านหลัง
เขียนขั้นตอนการทำงาน แบบ Flow diagram อย่างไร?
การเขียนแบบ Flow diagram ที่นิยมเขียนมีสองแบบคือ
1.Linier Flow diagram คือเขียนขั้นตอนเป็น Flow ลงมาตรงๆต่อเนื่องกัน
Work instruction คืออะไร?
Work instruction จะเป็นรายละเอียดในการทำงาน หรือ อธิบายรายละเอียดในขั้นตอนย่อยๆชอง Procedure อีกครั้งหนึ่ง
ให้นึกถึง เด็กต่อ Lego และมีรูปในการอธิบายในการต่อในแต่ละขั้นตอน (Step) อันนี้คือตัวอย่างของ WI
ดัวนั้นเราสามารถทำ WI เป็นรายละเอียดเขียนบรรยายหรือ เป็นรูปภาพก็ได้ ซึ่งปัจจุบันจะนิยมทำ WI เป็นรูปภาพเพื่อให้เข้าใจการทำงานได้ง่าย
ยกตัวอย่างให้เห็นชัดๆความแตกต่างระหว่าง Procedure and WI?
กระบวนการรับคำสั้งซื้อลูกค้า เราอาจจะเขียนขั้นตอนหลักๆใน Procedure ว่า
1.เข้าไปใน Website ของลูกค้าเพื่อ Download Order
2.นำ Order มา Load เป็นแผน Delivery Plan
3.ส่งข้อมูล Delivery Plan ให้กับ Production control (PC)
แต่สำหรับ WI จะเป็นรายละเอียดในการทำงาน เช่น "ขั้นตอนที่ 1. ใน Procedure พูดถึงการเข้าไปใน Website ของลูกค้าเพื่อ Download Order"
เราก็อาจจะเขียน WI แยกเป็นแต่ละลูกค้า มาจะเข้าไป Customer Website อย่างไร เช่น การเข้าไป Website ลูกค้า ISUZU ว่าจะต้องทำอย่างไรเพื่อดึงข้อมูลคำสั่งซื้อของลูกค้าจากระบบ
หรืออีกตัวอย่างกระบวนการสอบเทียบเราอาจจะเขียนขั้นตอน การสอบเทียบเครื่องมือวัดว่า
แต่สำหรับการสอบเทียบเครื่องมือวัดภายในองค์กร อาจจะทำ WI การสอบเทียบแต่ละประเภทเครื่องมือ เช่น WI สอบเทียบ Vernier ว่ามีขั้นตอนอย่างไรบ้าง
สรุป
การที่แยกเป็น Procedure หรือ WI ก็เพื่อแบ่งเป็นหมวดหมู่ให้ง่ายต่อการเข้าใจว่าเป็นขั้นตอนการทำงานหลัก หรือเป็นขั้นรายละเอียดย่อยๆในการทำงาน
สุดท้าย ไม่ว่าเราจะเรียก Procedure หรือ WI ก็คือเอกสารคู่มือการปฎิบัติงานนั้นเองเพื่อระบุขั้นตอนการทำงานให้เป็นระบบและมาตราฐานการทำงานในแต่ละคนให้เหมือนกัน และ เพื่อช่วยลดความเสี่ยงในการผิดพลาด
ผู้เขียน
สุขุม รัตนเสรีเกียรติ
Consultance and Certified Auditor for ISO an IAFT
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
