Plan-Do-Check-Act หรือ Please Don't Change Anything????
PDCA เป็นคำย่อ มาจาก Plan-Do-Check-Act แปลว่า ทำอะไรต้องวางแผน นำแผนไปปฏิบัติ ตรวจสอบผลหลังปฏิบัติเที่ยบกับเป้าหมาย และ ตอบสนองต่อผลลัพธ์ให้เป็น (เช่นกำหนดมาตรฐานหากผลลัพธ์เข้าแก๊บ หรือ ทบทวนมาตรการ, ทบทวนการวิเคราะห์สาเหตุ , ทบทวนการสำรวจสภาพปัจจุบัน, ทบทวนหัวข้อเรื่อง)
PDCA ในภาคปฏิบัติ แปลเปลี่ยนไปเป็น QC Story ดังได้กล่าวไว้แล้วในบทความ "ทำความเข้าใจกับระบบ TQM" และผู้ใช้มักไปออกแบบฟอร์ม แต่ก็พบว่าผู้ใช้จริงๆ หรือกลุ่มคุณภาพใช้แบบฟอร์มไม่เป็น
"ใช้แบบฟอร์ม QC STORY ไม่เป็น"
กลุ่มแก้ไขปัญหา หรือกลุ่มคุณภาพหลายกลุ่มที่ผมมีโอกาสไปให้คำปรึกษาใช้แบบฟอร์มไม่เป็น พูดแบบนี้หลายคนอาจตำหนิกลุ่มว่าโง่ พาลดุด่าเสียอีกว่า"ทำไมจึงใช้ไม่เป็นวะ" เออนั่นน่ะสิ ทำไมจึงใช้ไม่เป็น
คำว่า ใช้ไม่เป็น เป็นข้อมูลข่าวสารที่ดีนะครับ ซึ่งบอกว่าผู้คนที่เกี่ยวข้องในฐานะหัวหน้างาน หรือผู้บังคับบัญชาระดับต้น ท่านต้องทำอะไรบางอย่าง ที่แน่ๆท่านต้องวิเคราะห์แล้วล่ะครับว่า มันเป็นไปได้ไหมครับว่าแบบฟอร์มที่ว่าเกิดจากผู้รู้ที่เคยทำ QCC มาอย่างช่ำชองและพยายามที่จะทำอะไรบางอย่างเพื่ิอเป็นแนวทางให้กลุ่มคุณภาพได้เดินตามเพื่อไม่ให้หลงทางนั้นไม่เหมาะ เข้าทำนองที่ว่าพยายามสร้างมาตรฐานกระบวนการดำเนิน QCC ให้ง่ายเข้า แต่เอาเข้าจริงกลับสร้างปัญหาในการใช้
กรณีนี้ผมแนะนำอย่างนี้ครับ
- ความคิดในการสร้างแบบฟอร์ม เป็นความคิดที่เยี่ยมครับ แนะนำว่าถ้าทำได้ก็สมควรทำ
- แต่มีข้อควรระวังหลายอย่างครับคือ
- สร้างแบบฟอร์มแล้วต้องสอนการใช้งานให้เขาใช้เป็นเสียก่อนนะครับ ใครก็ตามที่เป็นผู้สร้างแบบฟอร์ม ท่านต้องเป็นผู้ถ่ายทอดวิธีใช้ ไม่เช่นนั้นผู้เอาไปใช้ก็ไม่สามารถนำไปใช้ได้ตามวัตถุประสงค์ แต่กระบวนการที่จะสอนให้ผู้คนเข้าใจ ท่านสามารถทำได้หลายๆวิธี เช่น
- จัดอบรมในห้อง
- ทำเป็นภาพยนตร์สาระคดีทางวิชาการสั้น
- ทำเป็น สื่อเคลื่อนไหว มีเสียง หรือตัวอักษรวิ่ง ที่สามารถสอนได้ในระบบเครือข่ายภายใน (Lan)
- ฯลฯ
- อย่าคิดว่าสิ่งที่ได้ทำครั้งแรกนั้นจะครบถ้วนสมบูรณ์ เพราะในระบบ TQM นั้นบอกไว้เสมอครับว่า จงประยุกต์เอาเครื่องมือมาใช้ให้เหมาะสมกับปัญหา ดังนั้นเมื่อมีคำว่าเหมาะสมแล้ว แปลว่าแบบฟอร์มใดแบบฟอร์มหนึ่งที่เคยกำหนดไว้อาจจะใช้ไม่ได้กับกลุ่มคุณภาพบางกลุ่มที่กำลังแก้ไขปัญหาเรื่องนั้นๆอยู่ ข้อนี้ต้องระวัง ดังนั้นก็จะขอเสนอว่า ควรออกแบบไว้หลายหลาย ให้กลุ่มสามารถเลือกใช้ได้ตามความเหมาะสม เช่น
- ขั้นตอนค้นหาและกำหนดหัวข้อเรื่อง ควรจะมีครอบคลุม สามรูปแบบ คือ
- แบบที่ใช้เพื่อการระดมสมอง อันประกอบไปด้วย ระดมสมอง สร้างระบบในการคัดเลือกปัญหา คัดเลือกปัญหา สรุปหัวข้อปัญหา
- แบบที่ได้จากข้อมูลที่ปรากฏ ที่เกิดจากการเก็บข้อมูลรายวันจาก ผลการทำงานของกลุ่มคุณภาพเอง อาจจะมี ตารางเพื่อสร้างแผนภูมิพาเรโต้ กราฟที่สามารถสร้างพาเรโต้ การสรุปหัวข้อปัญหา
- แบบที่ผสมกันระหว่างข้อมูล และการจัดลำดับความสำคัญ ที่พูดเช่นนี้ เพราะบางครั้งข้อมูลจำนวนครั้ง หรือจำนวนของเสียแต่เพียงอย่างเดียวนั้น ก็ไม่ได้สะท้อนความสำคัญที่แท้จริง อาจจะต้องใช้ต้นทุนรวมเข้ามาร่วมพิจารณาด้วย หรืออย่างอื่น เป็นต้น
- มูลเหตุจูงใจ
- ต่อตนเอง / ต่อสมาชิก
- ต่อหน่วยงาน / ต่อบริษัท
- ต่อลูกค้า
- ขั้นตอนสำรวจสภาพปัจจุบัน มักใช้รูปแบบหลายๆรูปแบบ แต่ที่เห็นบ่อยๆ คือ
- กราฟเส้นแสดงข้อมูล 3-6 เดือนย้อนหลัง แล้วอาจจะหาค่าเฉลี่ย หรือ เลือกเอาเดือนที่มีข้อมูลสูงสุด ไปขยายความต่อ คือ
- กราฟเส้นแสดงข้อมูลรายวัน ในเดือนที่มีปํญหาสูงสุด จาก กราฟแรก แล้วพิจารณาว่า มีค่าเฉลี่ย/วัน เท่าไหร่ หรือ เลือกวันที่มีปัญหามากสูดมาทำพาเรโต้
- พาเรโต้แสดงปัญหา / อาการ ในวันที่มีปัญหามากสุด แล้วสรุปว่าจะแก้อะไร ส่งผลรวมต่อปัญหาทั้งหมดเท่าไหร่
- เช็คชีทที่แสดงภาพของจริง แล้วระบุตำแหน่งของเสียบนภาพ (เว้นที่ว่างไว้เพื่อเอาภาพถ่ายมาใส่ หรือวาดรูปสามมิติ)
- ขั้นตั้งเป้าหมาย ขั้นตอนนี้มักมีรูปแบบตายตัวคือประกอบด้วย 4 หัวข้อคือ
- รายการควบคุม: คือสิ่งที่ต้องการวัดเพื่อสะท้อนผลการแก้ไข/ปรับปรุง
- ค่าปัจจุบัน : เป็นตัวเลขที่ส่วนมากมักมาจากค่าเฉลี่ย อาจจะเฉลี่ยต่อวัน ต่อสัปดาห์ หรือต่อเดือน ทั้งนี้ ก็เอามาจากกราฟที่กล่าวมาข้างต้น (ค่าเฉลี่ย/วัน หรือ /เดือน หรือ /สัปดาห์ มาจากแนวคิดที่ว่ามีข้อมูลเปลี่ยนแปลงมากน้อยแค่ไหน)
- ขั้นวิเคราะห์หาสาเหตุ อาจจะประกอบไปด้วย
- ผังก้างปลาที่เกิดจากการระดมสมอง
- ผังก้างปลาที่ผ่านการกลั่นกรองด้วยจุดตรวจสอบ (Check Point) อย่างน้อย 2 จุดตรวจสอบแล้วคือ 1. เหตุเปลี่ยนแล้วผลเปลี่ยนหรือไม่ 2. กลุ่มสามารถควบคุมหรือเปลี่ยนแปลงได้หรือไม่
- ผังการวิเคราะห์กระบวนการ
- ผัง IE
- Why-why Analysis
- เช็คชีทประเภทระบุสาเหตุ
- ตาราง DOE ต่างๆ
- กระดาษขนาด A4/16 เพื่อไว้ใช้ในการระดมสมอง
- ฯลฯ ขึ้นกับความยากของปัญหา
- ขั้นกำหนดมาตรการแก้ไขเชิงป้องกัน
- แบบฟอร์ม ผังต้นไม้ ประกอบด้วย 5W2H พร้อมจุดตรวจสอบความเหมาะสมของมาตรการ
- ขั้นตรวจสอบผล ขั้นนี้สามารถใช้แบบฟอร์มเดียวกับขั้นสำรวจสภาพปัจจุบัน แต่เปลี่ยนหัวกระดาษที่ระบุขั้นตอน
- ขั้นกำหนดมาตรฐาน ขั้นนี้ น่าจะเป็นแบบฟอร์มต่อไปนี้
- แบบฟอร์มเดียวกับขั้นมาตรการ คือ ผังต้นไม้
- แบบฟอร์มเดียวกับ ISO ในการเขียน WI-Work Instruction
- แบบสรุปผลทางตรง ทางอ้อม จุดเรียนรู้ ปัญหา อุปสรรค
- กราฟแสดงการติดตามผล
- การค้นหาปัญหาปัญหาในเรื่องต่อไป สามารถใช้แบบฟอร์มในขั้นตอนการค้นหาปัญหาและกำหนดหัวข้อเรื่อง
เห็นมั๊ยครับ ว่าจริงๆแล้วเราสามารถออกแบบฟอร์มได้หลากหลาย ทั้งนี้ขึ้นกับวัตถุประสงค์ในการนำไปใช้งาน ผมแนะนำต่ออีกนิดครับว่า ท่านควรโรเนียว และเก็บไว้ในห้อง QC เพื่อสมาชิกกลุ่ม สามารถหยิบใช้ได้สะดวก แต่ไม่ต้องเยอะนะครับ เพื่อทดลองใช้ก่อน หากมีอะไรต้องปรับปรุง ก็จะไม่เสียหายมาก และควรกำหนดระบบในการจัดเก็บให้ดี ระบบการเบิกเมื่อใกล้หมด และที่สำคัญ ต้องทำสื่อการสอน เพื่อสอนให้ใช้งานเป็น
อนึ่ง สิ่งที่ผมแนะนำนี้ เป็นเพียงส่วนหนึ่งเท่านั้นนะครับ ก็จะบอกอีกว่า อย่ายึดมั่นถือมั่น ว่าต้องเป็นแบบนี้เสมอไป แต่ถ้าท่านเอาไปใช้ก็สามารถนำไปจัดการกับปัญหาได้เยอะแล้วครับ หากพบวิธีที่ดีกว่าที่ผมแนะนำ ได้โปรดแนะนำทิ้งท้ายไว้หน่อยครับ เพื่อเพื่อนๆของเราสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ต่อ
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
