การปฏิวัติการจัดการด้วย ERP

         ERP คืออะไร  ทำไมมีคนยอมเสียเงิน เสียเวลา มาร่วมสัมมนามากมายถึงเพียงนี้ 
          ในยุคไอทีในปัจจุบันนี้  บางท่านอาจจะเคยได้ยินคำว่า  SCM (Supply Chain Management) และ  CRM (Customer Relationship  Management )  ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้จัดการห่วงโซ่อุปทานและจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า  ความจริงแล้ว ERP  หรือ  Enterprise Resource Planning   ก็เป็นพื้นฐานสำคัญและจำเป็นสำหรับทั้ง SCM  และ CRM
          เรามาดูกันว่า ERP คืออะไร   ทำไมถึงมีความสำคัญถึงปานนั้น
          ERP  Forum  ประเทศญี่ปุ่น       ซึ่งเป็นองค์กรที่ได้รับการสนับสนุนจากระทรวงเศรษฐกิจการค้าและอุตสาหกรรม(METI) ของญี่ปุ่นเพื่อส่งเสริมและเผยแพร่ ERP  ตลอดจนให้คำปรึกษาแก่ภาคอุตสาหกรรมของญี่ปุ่นในการนำ ERP ไปใช้    ได้ให้คำจำกัดความ ERP   ได้ดังนี้คือ
          “ ERP   คือแนวความคิดในการบริหารเพื่อวางแผนและจัดการทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุดทั่วทั้งบริษัท   โดยการเชื่อมโยงกระบวนการทางธุรกิจไม่ว่าจะเป็นเรื่องการจัดซื้อ การผลิต การขาย  ลอจิสติกส์ บัญชี  การเงินและงานบุคคล  เป็นต้น  เข้าด้วยกันอย่างเป็นระบบเพื่อมุ่งไปสู่ผลกำไรสูงสุดของบริษัท ”
          นอกจากนี้ ERP ยังมีความหมายในแง่ของระบบERP  และโปรแกรมสำเร็จรูปERP   อีกดังนี้
          ระบบ ERP      หมายถึงระบบสารสนเทศ ในการบริหารวิสาหกิจ ที่ทำให้แนวความคิดในการบริหารแบบERPเป็นจริงขึ้นมา  โดยการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาประยุกต์ใช้
          โปรแกรมสำเร็จรูป ERP คือ ซอฟแวร์ประยุกต์มาตรฐานที่จำหน่ายทั่วไปซึ่งนำมาใช้งานเพื่อให้ระบบ ERP สามารถได้รับการอิมพลีเมนต์และใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
          อย่างไรก็ตาม  เมื่อพูดถึง ERP ก็มักจะหมายรวมทั้งแนวความคิด ระบบ และโปรแกรมเข้าไว้ด้วยกัน
          เดิมทีในประเทศญี่ปุ่นนั้น   บริษัทส่วนใหญ่จะพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นมาใช้กันภายในบริษัทเอง   ทำได้ไม่มีความเป็นมาตรฐานอันหนึ่งอันเดียวกัน   ทาง METI  ได้พยายามส่งเสริมภาคอุตสาหกรรมโดยเฉพาะ SMEs ให้มีการนำแนวความคิด ระบบ และโปรแกรมสำเร็จรูป ERP เข้าไปใช้  โดยการให้การสนับสนุน ERP Forum, Japan  เข้าไปให้คำปรึกษาแนะนำแก่ผู้ประกอบการต่างๆ

