การทำงานในองค์กรให้ราบรื่น และมุ่งไปในทิศทางเดียวกันนั้น ต้องอาศัยการสื่อสารเข้าช่วย มนุษย์เป็นสัตว์ประเสริฐที่มีการสื่อสารกันด้วยภาษาเฉพาะ และ สามารถบันทึกการสื่อสารไว้ได้ในหลายรูปแบบ เช่น การพูด การเขียน บันทึกของเสียงและภาพ
ความสมดุลของการสื่อสารอยู่ที่ การสื่อสารจากผู้บริหารสู่พนักงาน และเปิดโอกาสให้พนักงานมีโอกาสสื่อสารกลับไปหาผู้บริหารได้
ลักษณะของการสื่อสารมีหลักใหญ่ ๆ 2 ประเภท
1. สื่อสารทางเดียว ได้แก่ การสื่อสารจากผู้ให้ไปถึงผู้รับทางเดียว ไม่มีการตอบกลับในทันที เช่น การบอร์ด ข่าวสารทางโทรทัศน์ หนังสือพิมพ์
2. สื่อสาร 2 ทาง ได้แก่ การสัมภาษณ์ การประชุม การฝึกอบรม การสัมภาษณ์ เป็นต้น
ในองค์กรของระบบ ISO 9000 เราใช้การสื่อสารทั้ง 2 แบบ โดยหัวหน้างานทำหน้าที่เป็นสื่อกลางในการสื่อสารนโยบายจากผู้บริหารลงมาสู่พนักงาน ในขณะเดียวกัน หัวหน้างานต้องทำหน้าที่สื่อสารความต้องการของพนักงานไปถึงผู้บริหารด้วยเช่นกัน
ดังนั้น การสื่อสารจึงเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับทุกคนในองค์กร
การสื่อสารจากผู้บริหารมายังพนักงาน ทำได้โดย การกระจายนโยบายออกเป็นวัตถุประสงค์ขององค์กรแล้วแตกจากวัตถุประสงค์มาเป็นตัวชี้วัด จากนั้นมอบหมายตัวชี้วัดให้กับหน่วยงานต่าง ๆ เพื่อให้หัวหน้างานนำไปกระจายต่อให้พนักงานรับทราบและนำไปปฏิบัติให้บรรลุผลตามข้อกำหนดของตัวชี้วัดนั้น เป็นการชี้นำให้บุคลากรในองค์กรมองไปสู่จุดมุ่งหมายหรือทิศทางเดียวกัน (ข้อกำหนดที่ 5.1a,5.5.3)
ผ
ซึ่งหัวหน้างานและผู้บริหารสามารถใช้วิธีการสื่อสารโดยการประชุมในวาระต่าง ๆ
· ประชุมรวมพนักงานประจำปี หรือ ในวาระสำคัญ เป็นการสื่อสารจากผู้บริหารโดยตรงลงสู่พนักงาน
· ประชุมประจำวัน หรือ ประจำสัปดาห์ เป็นการสื่อสารจากหัวหน้างานลงสู่พนักงาน
· ประชุมประจำเดือน เป็นการสื่อสารจากผู้บริหารลงสู่หัวหน้างาน
· ประชุมไตรมาส เป็นการสื่อสารจากผู้บริหารโดยตรงลงสู่หัวหน้างาน
นอกจากนี้ยังสามารถใช้กระบวนการจัดอบรมช่วยในการสื่อสารได้ด้วย
การสื่อสารจากพนักงานไปสู่ผู้บริหาร ทำได้โดยการหยอดข้อเสนอแนะผ่านตู้รับความคิดเห็น การแจ้งผ่านหัวหน้างาน การแจ้งผ่านคณะกรรมการสวัสดิการ การแจ้งผ่านกระบวนการสำรวจความพึงพอใจของพนักงานของทางแผนกบุคคล การแจ้งผ่านกิจกรรมข้อเสนอแนะหรือไคเซนนั่นเอง
นอกจากนี้ยังสามารถสื่อสารกันระบบอีเมล์ภายใน บอร์ดประชาสัมพันธ์ ข้อมูลข่าวสารภายในระบบ LAN
การสื่อสารเป็นเรื่องที่สำคัญ การสื่อสารที่ชัดเจนจะช่วยสร้างแรงจูงใจให้กับพนักงาน และเป็นพื้นฐานส่วนหนึ่งที่จะทำให้องค์กรประสบผลสำเร็จได้
ตัวอย่าง ร้านตัดผมแห่งหนึ่งในอินโดนีเซีย มีการเติบโตขยายสาขาได้มากกว่า 20 สาขา ภายในเวลา 2 ปี และยังมีแนวโน้มที่จะเติบโตต่อไปอย่างไม่หยุดยั้ง ทั้ง ๆ ที่อยู่ในช่วงมีปัญหาเศรษฐกิจรุ่มเร้า เป็นที่ประหลาดใจของนักวิชาการทางด้านบริหารอย่างมาก จนต้องขอเข้าไปทำการสัมภาษณ์ผู้บริหารของร้านตัดผมนั้น
จากการเข้าไปตรวจสอบกิจกรรมต่าง ๆ ของร้านตัดผม พบว่า สิ่งสำคัญที่ผู้บริหารทำมี 2 เรื่อง คือ การสื่อสารภายในองค์กร และการสร้างทักษะความชำนาญของพนักงานอย่างต่อเนื่อง
และสุดท้ายก่อนเลิกประชุม ผู้บริหารจะชักชวนให้ผู้จัดการสาขาทุกคนลุกขึ้นยืน และชูกำปั้นเหนือหัว พร้อมกับตะโกนด้วยเสียงอันดังลั่นห้องประชุมว่า เราทำได้ เราทำได้ เราทำได้ 3 ครั้ง ก่อนที่จะปิดการประชุม ทำให้ผู้จัดการร้านทุกคนฮึกเหิม และมีกำลังใจสูงพร้อมที่จะกลับไปบริหารสาขาของเขาให้ดียิ่งขึ้นไปอีก
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที