ในบรรดางาน HR ที่กล่าวกันว่าจะสามารถสร้างคุณค่าให้กับพนักงานในองค์กรได้นั้น หากไม่คิดมากนัก คนทำงาน HR เองก็มักจะพูดถึงงานด้านการฝึกอบรมพัฒนาบุคลากรนั้นก็คือ การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ (New Employee Orientation) ซึ่ง HR หลายท่านมักจะไม่ค่อยให้ความสนใจ เหตุที่ผมคิดว่า หลายองค์กรที่ผมเคยให้คำแนะนำไปดูเหมือนจะไม่ค่อยให้ความสนใจเพราะมองว่าการปฐมนิเทศพนักงานใหม่นั้น เป็นเรื่องที่สิ้นเปลืองเพราะพนักงานใหม่ต้องเสียเวลาในการทำงาน โดยเฉพาะพนักงานใหม่ที่เป็นพนักงานเก่าหรือมีประสบการณ์จากที่อื่นมา ก็ยิ่งควรต้องลงมือทำงานได้เลย จึงมักจะยอม HR ให้ดึงตัวพนักงานใหม่เข้าร่วมกิจกรรมปฐมนิเทศอย่างมากก็เพียงสองวัน HR ยิ่งในบางองค์กรที่ขาดแคลนคนทำงาน และมัปัญหาอัตรา turnover พนักงานใหม่สูงมาก ก็นยิ่งละเลยเรื่องการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ไปอย่างน่าเสียดายและรู้เท่าไม่ถึงการณ์
ฝ่าย HR เอง ด้วยข้อจำกัดที่จะต้องสร้างการเรียนรู้ให้กับพนักงานใหม่ไม่นานเพียงวันหรือสองวัน เกินกว่านี้ HR จะถูกค่อนแคะเอาว่า หาคนยังไม่ค่อยจะได้ แถมยังมาเรียกตัวพนักงานใหม่ที่ (ควรจะ) ต้องลงมือทำงานแล้วไปปฐมนิเทศเสียอีก แล้วแขวะซ้ำว่าทำไม HR ไม่หาเครื่องมือหรือวิธีการอื่นใดมาสอนงาน มาอบรมเพื่อทำให้พนักงานใหม่รู้จักองค์กรและทำงานได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น ก็เลยพาลทำให้ HR ต้องยัดเยียดเรื่องขององค์กรที่คิดเอาว่าพนักงานใหม่ควรจะได้รู้เข้าไป ว่าไปแล้วเรื่องปฐมนิเทศพนักงานใหม่นี้ไม่หมูเลยล่ะครับ และขอแนะนำให้ท่านทดลองปรับปรุงอะไรบางอย่างก่อนทำการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ดังนี้ครับ
1. เทคแคร์พนักงานใหม่ให้น่าประทับใจ
หลายองค์กรพอพนักงานใหม่เข้ามาก็ให้รอที่ห้องกรอกใบสมัครด้านนอกห้องปฐมนิเทศ โดยลืมไปว่าพนักงานใหม่นี้เป็นพนักงานขององค์กรโดยสมบูรณ์แล้ว แต่ก็ยังไม่วายทำกับพนักงานใหม่เหมือนกับคนมาสมัครงาน ที่เป็นแบบนี้ก็เพราะ HR เองมักคิดว่าตราบเท่าที่ยังไม่ถึงเวลาเข้าห้องปฐมนิเทศที่จัดไว้ก็ยังไม่มีอะไรที่ต้องไปคุยกับน้องใหม่เหล่านี้ ผิดกับบางองค์กรที่ปลูกฝังเรื่องการสร้างความประทับใจให้น้องใหม่อย่างน่ารักด้วยการที่พี่คนเก่านำดอกไม้ไปให้น้องใหม่กับน้องใหม่ทุกคนที่ก้าวเท้าเข้ามาในสำนักงานและในหน่วยงานของเป็นการต้อนรับ มีรอยยิ้มและการทักทายที่ดึงดูดและแสดงออกอย่างชัดแจ้งให้น้องใหม่เห็นว่าองค์กรภาคภูมิใจได้น้องใหม่มาร่วมงาน การเทคแคร์ “คนใหม่เหมือนกัน” ของสององค์กรที่ยกตัวอย่างมาเทียบนี้ ช่างต่างกันเสียนี่กระไร ท่านว่ามั้ยครับ
2. กำหนดมาตรฐานของการต้อนรับน้องใหม่
ผมคิดว่า องค์กรควรต้องปลูกฝังและสื่อสารให้ตรงกันว่า การต้อนรับพนักงานใหม่ที่เราอุตสาห์เลือกเข้ามาร่วมงานด้วยนั้นเป็นเรื่องที่พนักงานทุกคนต้องช่วยกันดูแล ไม่ใช่เป็นหน้าที่ของ HR และหน้าที่ของหน่วยงานต้นสังกัดเพียงลำพัง อย่างน้อยที่สุดมาตรฐานของการพูดคุยกับคนใหม่หรือคนที่อาจจะไม่เคยเห็นหน้ามาก่อนก็ควรจะเป็นการกล่าวทักทายง่าย ๆ การสอบถามว่าสังกัดหน่วยงานใด อย่างน้อยที่สุด คนใหม่ที่เค้ามาจะรู้สึกว่าองค์กรของเราอบอุ่นและเป็นมิตรต่อกัน ในส่วนของ HR นั้น ก็จะต้องกำหนดให้ชัดว่า จะแนะนำพนักงานที่จะมาเริ่มงานใหม่ช่วงใด เช่น ก่อนหน้ามาเริ่มงานจริง 7 วันและหนึ่งวันก่อนวันปฐมนิเทศ อาจจะส่งอีเมล์ภายในแนะนำพร้อมแนบรูปถ่ายและชื่อของพนักงานใหม่เพื่อให้พนักงานเก่าคุ้นหน้า หากจะทำให้น่าสนใจขึ้นด้วยการทำ artwork ก็ไม่เสียหายอะไรครับ
คราวนี้ผมขอชวนท่านผู้อ่านที่เป็นนัก HR ไปสำรวจว่า องค์กรของท่าน ยังมีจุดอ่อนใดในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่หรือไม่ คิดได้แล้วช่วยตอบที !
