ไฟล์หาย จำแนกได้ 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
1. Where are you ? หมายถึงไฟล์ข้อมูลนั้นหายไปเฉย ๆ ไม่รู้มันไปเที่ยวที่ไหน
2. How are you ? หมายถึงตัวไฟล์ยังมีอยู่ แต่เปิดไม่ได้ หรือเปิดได้แต่ข้างในก็ไม่มีข้อมูล เหมือนไฟล์มันไม่สบาย ถามอะไรมันก็ด่าเรา "Error : Can not read this file."
เรามาชำแหละปัญหาแบบเน้น ๆ กันทีละตัวครับ
1.1 สาเหตุ ส่วนใหญ่ที่พบคือ พวกมือไว ก็ตัวเองนั่นแหละไม่รู้ลากไฟล์ไปวางทิ้งไว้ที่ไหน ซึ่งจะเกิดจากการใช้ Windows Explorer (Start -> Programs -> Accessories -> Windows Explorer) เช่นจะ Copy file ใช้วิธี Drag Drop คือลากไปวาง แต่ไฟล์อื่นเจ้ากรรมดันติดไปด้วย โดยเราไม่ทันสังเกต
วิธีแก้ไข ใช้โปรแกรมค้นหาชื่อไฟล์ที่หายไป (Start -> Search -> For Files or Folders
) เมื่อหาเจอแล้วก็ย้ายกลับมาที่ Folder เดิมก็หมดเรื่อง มีบางครั้งที่ค้นหาทั้ง Hard Disk แล้วก็ไม่เจอ เป็นเพราะคุณลากไฟล์นั้นไปใส่ไว้ที่ Drive A: ซึ่งก็ไปเปิดดูเอาเองว่า หลงไปอยู่ที่ Diskette แผ่นไหนหรือเปล่า (อืม
จะเจอไม๊หนอ)
วิธีป้องกัน เวลาใช้ Windows Explorer ก็ให้เพิ่มความระมัดระวังมากขึ้น
1.2 สาเหตุ จำไม่ได้ว่า Save ไฟล์ไว้ที่ไหน ไม่แน่ใจว่า Save ลง C:\ หรือ C:\My Documents
วิธีแก้ไข กินใบแปะก๊วยดีไม๊ เห็นเขาว่าแก้โรคอัลไซเมอร์ได้ (ฮิ ฮิ
) วิธีง่ายกว่านั้นคือใช้วิธีค้นหาไฟล์เหมือนวิธีแก้ไขข้อ 1.1
วิธีป้องกัน ถ้าไม่แน่ใจ ก็ใช้วิธี Save as แทนวิธี Save เฉย ๆ เพราะถ้าใช้ Save as เราต้องระบุด้วยว่าจะให้ Save ลงที่ Folder ไหน
1.3 สาเหตุ ไฟล์ถูกลบ อาจเป็นตัวเราเองที่เผลอไปลบทิ้ง หรือเพื่อนเราเองแอบมาแกล้งลบทิ้ง (แบบนี้ต้องเรียกว่าศัตรู ไม่ใช่เพื่อน) การที่คนอื่นมาลบไฟล์เราทิ้ง เขาอาจเดินมาที่เครื่องเราแล้วลบทิ้ง หรืออาจลบผ่าน LAN (Local Area Network) ก็ได้ ถ้าเรา Share ไว้ แล้วเปิดสิทธิ์ทุกอย่างให้ใครเข้ามาทำอะไรก็ได้
วิธีแก้ไข ถ้าไฟล์ถูกลบขั้นแรกให้ไปคุ้ยหาในถังขยะ โดย Double Click ที่ Icon Recycle Bin ที่อยู่บนหน้าจอ ถ้าเจอไฟล์ก็ Click ขวาที่ ไฟล์นั้น แล้วเลือก Restore ก็จะได้ไฟล์กลับมาที่ Folder เดิม หาไม่เจอก็ซวยไป (ฮ่า ฮ่า
) ต้องใช้โปรแกรมกู้ไฟล์มาช่วย
วิธีป้องกัน Save ไฟล์ไว้หลาย ๆ ที่ และอย่าเปิดเครื่องทิ้งไว้เวลาเราไม่อยู่ ตั้ง Password เครื่องไว้ด้วย จะได้ไม่มีใครมาเล่นเครื่องเรา หรือตั้ง Screen Saver แบบมี Password ไว้ก็ดี ถ้าจะ Share ไฟล์ผ่าน LAN ก็ควรระบุสิทธิ์เป็น Read Only คืออ่านได้อย่างเดียว หรือระบุคนที่จะเข้ามาใช้งานได้
1.4 สาเหตุ ถูกไวรัสรับประทาน ไฟล์ก็ถูกกินไป หายเรียบ
