ไม่ว่าจะประกอบธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ ระบบจัดซื้อจัดจ้างก็เป็นหนึ่งในกลไกที่จะขับเคลื่อนให้ธุรกิจประสบความสำเร็จได้เสมอ โดยจะทำงานร่วมกับงานด้านอื่นๆ เพื่อให้บริษัทสามารถผลิตสินค้าหรือบริการได้ออกมามีคุณภาพ ผ่านการใช้ทรัพยากรที่คุ้มค่า ตลอดจนการมี “ทรัพยากร” ที่มีคุณค่าให้กับคนในบริษัท เพื่อใช้ในการดำเนินงานให้ออกมาดีที่สุด ซึ่งในปัจจุบัน ระบบจัดซื้อจัดจ้างได้ถูกพัฒนาไปมาก ด้วยเทคโนโลยีที่ก้าวหน้ามากขึ้น ประกอบกับการที่ผู้ให้บริการต่างก็สั่งสมประสบการณ์ด้านงานดังกล่าวมาเป็นเวลานาน ทำให้สามารถคิดค้นและพัฒนาระบบให้ออกมาตรงตามความต้องการในการใช้งานจริงที่สุด
แล้วระบบการจัดซื้อแบบนี้ มีข้อดีอย่างไรบ้าง? เรามาดูกันเลย
จัดการข้อมูลได้ง่ายและแม่นยำ
ระบบการจัดซื้อจัดหาและจัดจ้างในปัจจุบันเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถป้อนข้อมูลเข้าไปในระบบ เอกสารทั้งหมดจะถูกจัดทำขึ้นในแบบดิจิทัล จึงสามารถจัดเก็บและเรียกดูข้อมูลได้ง่าย นำมาจัดทำเปรียบเทียบเพื่อวิเคราะห์สะดวก ช่วยลดการใช้กระดาษได้มาก และยังสร้างความโปร่งใสในการคัดเลือกผู้ขายในระบบได้อีกด้วย
ระบบการสั่งซื้อใช้งานสะดวก
ระบบจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นถูกเขียนโปรแกรมขึ้นมาเพื่อความง่ายและรวดเร็วในการทำงานกับข้อมูลในปริมาณมาก โดยเป็นระบบอัตโนมัติ จึงช่วยประหยัดเวลาในการกรอกหรือจัดการกับข้อมูล สามารถส่งใบสั่งซื้อถึงผู้ขายที่เลือกไว้และมีระบบแจ้งเตือนแบบอัตโนมัติ ไม่ต้องเสียเวลาหรือแรงงานคนมามอนิเตอร์หรือนั่งรอ และสามารถนำเวลาที่รอไปทำงานในส่วนอื่นได้เลย
จัดการใบแจ้งหนี้ได้ด้วยระบบที่มีประสิทธิภาพ
จบทุกความกังวลเรื่องความโปร่งใสในด้านการเงิน เพราะระบบจากผู้ให้บริการหลายๆ แห่งสามารถจับคู่ใบสั่งซื้อกับข้อมูลชุดอื่นๆ รวมถึงจัดการใบแจ้งหนี้ด้วยระบบอัตโนมัติที่ถูกต้องและแม่นยำ หมดปัญหาเรื่องตัวเลข และอำนวยความสะดวกให้สามารถกำหนดระยะเวลาเครดิตได้ตรงผ่านระบบ ง่ายต่อการเชื่อมต่อและส่งผ่านข้อมูล
วิเคราะห์ข้อมูลได้ ตัดสินใจอย่างถูกต้อง
อีกหนึ่งข้อดีของระบบจัดซื้อจัดจ้างแบบ e-Procurement ก็คือการที่ผู้ใช้งานสามารถนำข้อมูลทั้งหมดที่มีในระบบมาวิเคราะห์ต่อได้ ด้วยการเรียกดูที่ง่ายดายตามส่วนที่ต้องการ สะดวกต่อการนำมาจัดทำเป็นคลังหรือรายงานในรูปแบบกราฟหรือแผนภูมิ เพื่อให้ผู้ประกอบการได้กำหนดทิศทางการดำเนินงานของธุรกิจได้ต่อไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นถูกพัฒนาไปมากในปัจจุบัน ทำให้เราได้เห็นคุณสมบัติและฟังก์ชันใหม่ๆ ให้ผู้ประกอบการสามารถเลือกใช้ให้เหมาะกับรูปแบบของธุรกิจ และเป็นหนึ่งในปัจจัยที่จะทำให้กระบวนการทำงานราบรื่น จนนำไปสู่การประสบความสำเร็จได้ในที่สุด ซึ่งข้อดีเหล่านี้ก็เป็นเพียงตัวอย่างในเบื้องต้น หากได้ลองใช้งานแล้ว อาจค้นพบผลลัพธ์ที่น่าสนใจยิ่งกว่าก็เป็นได้
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