ประวัติความเป็นมาของแนวคิด ERP
          แนวคิด ERP เริ่มในยุคปี ค.ศ. 1990 ที่ประเทศสหรัฐอเมริกา จุดกำเนิดเริ่มแรกของ ERP มาจากแนวคิดของการพัฒนาระบบการบริหารการผลิตรวม (Material Requirement Planning/Manufacturing Resource Planning, MRP System) ของอุตสาหกรรมการผลิตในอเมริกา โดยคำว่า ERP และแนวคิดของ ERP นั้นก็พัฒนามาจาก MRP นั่นเอง
          แนวคิด MRP เกิดขึ้นครั้งแรกที่อเมริกาในยุคต้นของทศวรรษ 1960 ในช่วงแรก MRP ย่อมาจาก Material Requirement Planning (การวางแผนความต้องการวัสดุ) เป็นวิธีการในการหาชนิดและจำนวนวัสดุที่ต้องใช้ในการผลิตตามตารางเวลาและจำนวนสินค้าที่ได้วางแผนโดย MPS (Master Production Schedule)
          วิธี MRP เป็นเทคนิคในการจัดการที่สามารถหารายการวัสดุที่ต้องใช้ในการผลิตสินค้าสำเร็จรูปตามแผนการผลิตหลักที่ได้วางไว้ โดยอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัย สามารถสร้างใบรายการวัสดุ (Bill of Material) ได้อย่างรวดเร็ว และสามารถบอกชนิดของวัสดุ จำนวนที่ต้องการ และเวลาที่ต้องการได้อย่างแม่นยำ
          แต่วิธี MRP นี้ไม่มีความสามารถในการตรวจสอบหาข้อแตกต่างระหว่างแผนการผลิตกับสภาพการผลิตจริงที่ shop floor เนื่องจากไม่มีฟังก์ชันเกี่ยวกับการป้อนกลับข้อมูลกลับมาปรับแผนใหม่
          ย่างเข้ายุคปี ค.ศ. 1970 MRP ได้รับการพัฒนาให้มีความสามารถในการป้อนกลับข้อมูลสภาพการผลิตจริงใน shop floor นอกจากนั้นยังเพิ่มแนวคิดเรื่อง การวางแผนความต้องการกำลังการผลิต (Capacity Requirement Planning)
           ระบบ MRP ที่ได้วิวัฒนาการโดยรวมเอาความสามารถรับ feed back จากฝ่ายการผลิต และ CRP เข้าไปนี้ ต่อมาถูกเรียกว่า MRP แบบวงปิด (Closed Loop MRP) ในขั้นตอนนี้ของวิวัฒนาการเราจะเห็นว่ามีการรวมเอางานการวางแผนการผลิตและการบริหารการผลิตเข้าเชื่อมโยงกัน จากที่ก่อนหน้านั้นทำงานแยกกัน
           Closed Loop MRP นี้ประสบความสำเร็จอย่างมากในอุตสาหกรรมการผลิต ในปัจจุบัน MRP ที่ใช้ในทุกธุรกิจการผลิตก็คือ Closed Loop MRP นี้เอง
          จากความสำเร็จของ Closed Loop MRP ก็เกิดการพัฒนาต่อยอดขึ้นเป็น MRP II ในยุคปี ค.ศ. 1980 (โดย MRP ใหม่นี้ย่อมาจาก Manufacturing Resource Planning) ซึ่งได้รวมการวางแผนและบริหารทรัพยากรการผลิตอื่น ๆ นอกจากการวางแผนและควบคุมกำลังการผลิตและวัตถุดิบการผลิต เข้าไปในระบบด้วย
           MRP II ได้วิวัฒนาการถึงขั้นที่รวมหน้าที่ต่าง ๆ ซึ่งประกอบด้วย การวางแผนงบการจัดซื้อวัตถุดิบ การวางแผนต้นทุนสินค้าคงคลังของระบบบริหารสินค้าคงคลัง การวางแผนกำลังคนที่สัมพันธ์กับกำลังการผลิต ฯลฯ ซึ่งเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับต้นทุนของการผลิต เข้าอยู่ในระบบ MRP II
           ด้วยความสามารถนี้ทำให้ MRP II เป็นระบบที่สามารถส่งข้อมูลทุกชนิดที่ระบบบัญชีต้องการให้แก่ระบบบัญชีได้ นั่นก็คือ MRP II เป็นระบบที่รวมเอา Closed Loop MRP , ระบบัญชี และระบบซิมูเลชัน เข้าด้วยกัน เป็นการขยายขอบเขตของสิ่งที่สามารถวางแผนและบริหารให้กว้างขวางออกไปยิ่งขึ้นกว่าเดิม
           โดยการใช้ระบบ MRP II ธุรกิจการผลิตสามารถที่จะวางแผนและบริหารระบบงานต่าง ๆ คือ การขาย บัญชี บุคคล การผลิต และ สินค้าคงคลัง เข้าด้วยกันได้อย่างบูรณาการ  ด้วยความสามารถนี้ทำให้ MRP II เริ่มถูกเรียกว่า BRP (=Business Resource Planning) และเริ่มเป็นแนวคิดหลักของระบบ CIM (=Computer Integrated Manufacturing)

          โดยการใช้ระบบ MRP II ธุรกิจการผลิตสามารถที่จะวางแผนและบริหารระบบงานต่าง ๆ คือ การขาย บัญชี บุคคล การผลิต และ สินค้าคงคลัง เข้าด้วยกันได้อย่างบูรณาการ  ด้วยความสามารถนี้ทำให้ MRP
          MRP II เป็นแนวคิดที่ใช้ในอุตสาหกรรมการผลิต     ERPได้ขยายแนวคิดของ MRP II ให้สามารถใช้ได้ทั้งองค์กรของธุรกิจที่หลากหลาย โดยการรวมกระบวนการธุรกิจทุกอย่างในองค์กรเข้ามาเป็นระบบเดียวกัน
           นั่นคือ ERP เกิดขึ้นจากความต้องการที่จะสามารถตัดสินใจด้านธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพและแบบเรียลไทม์ โดยอาศัยข้อมูลทุกชนิดจากทุกกระบวนการธุรกิจในองค์กรที่ระบบนำมาบันทึกเก็บไว้ในฐานข้อมูลรวมเดียวกัน    แนวคิด ERP เกิดจากการขยาย MRP II ซึ่งเป็นระบบที่ optimize ในส่วนการผลิต ให้เป็นระบบที่ optimize ทั้งบริษัท     ในปัจจุบันมีการพัฒนา E-Business อย่างรวดเร็ว และทำให้ขอบเขตของการ optimize ต้องมองให้กว้างมากขึ้นไปกว่าเดิม เป็น global optimization นั่นหมายความว่า ERP ก็จะมีวิวัฒนาการต่อไปอีก 

การนำ  ERP  มาใช้ และการเชื่อมโยงไปสู่กิจกรรมการปฏิรูปองค์กร
          การนำ ERP มาใช้นั้น  จะต้องเริ่มจากการปฏิรูปจิตสำนึกให้เห็นความจำเป็นของการปฏิรูปองค์กร  และเมื่อจิตสำนึกดังกล่าวเกิดขึ้นแล้วในองค์กร การนำเอา ERP มาใช้ก็จะเป็นขั้นตอนของการทำให้เกิดกิจกรรมการปฏิรูปองค์กร ซึ่งก็คือการยกระดับขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์กรในด้านต่าง ๆ  คือ
(1) ความสามารถในการรับรู้สภาพการณ์โดยรวมของการบริหารได้แบบเรียลไทม์
(2) ความสามารถในการปรับเปลี่ยนเพื่อให้องค์กรโดยรวมมีประสิทธิภาพสูงสุด
(3) ความสามารถในการตัดสินใจให้รวดเร็วทันต่อเหตุการณ์

5 ขั้นตอนของการนำ ERP มาใช้
การนำ ERP มาใช้นั้น มีความจำเป็นที่จะต้องแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอนใหญ่
(1) ขั้นตอนการวางแนวคิด
(2) ขั้นตอนการวางแผน
(3) ขั้นตอนการพัฒนา
(4) ขั้นตอนการใช้งานจริงและทำให้คุ้นเคย
(5) ขั้นตอนพัฒนาการอย่างต่อเนื่อง
ดังภาพประกอบดังนี้
รูปที่ 3.1.2   ขั้นตอนการวางแนวคิด     ( รูปให้สำเนาจากหนังสือ สู่การเป็นผู้นำในการใช้ ERP ของ สสท.)
รูปที่ 3.1.3   ขั้นตอนการวางแผน ( รูปให้สำเนาจากหนังสือ สู่การเป็นผู้นำในการใช้ ERP ของ สสท.)
รูปที่ 3.1.4   ขั้นตอนการพัฒนา     ( รูปให้สำเนาจากหนังสือ สู่การเป็นผู้นำในการใช้ ERP ของ สสท.)
รูปที่ 3.1.5   ขั้นตอนการใช้งานและทำให้คุ้นเคย( รูปให้สำเนาจากหนังสือ สู่การเป็นผู้นำในการใช้ ERP ของ สสท.)
รูปที่ 3.1.6   ขั้นตอนพัฒนาการอย่างต่อเนื่อง ( รูปให้สำเนาจากหนังสือ สู่การเป็นผู้นำในการใช้ ERP ของ สสท.)

บทสรุป
            ERP เป็นทั้งแนวความคิดในการบริหาร  ระบบสารสนเทศ และโปรแกรมสำเร็จรูป เพื่อวางแผนและจัดการทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุดทั่วทั้งบริษัท   โดยการเชื่อมโยงกระบวนการทางธุรกิจไม่ว่าจะเป็นเรื่องการจัดซื้อ การผลิต การขาย  ลอจิสติกส์ บัญชี  การเงินและงานบุคคล  เป็นต้น  เข้าด้วยกันอย่างเป็นระบบเพื่อมุ่งไปสู่ผลกำไรสูงสุดของบริษัท
           ERP เหมาะสำหรับนำมาใช้ในการบริหารธุรกิจขนาดใหญ่และขนาดกลาง  สำหรับธุรกิจขนาดย่อมหรือเล็กนั้น   อาจจะต้องเลือกใช้โปรแกรมขนาดเล็กลงมาหรือเลือกใช้เฉพาะบางโมดูลตามความจำเป็น    จากประสบการณ์ของผู้เขียนที่ได้มีส่วนร่วมในโครงการชุบชีวิตธุรกิจไทยโดยให้บริการที่ปรึกษาทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศหรือไอที  พบว่าอุตสาหกรรมขนาดกลางและขนาดย่อม(SMEs)ในบ้านเราส่วนใหญ่จะมีปัญหาในเรื่องของการไม่รู้ต้นทุนสินค้าที่ถูกต้อง    การควบคุมสินค้าคงคลัง  และการวางแผนและการควบคุมการผลิต   ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นกระบวนการผลิตที่ไม่ซับซ้อนมากนัก  สามารถนำไอทีเข้ามาประยุกต์ใช้ให้เกิดประสิทธิภาพและความถูกต้องได้โดยง่าย    หากได้รับคำแนะนำและนำระบบ ERP เข้าไปใช้อย่างเหมาะสม
           รายละเอียดเกี่ยวกับเรื่อง  ERP นั้น  ท่านผู้สนใจสามารถหาอ่านเพิ่มเติมได้จากหนังสือ  “สู่การเป็นผู้นำในการใช้  ERP ” จัดพิมพ์โดย สำนักพิมพ์ สสท.   หรือ  ขอคำปรึกษาแนะนำได้ที่ ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ สมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี(ไทย-ญี่ปุ่น)  ถ.พัฒนาการ ซอย 18  หมายเลขโทรศัพท์ 0-2717-3000

---