วิธีแก้ไข ใช้โปรแกรมฆ่าไวรัส ใช้โปรแกรมกู้ไฟล์ โอ๊ย! เรื่องยาว มีหนังสือขายเยอะแยะ ไปหาซื้อมาอ่านได้ครับไม่ยาก ไว้มีโอกาสจะมาเล่าให้ฟังครับ
วิธีป้องกัน ใช้โปรแกรมป้องกันไวรัส และหมั่น Update Patch ไวรัส ให้มันรู้จักไวรัสตัวใหม่ ๆ ด้วย
1.5 สาเหตุ ไฟดับ ไฟล์หาย
วิธีแก้ไข เราต้อง Save ไฟล์บ่อย ๆ ครับ ทำงานไปสัก 5 นาที ก็กดปุ่ม Save สักครั้ง
วิธีป้องกัน ใช้เครื่องสำรองไฟ (UPS)
2.1 สาเหตุ นั่นซิ อยู่ดี ๆ ทำไมไฟล์เสีย อันดับแรกที่เจอบ่อยคือเกิดจากไวรัส วิธีแก้ไขและวิธีป้องกันก็เหมือนกับข้อ 1.4 (ฮ่า ฮ่า
ง่ายจัง)
2.2 สาเหตุ Hard Disk หรือแผ่น Diskette เสีย มี Bad Sector ทำให้ไฟล์เปิดไม่ได้
วิธีแก้ไข ให้ลอง Scan Disk (Start -> Programs -> Accessories -> System Tools -> ScanDisk) เลือก Drive C: หรือ Drive A: เลือก Standard และกาถูกที่ Automatically fix errors แล้วกดปุ่ม Start ถ้าทำแล้วไฟล์ยังใช้ไม่ได้ก็แย่เลย
วิธีป้องกัน ต้อง Save ไว้หลาย ๆ ที่ครับ ที่หนึ่งเสียก็ไปเอามาจากอีกที่หนึ่ง
2.3 สาเหตุ เพราะใช้ Explorer แล้ว Double Click ที่ชื่อไฟล์ .doc หรือ .xls เพื่อเปิดไฟล์ Word หรือ Excel แต่มันเกิด Error เปิดไม่ได้
วิธีแก้ไข ให้เปิดโปรแกรม Word หรือ Excel ก่อน แล้วใช้ File -> Open
เพื่อเปิดไฟล์ ก็จะเปิดได้ ถ้าไม่ได้อาจต้องติดตั้ง Microsoft Office ใหม่ ถ้าไม่ได้อีกก็ต้องติดตั้ง Windows ใหม่
วิธีป้องกัน ปกติเรา Double Click จาก Explorer มันก็จะเรียก Word หรือ Excel พร้อมทั้งเปิดไฟล์ให้อัตโนมัติ ถ้าทำไม่ได้ แสดงว่าต้องมี File บางตัวเพี้ยน ๆ ไป สามารถป้องกันได้ด้วยการทำ ScanDisk (ดูข้อ 2.2 ) ประมาณเดือนละ 2 ครั้ง Shutdown ให้ถูกวิธี ไม่ปิดเครื่องเฉย ๆ และระวังติดไวรัส
2.4 สาเหตุ ใช้แผ่น Diskette (Drive A:) ในการบันทึกไฟล์แทน Hard Disk (Drive C:) ใช้ได้สักพัก ไฟล์เสียเปิดไม่ได้
วิธีแก้ไข ScanDisk (ดูข้อ 2.2) หรือใช้โปรแกรมกู้ไฟล์
วิธีป้องกัน ในการบันทึกไฟล์ ให้ทำการ บันทึกไฟล์ลงที่ Drive C: ก่อน แล้วค่อยใช้ Windows Explorer ทำการ Copy ไปไว้ที่ Drive A: ในทางกลับกัน ถ้าจะเปิดไฟล์จาก Drive A: ก็ควรจะ Copy File นั้นไปไว้ที่ Drive C: ก่อน แล้วจึงใช้ Word หรือ Excel เปิดใน Drive C: ไม่ควรจะทำการเปิดและบันทึกไฟล์บน Drive A: โดยตรง เพราะมีโอกาสทำให้ไฟล์เสียได้ง่ายครับ
จากปัญหาต่าง ๆที่กล่าวมาข้างต้น สรุปว่าวิธีป้องกันที่ดีที่สุด คือต้องมีการเก็บสำรองข้อมูล (Backup)ไว้ก่อน ซึ่งก็มีหลายวิธีได้แก่
1. เก็บไว้ที่ Diskette Drive A: ไง ง่ายดี แต่แผ่นนึงเก็บได้เพียง 1.44 Mb เท่านั้น (น้อยไปหน่อย)
