5S Survival ตอน กำหนดมาตรฐาน
การกำหนดมาตรฐาน หมายถึง การตราไว้ซึ่งสิ่งที่ถือเป็นเกณฑ์สำหรับเทียบกำหนดทั้งในด้านปริมาณและคุณภาพที่รับรองกันทั่วไป
ในส่วนขององค์การระหว่างประเทศว่าด้วยการมาตรฐาน International Organization for Standardization: ISO ได้ให้นิยามศัพท์คำว่า “มาตรฐาน” หมายถึง เอกสารที่จัดทำขึ้นจากการเห็นพ้องต้องกันและได้รับความเห็นชอบจากองค์การอันเป็นที่ยอมรับกันทั่วไป เอกสารดังกล่าววางกฎระเบียบแนวทางปฏิบัติ หรือลักษณะเฉพาะแห่งกิจกรรม หรือผลที่เกิดขึ้นของกิจกรรมนั้นๆ เพื่อให้เป็นหลักเกณฑ์ใช้กันทั่วไปจนเป็นปกติวิสัย โดยมุ่งให้บรรลุถึงความสำเร็จสูงสุดตามข้อกำหนดที่วางไว้
เมื่อเป็นเช่นนี้การกำหนดมาตรฐานจึงต้องมาจากการยอมรับอย่างทั่วทั้งองค์การ ถึงจะเกิดความร่วมมือร่วมใจช่วยกันปรับปรุงพัฒนาต่อไปไม่สิ้นสุด หากเกิดจากบุคคลใดบุคคลหนึ่ง คณะใดคณะหนึ่ง การให้ความร่วมมืออย่างยินยอมพร้อมใจคงจะเกิดขึ้นได้ยาก ทั้งยังก่อให้เกิดปัญหาตามมาอย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่การละเลย เพิกเฉย ไม่ปฏิบัติตาม การโต้เถียง การโต้แย้ง หรือลุกลามไปถึงการทะเลาะเบาะแว้ง เมื่อมีการตรวจติดตามผลทั้งจากตัวพื้นที่เอง หรือแม้กระทั่งคณะกรรมการ ด้วยเหตุผลที่เล็กนิดเดียวว่า ยังไม่ยอมรับในมาตรฐานที่กำหนด เพราะไม่มีส่วนร่วม หรือรับรู้ในการจัดทำ เมื่อไม่ยินยอมตั้งแต่ขั้นตอนแรกแล้วก็จะไม่เกิดการดำเนินการเพื่อให้ไปสู่มาตรฐานที่กำหนดไว้ อย่าว่าแต่จะให้รักษามาตรฐานเลย แม้แต่จะเริ่มทำก็ยังไม่อยากจะทำ ไม่ต้องคาดหวังจะให้ถึงขั้นมีการปรับปรุงยกระดับต่อไปเลย
ในการดำเนินการจริง ส4 จะเกิดได้ก็ต่อเมื่อได้มีการดำเนินการ ส1 ถึง ส3 มาได้ระยะหนึ่งแล้ว และต้องการดำรงให้สภาพของ ส1 ถึง ส3 คงอยู่ตลอดไป โดยคาดหวังว่าจะมีการยกระดับขึ้นไปเรื่อยๆ ดังนั้น มาตรฐานที่ดีจึงเกิดจากการดำเนินการของ
ส1 – สะสาง ที่สามารถระบุเฉพาะสิ่งที่จำเป็นในการใช้งาน การกำหนดระยะเวลาของงานหรือสิ่งต่างๆ เมื่อผ่าน ส1 มาได้แล้ว ต้องการให้ของที่จำเป็น หรือสิ่งที่ได้กำหนดระยะเวลาในการดำเนินงานไว้แล้ว อยู่เป็นที่เป็นทางมีความเป็นระเบียบเรียบร้อย ดูสวยงาม ไม่ระเระกะ จึงต้องกำหนดที่อยู่ให้ เป็นที่มาของมาตรฐานสะดวก เมื่อมีที่อยู่เรียบร้อยแล้ว ทำอย่างไรถึงจะดูสวยงาม สะอาด ผ่านการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ มาตรฐานสะอาดจึงเกิดตามมา แต่หากไม่มีการจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษรหรือเป็นรูปธรรมที่เห็นชัดเจน เข้าใจง่ายแล้วล่ะก็ สิ่งที่ดำเนินการมาทั้งหมดจะค่อยๆ เลือนหายไปกับกาลเวลา บางคนอาจจะเถียงว่าทำเป็นประจำจนฝังเข้าสู่สายเลือดแล้วไม่หลงลืมหรอก