E 5ส เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
“E 5ส” เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
เนื่องจากทุกวันนี้ธุรกิจต่างๆ ได้มีการใช้งานเอกสารเป็นจำนวนมาก ในการทำธุรกรรมติดต่อสื่อสาร ซื้อ-ขาย เอกสารเกี่ยวกันทางด้านกฏหมายและอื่นๆ ซึ่งหน่วยงานหรือองค์กร คงหลีกเลี่ยงงานเอกสารไม่พ้น การทำงานเอกสารก็มีจำนวนมากขึ้น เช่น เอกสารประวัติพนักงาน เอกสารทางด้านกฏหมาย เป็นต้น
ปัญหาเกิดตามมา
1.เอกสารสูญหายหรือยากต่อการค้นหา
2.ใช้เนื้อที่ในการเก็บเป็นจำนวนมาก
3.ไม่มีแหล่งหาข้อมูลศูนย์กลาง
4.ต้องใช้ตู้และแฟ้มสำหรับจัดเก็บเอกสารเป็นจำนวนมาก
5.เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ตามจำนวนเอกสารที่เพิ่มขึ้น
6.ระดับการรักษาความปลอดภัยของเอกสารไม่เพียงพอ
7.มีการใช้เอกสารอย่างสื้นเปลือง เช่น การถ่ายสำเนา
จากตัวอย่างดังกล่าว สามารถแก้ไขได้ ถ้านำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่เรียกว่า Electronic Document Management System : EDMS เข้ามาช่วย สะสาง(1) ในเรื่องการจัดการบริหารงานเอกสาร เพื่อให้มีความ สะดวก(2) ในการจัดเอกสาร ลดค่าใช้จ่ายและระยะเวลาในการค้นหาเอกสารเมื่อมีเอกสารเป็นจำนวนมาก อีกทั้งยังช่วยลดจำนวนเอกสารที่ต้องเก็บ ทำให้ไม่รกบสามารถรักษาความ สะอาด(3) ได้ง่าย ไม่สกปรก อันเป็นเหตุให้เกิด สภาพแวดล้อมและบรรรยายกาศที่ดี(4) เหมาะสมกับการทำงาน ซึ่งจะทำให้พนักงานมีความกระตือรือร้นและเป็นการสร้างจิตสำนึกให้พนักงานมีการปฏิบัติ 4ส อย่างต่อเนื่องตลอดเวลา จนเกิดเป็น นิสัย(5) ที่ดีติดตัวไปโดยอัตโนมัติ ซึ่นจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัท องค์การ และหน่วยงาน
ระบบบริหารงานสำนักงาน คืออะไร
คือระบบที่เปลี่ยนจากการใช้เอกสารในรูปแบบกระดาษไปเป็นรูปภาพในระบบคอมพิวเตอร์ และสามารถค้นหาได้อย่างง่ายดายภายในเสี้ยววินาที องค์กรต่างๆทุกวันนี้มีการใช้งานเอกสารที่เป็นกระดาษ เป็นจำนวนมากรวมทั้งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ไฟล์ ซึ่งมีวิธีพัฒนาการจัดเก็บเอกสารให้ถูกที่ด้วย เมื่อมีเอกสารจำนวนมากและถ้าต้องการทำลายเอกสารคงจะเป็นเรื่องยากที่จะหาเอกสารนั้นกลับมาอีกครั้ง
นับวันเอกสารมีจำนวนเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ และความพยายามที่จะจัดการเอกี่ก็เพิ่มขึ้นมากด้วย และเหตุผลง่ายๆ ที่ทำให้ต้องเปลี่ยนมาใช้ระบบงานเอกสารคือ
1.ป้องกันเอกสารสูญหาย
2.ประหยัดพื้นที่ในการเก็บ
3.บริหารงานเอกสารได้ง่าย
4.ค้นหาได้อย่างรวดเร็ว
5.ไม่จำเป็นต้องมีตู้เก็บเอกสารอีกต่อไป
6.เสีนค่าใช้จ่ายเพียงครั้งเดียว
7.ลดการถ่ายสำเนาเอกสาร
การใช้ระบบบริหารงานเอกสารแทนระบบบเดิม
เริ่มจากเอกสารต่างๆ จะถูกสแกนโดยผ่านเครื่องสแกนเนอร์เข้าสู้ระบบและระบบจะทำการ จัดเก็บ เอกสารในฮาร์ดดิสก์หรือออฟติคัสดิส และเอกสารจะถูกทำ ดัชนี โดยอัตโนมัติ และเมื่อต้องการที่จะค้นหาเอกสารจำเป็นต้องใช้เครื่องมรในการค้นหาเอกสารที่มาพร้อมกับระบบ ซึ่งเอกสารนั้นสามารถ พิมพ์ ลบ แก้ไขได้
ลักษณะการทำงานของระบบ
ส่วนประกอบสำคัญ 5 ประการ ของการทำระบบบริหารงานเอกสารมีดังนี้
1.การสแกนเอกสาร
สิ่งแรกที่เครื่องสแกนเนอร์ควรจะมีคุณสมบัติต่อระบบบริหารเอกสารก็คือ ระบบป้อนเอกสารอัตโนมัติ ซึ่งเครื่องสแกนเนอร์ประเภทนี้ควรจะต้องมีถาดเพื่อวางเอกสารเพื่อป้อนใส่เข้าไปยังเครื่องสแกนเนอร์ คล้ายๆเครื่องแฟกซ์ และถ้าจะให้ดีต้องมีระบบที่สามารถสแกนพร้อมกันทีละสองหน้า เพื่อเพิ่มความเร็วในการสแกนเอกสารเหมาะสำหรับงานที่มีเอกสารเป็นจำนวนมาก
การพิจารณาเลือกซื้อเครื่องสแกนเนอร์สำหรับงานเอกสาร ควรมีความเร็วในการสแกนเอกสารได้ถึง 10-100 แผ่น/นาที ถ้าต้องสแกนเอกสารต่อวันเป็นจำนวน 3,000 แผ่นต่อวัน แต่ราคาก็จะสูงเช่นกัน หากเลือกซื้อเครื่องที่สามารถสแกนได้ 20 แผ่น/นาที 2 เครื่อง อาจจะถูกว่าการที่ซื้อเครื่องสแกนเนอร์ ได้ 40 แผ่น/นาที เครื่องเดียว ถ้าหากเลือกที่จะใช่เครื่องมากกว่า หนึ่งตัวนั้น ก็ต้องตรวจสอบด้วยว่าระบบบริหารงานเอกสารนั้นพร้อมรองรับการทำงานของเครื่องสแกนเนอร์ที่มากกว่าหนึ่งเครื่องพร้อมกัน
2.การทำดัชนีของข้อความในเอกสาร
เอกสารโดยปกติแล้วคำที่จะนำมาทำเป็นดัชนีส่วนมากเป็นข้อความที่สำคัญของเอกสาร ซึ่งกำหนดคำที่จะนำมาใช้เป็นดัชนีด้วยตัวเองนั้นจะช่วยให้ภายหลังเราสามารถค้นหาเอกสารได้ง่าย แต่จะให้เวลาทำเป็นอย่างมาก ในระบบบริหารงานเอกสารจะช่วยลดขั้นตอนการทำดัชนีด้วยตัวเองโดยมีวิธีการทำดัชนีให้อัตโนมัติ ซึ่งการทำแบบนี้ได้ตัวระบบบริหารงานเอกสารนั้นจะต้องมีความสามารถในการทำ Optical Character Recognition: OCR ซึ่งขั้นตอนการทำงานของ OCR จะทำการอ่านเอกสารจากเครื่องสแกนเนอร์ แล้วนำเอกสารที่เป็นรูปภาพ ไปแปลงเป็นข้อความที่สามารถอ่านและแก้ไขได้ ซึ่งระบบบริหารงานเอกสารนั้นจะต้องมีการทำดัชนีของทุกข้อความโดยอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และลดระยะเวลาของการทำดัชนีลงไปได้
3.การจัดเรียนเอกสารในแฟ้ม
คำที่เราไว้ค้นหาหรือคำที่เรานำมาเป็นดัชนีนั้น ในระบบบริหารงานเอกสารแบบอิเลล็กทรอนิส์นั้นจะต้องมีวิธีการจำลองในการจัดเก็บให้ดูแล้วเข้าใจง่ายเพราะระบบเก็บเอกสารแบบกระดาษในออฟฟิศนั้นมีวิธีการหาแฟ้มเอกสารจากการดูว่าแฟ้มเอกสารถูกเก็บอยู่ที่ตู้ไหนและก็ไปดูต่อว่าแฟ้มเอกสารถูกเก็บอยู่ลิ้นชักไหน ซึ่งระบบการทำงานนั้นมีความคล้ายกันเพื่อให้สามารถใช้งานได้ง่าย ไม่ต้องเรียนรู้ทำความเข้าใจใหม่
4.การค้นหาเอกสาร
เอกสารที่ถูกเก็บไว้ในระบบบริหารเอกสารจะต้องมีวิธีค้นหาเอกสารต่างๆ ที่เข้าใจง่ายสำหรับผู้ใช้ ซึ่งจะมีวิธีหลายรูปแบบ เช่น การค้นหาจากข้อความ ค้นหาจากแฟ้มเอกสาร ซึ่งการค้นหาเหล่านี้มีจุดสำคัญอยู้ที่การทำดัชนี เพราะผู้ใช้ไม่ว่าใครก็ตามถ้าต้องการค้นหาเอกสารแล้วใส่คำค้นหาอะไรก็ตามลงไปจะต้องสามารถเรียกเอกสารนั้นขึ้นมาได้ ซึ่งบางครั้งการค้นหาด้วยวิธีนี้ก้ไม่ได้ช่วยให้การค้นหาเอกสารนั้นง่ายยิ่งขึ้น
บางครั้งการค้นหาเอกสารตามชื่อเอกสารหรือแฟ้มเอกสาร ก็เป็นวิธีที่ดี เพราะ เมื่อมีเอกสารจำนวนมากขึ้น การที่จะค้นหาเอกสารตามโครงสร้างที่แสดงเป็นแบบรากต้นไม้จะเป็นเรื่องที่ยาก วิธีที่จะช่วยให้การค้นหาเอกสารง่ายขึ้นควรที่จะมีเงื่อนไขให้กับการค้นหา เช่น ค้นหาเอกสารตามวันที่สร้าง ค้นหาตามรหัสของเอกสาร
5.การเข้าถึงเอกสาร
ส่วนประกอบหลักของ Document Image คือการควบคุมการเข้าถึงข้อมูลในหลายสภาวะแวดล้อมของระบบคอมพิวเตอร์ต่างคนต่างใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่แตกต่างกันจากหลายสถานที่ เพื่อที่จะทำการค้นหาข้อมูล รูปแบบของระบบ Image ควรมีการให้ผู้ใช้งานเข้าถึงข้อมูลได้ตามลำดับความสำคัญและตามความเหมาะสม โดยปราศจากการตกลงเจรจาเกี่ยวกับความลับหรือความปลอดภัย ซึ่งการทำอย่างนี้ระบบควรมีรูปแบบพื้นฐาน 2 ประการคือ
1.การใช้ได้อย่างกว้างขวาง
ระบบ Image จะต้องมีหลายทางเลือกในการเข้าถึงไฟล์ข้อมูล ระดับของการเข้าถึงข้อมูลหลากหลาย จะช่วยประหนัดในเรื่องของการเงิน และช่องเครื่อข่ายสัญญาน โดยที่มีรูปแบบการเข้าถึงง่ายๆ ก็คือผ่านคอมพิวเตอร์ทั่วไป ซึ่งระบบตัดการเอกสารจะใช้ได้เพียงในออฟฟิศเท่านั้น ผู้ใช้งานหลายๆคนสามารถที่จะนำข้อมูลออกมาใช้ในหารแลกเปลี่ยนเอกสารกัยเพื่อนร่วมงานจากสถานที่ต่างกันได้อีกด้วย ที่ใช้กันบ่อยก็คือ ผ่านแผ่น CD โน้ตบุค หรือผ่านทางอีเมล
2.ระบบความปลอดภัยที่ดี
ผู้ดูแลระบบจะต้องสามารถควบคุมว่า แฟ้มหรือเอกสารใดที่สามารถให้ผู้ใช้ทั่วไปเห็นได้ และสิทธิ์ทำอะไรกับเอกสารนั้นได้บ้าง เช่น การแก้ไข การทำสำเนา หรือการลบ
ดังนั้นระบบที่มีการเข้าถึงข้อมูลที่จะทำเอกสารพร้อมใช้ให้กับผู้มีสิทธิ์ใช้งาน จากต่างสถานที่หรือผ่าน web โดยที่ไม่ต้องพูดถึงระบบความปลอดภัยเลย
ที่มา: วัชราภรณ์ ทรัพย์เสริมศรี. (2547,มกราคม). E5ส.เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน. forquality.10(75), 55-59
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
- ตอนที่ 1 : E 5ส เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