2. เก็บไว้หลาย ๆ ที่ บน Drive C: อาจทำเป็น Folder Backup แล้ว Copy ไฟล์ที่สำคัญมาเก็บไว้ หรือแบ่งเป็นอีกพาร์ทิชั่น (ถ้าไม่เข้าใจ ให้ไปถามฝ่ายคอมพิวเตอร์นะครับ)
3. เก็บไว้ที่ Hard Disk อีกตัว เป็น Drive D: แบบนี้ดีกว่าแบบที่ 2 ตรงที่ถ้า Hard Disk Drive C: พัง ก็ยังมีข้อมูลสำรองไว้อยู่ที่ Drive D
4. Write ใส่ CD ก็ง่ายดีครับ ถ้าเป็น CD-R ก็เขียนทับที่เดิมไม่ได้ แต่สามารถเขียนต่อ ๆ กันไปจนเต็มแผ่นได้ แต่ถ้าเป็น CD-RW เราก็สามารถใช้งานมันได้เหมือนกับ Hard Disk เลยครับ จะเขียนจะลบอย่างไรก็ได้
5. บางท่านก็เก็บใส่ใน Zip Drive หรือ Jazz Drive แต่ 2 ตัวนี้ ค่อย ๆ หายไปแล้วครับ เพราะถูกแทนที่ด้วย CD-RW
6. เทคโนโลยีใหม่ คือ Thumb Drive บันทึกข้อมูลผ่าน USB Port ไม่ต้องเสียบไฟ สะดวกกับการใช้งาน และการพกพา หลายยี่ห้อก็มีสายไว้คล้องคอได้
7. เทคโนโยลีใหม่อีกตัวคือ SD Memory Cards ลักษณะเป็นแผ่นสี่เหลี่ยมขนาดเท่าแสตมป์ เราสามารถนำไปใช้งานร่วมกันในอุปกรณ์ต่าง ๆ ได้ เช่น NoteBook เครื่อง PDA กล้องถ่ายรูป Digital กล้องถ่ายวีดีโอ น่าสนใจดีครับ
8. สำหรับท่านที่ทำงานบริษัท และมี Server ก็จะมี Drive บน Server เช่น Drive U: สำหรับให้ User แต่ละคนเก็บไฟล์ส่วนตัว ถ้าไฟล์บน Hard Disk เราเสียก็ไปเอาจาก Server ได้
9. ถ้าไฟล์บน Server เสียทำอย่างไร ส่วนใหญ่ Server ก็จะมีการทำ Backup ไว้ด้วย โดยการใช้ Tape Backup ซึ่งส่วนใหญ่จะใช้ Dat Tape ลักษณะคล้ายเทปเพลง แต่มีขนาดเล็กกว่า
10. เกี่ยวกับ Server มีบางที่ ก็มีการ Backup ข้อมูลบน Server จากที่ไกล ๆ เช่น ถ้ามีสำนักงานใหญ่อยู่กรุงเทพฯ และมีสาขาอยู่ที่ระยอง เราอยู่กรุงเทพฯ ก็ทำการ Backup ข้อมูลของ Server ทั้งกรุงเทพฯและระยอง ถ้าวันไหนโชคร้าย ที่ระยองไฟไหม้ทั้งโรงงานไหม้คอมพิวเตอร์ไปด้วย เราก็ใช้ เทป Backup ที่อยู่กรุงเทพฯไปทำระบบใหม่ที่ระยองได้ ง่ายจริง ๆ ข้อมูลก็อยู่ครบถ้วน แต่การทำ Backup แบบนี้ค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง ปัจจุบันก็มีธุรกิจรับฝากข้อมูล ซึ่งทำลักษณะนี้ คือ Backup ข้อมูลจากอีกที่
11. เกือบลืม ถ้ามี Internet ใช้งาน เราก็ Copy ไฟล์ไปเก็บไว้ที่ Internet ก็ได้ แต่ระวังถูก Hack ล่ะกัน มีหลายเว็บไซด์ที่อนุญาตให้เรานำไฟล์ไปเก็บไว้ได้ครับ ฟรีด้วย ลองไปหาดูเองนะครับ เพราะผมเองไม่ได้ใช้วิธีนี้นานแล้ว จำชื่อ web ไม่ได้ (แฮะ แฮะ
)
อย่างที่โบราณว่ากันไว้ดีกว่าแก้ แต่ถ้าแย่ไปแล้วเราก็ยังสามารถกู้ไฟล์จาก Harddisk ของเรา หรือจาก Diskette ได้ โดยใช้โปรแกรมกู้ไฟล์ เช่นพวก Norton Utilities ลองไปซื้อมาอ่านได้ครับ เล่มหนาพอสมควร คราวหน้าจะมาชำแหละปัญหาอะไร โปรดติดตามต่อไปครับ ขอบคุณครับ
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