จากประสบการณ์ของผมพบว่าปัญหาของการปฐมนิเทศพนักงานนั้นส่วนหนึ่งเป็นเรื่องของคุณภาพการสร้างการเรียนรู้ ไม่ได้เป็นเรื่องหลักสูตรฝึกอบรมล้าสมัย แต่มักพบว่าผู้ให้การปฐมนิเทศพนักงานใหม่นั้น มุ่งพูดสารพัดเรื่องเกี่ยวกับองค์กรและงานที่จะต้องทำให้พนักงานใหม่ฟัง ขาดการกระตุ้นให้พนักงานใหม่รู้สึกภูมิใจกับการตัดสินใจมาร่วมงานกับบริษัท ขาดการพูดถึงเป้าหมายงานขององค์กรและเป้าหมายในงาน เป็นต้น โดยขอนำเสนอไอเดียปรับปรุงงานปฐมนิเทศดังนี้
1. บอกเล่าแบบเร้าพลัง
โปรแกรมปฐมนิเทศนั้นมีเจตนาพื้นฐานคือการสอนให้พนักงานใหม่ได้รู้จักและทำความเข้าใจองค์กรทั้งในแง่ที่เป็นสภาพแวดล้อมทางกายภาพ และคุณค่าหรือวัฒนธรรมองค์กรที่ทำกันมาจากรุ่นสู่รุ่น จึงควรที่ทีมปฐมนิเทศจะเริ่มต้นจากการเล่าเรื่องราวเป็นมาของบริษัทให้ดูน่าสนใจ หากจะให้ดีก็ควรทำเป็นวีดีทัศน์เล่าเรื่องจากอดีตมาจนปัจจุบันและเลยไปถึงอนาคตเพื่อสะท้อนวิสัยทัศน์และแนวโน้มการเติบโตทางธุรกิจ ย่อมจะตรึงตรามากกว่าที่ฉายสไลด์แบบแห้ง ๆ ให้พนักงานใหม่ฟัง และผมอยากแนะนำให้ HR อย่าเพี่งคาดหมายว่าหัวหน้างานที่พนักงานใหม่จะไปร่วมงานด้วยจะรับบทบาทเล่าเรื่องราวขององค์กรได้ดีกว่าตัวเอง เพราะจากประสบการณ์ผมพบว่าไม่ใช่ทั้งหมด หรือหากมีก็น้อยมากที่หัวหน้าจะกระตือรือร้นต้อนรับน้องใหม่กันอย่างเป็นเรื่องเป็นราว
2. ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้าช่วย
การปฐมนิเทศไม่ใช่เรื่องก็เอาข้อมูลทั้งหลายขององค์กรมาทุ่มมายัดเยียดให้พนักงานใหม่รับทราบเพียงในวันเดียวหรือสองวัน ตรงกันข้าม การเรียนรู้องค์กรเป็นเรื่องที่พนักงานใหม่ต้องใช้เวลา เพราะเริ่มแรกก็ต้องให้ความสนใจไปที่ตัวงานที่เขาต้องรับผิดชอบ ในความจริงเป็นเราก็มักจะพบว่า ทั้งที่ HR บอกกับพนักงานใหม่ไปแล้วว่า Core Competency ขององค์กรคืออะไรในวันปฐมนิเทศ คล้อยหลังไปไม่ถึงห้าวัน พนักงานใหม่ลืมเฉยเลย โดยเหตุนี้ เราจึงควรนำเอาข้อมูลทั้งหลายที่พนักงานใหม่พึงต้องรู้ไปไว้ในระบบ Intranet ขององค์กร และรณรงค์ให้พนักงานใหม่ไปเปิดอ่านเปิดดูแทนที่จะสาดข้อมูลใส่ในวันแรก ซึ่งมักจะไม่ได้ผล
แนะนำลองนำไปทำดูนะครับ
ติดตามบทความความรู้เรื่องอื่น และข่าวสารการฝึกอบรมของบริษัท โปรเฟสชั่นแนล เทรนนิ่ง แอนด์ คอนซัลแทนซี่ จำกัด ได้ที่
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
