การกำหนดโครงสร้างของเอกสาร
โครงสร้างเอกสารที่ใช้ในการดำเนินระบบส่วนใหญ่ประกอบด้วยเอกสาร 4 ระดับ คือ
• เอกสารคู่มือคุณภาพและสิ่งแวดล้อม (Manual)
• เอกสารระเบียบปฏิบัติ (Procedure)
• เอกสารวิธีปฏิบัติงาน (Work Instruction)
• เอกสารสนับสนุนอื่น และแบบฟอร์ม (Supporting Document and Forms)
โดยที่ในแต่ละเอกสารมีความสำคัญต่างกันคือ
• เอกสารคู่มือ ใช้ในการกำหนดนโยบาย (Policy) ในการบริหารงานซึ่งสอดคล้องกับองค์กรและข้อกำหนด
• เอกสารระเบียบปฏิบัติ ใช้ในการกำหนดแผนการทำงาน (Strategy) แสดงรายละเอียด ใครทำอะไร ที่ไหน เมื่อไร อย่างไร (แบบสั้น) และอ้างอิงไปถึงเอกสารวิธีปฏิบัติงาน และ แบบบันทึกผลการปฏิบัติงานในระบบ
• เอกสารวิธีปฏิบัติงาน ใช้ในการกำหนดกลวิธีการทำงาน (Tactics) แสดงรายละเอียดการปฏิบัติงานเป็นขั้นตอน ซึ่งมีวิธีพิจารณาในการจัดทำ คือ ถ้าเนื้องานมีรายละเอียดมาก มีการกำหนดเกณฑ์ในการทำงานและตัดสินใจ เนื้อหามีการปรับเปลี่ยนตามความจำเป็นเนื่องจากจะต้องปรับให้เป็นตามแผนการ และนโยบายที่อาจปรับเปลี่ยนไป
• เอกสารสนับสนุนอื่น ๆ ใช้ช่วยในการทำงานให้สมบูรณ์มากขึ้น
• แบบฟอร์ม ใช้เป็นกรอบในการบันทึกผลการปฏิบัติงานตามวิธีปฏิบัติงาน และระเบียบปฏิบัติที่กำหนด ซึ่งบันทึกจะต้องแสดงถึงการปฏิบัติตามเงื่อนไขและหลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในเอกสารการปฏิบัติงานทั้งหมด
อ้างอิงจาก:
ธีระพันธ์ พลมณี (2543).เอกสารที่จำเป็นในระบบการบริหารคุณภาพและสิ่งแวดล้อม ISO 14001 และ ISO 9000 . ใน ระบบบริหารคุณภาพและสิ่งแวดล้อม การจัดทำมาตรฐาน ISO 9000&ISO 14001 . กรุงเทพฯ : สำนักพิมพ์ สยามมิตรการพิมพ์
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