ก็คงต้องถามตัวเองว่า หากมีงานเร่งด่วน ด่วนมาก ด่วนพิเศษ ยังจะทำอยู่ไหม? แล้วพนักงานเข้าใหม่ล่ะ! จะสอนจะบอกได้หมดละเอียดทุกขั้นตอนไหม? แล้วถ้าไม่ใช่พนักงานเข้าใหม่แต่เป็นพนักงานที่ย้ายงาน ย้ายตำแหน่งมา จะทำได้เหมือนที่ตัวเองทำหรือเปล่า? เพียง 2-3 คำถามข้างต้นนี้ คุณคงจะตอบได้ว่า “ควร” หรือ “ไม่ควร” ในการที่จะจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษร
ข้อสำคัญต้องไม่ลืมว่า “มาตรฐาน” ไม่ใช่สิ่งที่แตะต้องไม่ได้แก้ไขไม่ได้ แต่เป็นเพียง สิ่งที่ถือเอาเป็นเกณฑ์สำหรับเทียบกำหนด เท่านั้น หาก มาตรฐาน ที่กำหนดขึ้นไม่เหมาะสม ไม่เหมาะกับยุคสมัย ก็สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเห็นชอบของผู้เกี่ยวข้อง ยกเว้นแต่การปรับเปลี่ยนจะทำให้ ตกต่ำลง แทนที่จะ ยกระดับขึ้น ก็ไม่ควรเปลี่ยน เพราะการดำเนินการใดๆต้องพัฒนาขึ้นอยู่เสมอ มีคำกล่าวที่ว่า “แค่ย่ำอยู่กับที่ ก็เท่ากับถอยหลังลงไปแล้ว” เพราะคนอื่นเขาก้าวไปข้างหน้ากันหมด
การปฏิบัติ ส1 – สะสาง ส2 – สะดวก ส3 – สะอาด เป็นประจำจนเป็นวินัยฝังในนิสัย ท้ายสุดจะได้การสร้างนิสัยอย่างถาวร ไปที่ไหนก็จะเป็นนิสัยติดตัว อย่างเช่น ที่ทำงานมีมาตรฐานในการเก็บเก้าอี้ทุกครั้งที่ลุกออกจากที่นั่ง เวลาที่เราไปที่อื่น ถ้าสังเกตให้ดีจะพบว่าเราจะเก็บเก้าอี้ที่เรานั่งทุกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นในห้องประชุม ห้องรับประทานอาหาร ลามไปถึงที่บ้านทุกคนในบ้านจึงมีวินัยไปด้วย หรือการทิ้งเศษขยะ ต้องทิ้งลงถังขยะทุกครั้ง จะเห็นว่าบางคนพอลงจากรถเมล์ตั๋วก็ปลิวว่อนอย่างนี้ไม่มี 5ส ในหัวใจแน่นอน แต่บางคนเห็นกระเป๋าเป็นที่เก็บขยะเลยเก็บอยู่อย่างนั้น จนกว่ารื้อหาของที่ต้องการไม่พบค่อยสะสาง ดังนั้นใน ส5 นี้ จึงใช้คำว่า “สร้างวินัย” แทนคำว่า “สร้างนิสัย” เพราะกว่าจะปลูกฝังจนถึงขั้นฝังเป็นนิสัยได้ต้องใช้ระยะเวลานานมาก และวัดผลค่อนข้างยาก ต้องมีโครงการตามไปดูถึงบ้านเลย
ขั้นตอนในการดำเนินการเพื่อไปสู่ มาตรฐานที่ดี ดังนี้
ขั้นที่ 1 ต้องกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษร (Documented)
ขั้นที่ 2 อบรมเพื่อให้เข้าใจในมาตรฐาน (Training)
ขั้นที่ 3 การตรวจติดตามการปฏิบัติตามมาตรฐาน (Monitoring)
ขั้นที่ 4 การจูงใจให้มีการนำมาตรฐานมาใช้งานโดยเริ่มที่ตนเอง (Motivation)
ขั้นที่ 5 มีการปรับปรุงมาตรฐานให้ดีขึ้นตลอดเวลา (Revision)
มาตรฐาน 5ส ก็เช่นเดียวกัน หากทำได้ตามนี้ รับรอง 5ส จะยั่งยืนและเบ่งบานอยู่คู่องค์การตลอดไป
ที่มา
นภาพร งามธนาคม. (2551, มิถุนายน). 5S Survival ตอนกำหนดมาตรฐาน. ForQuality.15(127), 85-86
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
