strategist

ผู้เขียน : strategist

อัพเดท: 14 ต.ค. 2020 14.38 น. บทความนี้มีผู้ชม: 627 ครั้ง

หากคุณเป็นเจ้าของบริษัท เจ้าขององค์กรที่กำลังมองหาช่องทางเปลี่ยนแปลงบริษัทของคุณให้กลายเป็น บริษัท Digital Transformation มากขึ้น แต่ไม่รู้จะทำอย่างไร ต้องเริ่มวิธีไหน วันนี้เราเลยมีบทความที่จะช่วยให้การจัดการเอกสารขอคุณง่ายขึ้น


ปัญหาจัดเก็บเอกสาร ต้องจัดการให้เป็นระบบ

เบื่อไหมกับการเสียเวลานั่งหาเอกสารในคลังกระดาษกองโต ปัญหาเล็กน้อยไม่ควรมองข้ามในองค์กรที่มีการทำงานเกี่ยวกับเอกสารเยอะ จนยากต่อการจัดการ ทำให้มักพบเจอแต่ปัญหาการจัดการที่ทำปวดหัวได้ หลายครั้งเรื่องเอกสารเป็นปัญหาที่ดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กๆสำหรับองค์กรต่างๆ แต่การจัดการระบบเอกสารให้เป็นระเบียบเพื่อง่ายต่อการหาเอกสารหรือไฟล์ต่างๆที่สำคัญ ไม่ควรถูกละเลย การเสียเวลาหาเอกสารไม่พบหรือส่งเอกสารผิดฉบับ ไม่ควรเกิดขึ้นในทุกองค์กร เนื่องจากปัญหาเหล่านั้นเป็นสิ่งที่ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานของคุณ ลดลงอย่างไม่ควรเป็น ในแต่ละธุรกิจต้องมีการเก็บเอกสารที่ดี เพื่อรวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ เป็นระเบียบ เอกสารไม่ชำรุดเสียหาย สะดวกต่อการค้นหาเมื่อต้องการใช้

ไม่ว่าคุณจะประกอบการธุรกิจประเภทใด ปัญหาเรื่องเอกสารจำนวนมากก็มักตามมากวนใจอยู่เสมอ เมื่อมีทั้งจดหมายต่างๆ ใบกำกับสินค้า ใบแจ้งหนี้ พิมพ์เขียว ผังองค์กร ภาพถ่าย เอกสารระบุคุณลักษณะ แผนการผลิต เอกสารทางบัญชี งบประมาณ รวมไปถึงเอกสารอื่น ๆ อีกมากมาย จึงทำให้ยากต่อการบริหารจัดการให้สะดวกต่อเรียกใช้ รักษาสภาพให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และตอนนี้มีวิธีการเก็บเอกสารที่เหมาะสมกับธุรกิจที่ถูกพัฒนาด้วยเทคโนโลยีใหม่ๆ เพื่อจัดการกับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสรภายในธุรกิจโดยเฉพาะ

ระบบ Document Management System หรือ DMS นำเสนอมิติใหม่ของการบริหารระบบจัดการเอกสารแบบไร้กระดาษ ถูกพัฒนาเพื่อเป็นหนึ่งในตัวช่วยชั้นดีที่ทำให้ไม่เสียเวลาในการบริหารจัดการเอกสาร ข้อมูลทุกอย่างจะถูกจัดเก็บในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ภายในขั้นตอนเดียว เพียงแค่สแกนเอกสารเข้าไปในระบบ DMS ถือเป็นตัวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การควบคุมความโปร่งใสให้กับเอกสารต่างๆการทำงานภายในองค์กร ง่ายต่อการเรียกดูเอกสาร ในรูปแบบไฟล์ ทำให้ง่ายต่อการใช้งานระยะยาว ลดปัญหาการทำงานผิดพลาดได้ดี เป็นโปรแกรมที่องค์กรทั้งหลายที่เกี่ยวข้องกับงานเอกสารไม่ควรมองข้าม ด้วยความสามารถและประโยชน์ในการจัดการกับปัญหาเอกสารที่ทุกองค์กรเจอ และเพิ่มความคุ้มค่าด้วยการลดต้นทุนด้วยการประหยัดกระดาษ รวมไปการลดต้นทุนของพื้นที่การจัดเก็บเอกสารกระดาษในองค์กรของคุณ

 

คุณสมบัติเด่นของ Document Management System ที่ทุกองค์กรควรรู้ ถ้าคุณมีปัญหากับเอกสารที่ล้นมือ 

 

1. อำนวยความสะดวกในการค้นหาเอกสารได้ดี ให้ง่ายต่อการค้นหา 

หลังจากแปลงเป็นเอกสารให้เป็นแบบดิจิทัล คุณสามารถระบุตำแหน่งการจัดเก็บของเอกสารได้ภายในพื้นที่จัดเก็บที่เชื่อมต่อระบบเครือข่าย DMS มีระบบการคัดแยกประเภทต่างๆของเอกสารแบบง่าย ทำให้สามารถวางใจความสะดวกในการให้ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้รวดเร็วฉับไว ด้วยเครื่องมือค้นหา ที่ช่วยร่นเวลาการสืบค้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

2. ข้อมูลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่หายไปจากคลังเก็บเอกสาร 

เนื่องจากระบบทำการจัดเก็บเอกสารย้อนหลังได้และสามารถสำรองสำเนาของเอกสารสำคัญต่างๆได้ เพื่อป้องกันการสูญหายของเอกสารเหล่านั้นได้โดยไม่ต้องอาศัยโปรแกรมเสริมจากภายนอกเลย และสามารถการกู้คืนเอกสารที่เสียหายหรือสูญหายได้ตลอดเวลา

3. สร้างความมั่นคงปลอดภัยให้แก่เอกสาร ภายในองค์กร

มุ่งเน้นทั้งการป้องกันการเข้าถึงเอกสารและป้องกันข้อมูลหลังการทิ้งเอกสารที่สำคัญ พร้อมด้วยการเก็บเอกสารผ่านระบบดิจิทัล ถือเป็นหนึ่งตัวช่วยในการป้องกันข้อมูลของบริษัทรั่วไหลได้ดี เนื่องจากเอกสารถูกทำลายผ่านระบบ ทำให้ไม่มีลายลักษณ์อักษรที่เป็นความลับ ทั้งข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลของบริษัท

4. ดูแลระบบสามารถกำหนดการจัดการเอกสารเก่าได้ 

ช่วยให้ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร คือมีการเลือกเก็บเข้าคลังการใช้งานเมื่อเอกสารมีแนวโน้มที่จะถูกใช้งานอีกในอนาคต หรือการเลือกกำจัดเอกสารเมื่อสิ้นอายุการใช้งาน ถือเป็นการจัดการคลังเอกสารที่ดี สามารถจัดการพื้นที่จัดเก็บได้ ให้เอกสารของคุณสะดวกในการเรียกใช้ภายหลังเมื่อต้องการ

5.จัดระบบหมุนเวียนเอกสารให้เหมาะสมกับแต่ละกระบวนการทางธุรกิจ

คุณสามารถกำหนดเส้นทางหมุนเวียนของแต่ละเอกสารได้ด้วยระบบ DMS  ตั้งแต่ จากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกในบริษัท เช่นเอกสารที่ต้องรอตรวจทาน รอลงความคิดเห็น หรือรอการอนุมัติ นอกจากนี้ระบบจะแจ้งเตือนอัตโนมัติให้ผู้รับผิดชอบทราบว่ามีเอกสารรอดำเนินการอีกด้วย รวมไปอำนวยความสะดวกในการกำหนดส่งเอกสารจากบริษัทของคุณไปยังบริษัทคู่ค้า ทำให้กระบวนการทำงานของคุณดำเนินไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

การจัดการเอกสารฟังดูเหมือนยุ่งยาก แต่ที่จริงแล้วก็คือการจัดระเบียบเอกสารให้ค้นหาได้ง่ายเมื่อต้องการใช้นั่นเอง หมดปัญหาการจัดการเอกสารที่ทุกองค์กรเจอ จากประโยชน์ที่กล่าวมาของระบบ Document Management System ช่วยเสริมศักยภาพการแข่งขันทางธุรกิจให้กับคุณในรูปแบบการจัดการเก็บเอกสารให้เป็นอิเลกทรอนิกส์ ที่ทำให้การสืบค้นและติดตามผลการดำเนินการของเอกสารได้อย่างละเอียดทุกขั้นตอน เพียงติดตั้งระบบ DMS สามารถตรวจสอบผลการดำเนินการเอกสารของคุณได้ทุกที่ทุกเวลา ป้องกันการเข้าถึงและความปลอดภัยต่อเอกสารขององค์กร จัดแบ่งข้อมูลที่สำคัญให้แสดงผลที่ต่างกัน ผ่านการควบคุมวงจรการระบบบริหารจัดการเอกสารแบบเป็นกลางในระบบเดียว

 

บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที