การกำหนดรูปแบบของเอกสารควบคุม
โดยที่วัตถุประสงค์หลักของการควบคุมเอกสารในระบบ คือ เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าเอกสารที่ใช้ในการปฏิบัติงานจะต้องเป็นเอกสารที่มีระดับการแก้ไขเดียวกัน (Revision) ซึ่งวิธีการต่างๆ ที่ใช้ควบคุมสามารถที่จะกำหนดได้ดังนี้
การกำหนดรหัสเอกสาร เช่น ใช้รหัส
• เอกสารคู่มือคุณภาพและสิ่งแวดล้อม (Manual) QEM
• เอกสารระเบียบปฏิบัติ (Precedure) QEP
• เอกสารวิธีปฏิบัติงาน (Work Instruction) QEW
• เอกสารสนับสนุนอื่น และแบบฟอร์ม (Supporting Document and Forms) QES,QEF
การกำหนดหมายเลขเอกสาร เช่น
• QEM – 01
• QEP – 01 เรียงลำดับเรื่อยไปตามจำนวนของระเบียบปฏิบัติที่จะเกิด
• QEW – 01 เรียงลำดับเรื่อยไปตามจำนวนของระเบียบปฏิบัติที่จะเกิด
• QES – 01 เรียงลำดับเรื่อยไปตามจำนวนเอกสารที่เกิด
• QEF – 01 เรียบลำดับเรื่อยไปตามจำนวนเอกสารที่เกิด
การกำหนดสัญลักษณ์การควบคุมเอกสาร เช่น
• การกำหนดวันที่บังคับใช้เอกสาร
• การกำหนดระดับการแก้ไขเอกสาร
• การกำหนดผู้ที่มีอำนาจในการตรวจสอบและอนุมัติ
• การมทำเครื่องหมายควบคุมเอกสาร เช่น กำหนดว่า เอกสารควบคุม เป็นต้น
อ้างอิงจาก:
ธี ระพันธ์ พลมณี (2543).เอกสารที่จำเป็นในระบบการบริหารคุณภาพและสิ่งแวดล้อม ISO 14001 และ ISO 9000 . ใน ระบบบริหารคุณภาพและสิ่งแวดล้อม การจัดทำมาตรฐาน ISO 9000&ISO 14001 . กรุงเทพฯ : สำนักพิมพ์ สยามมิตรการพิมพ์
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที