วิธีแก้ปัญหาให้ตรงจุด

              ต้องยอมรับว่า E-Mail ถือเป็นช่องทางที่สามารถติดต่อสื่อสารกันได้สะดวกรวดเร็ว และประหยัดสำหรับการสื่อสารระหว่างคุณกับลูกค้าของคุณ หลาย ๆ เว็บไซต์มีบริการรับข่าวสารทางอีเมล์ (Mailing List) หรือ มีการส่งข่าวสารต่าง ๆ ให้กับลูกค้าของคุณทางอีเมล์ ซึ่งบางครั้งคุณมีอีเมล์ลูกค้าเก็บเอาไว้เป็นจำนวนมาก และเก็บเอาไว้เป็นเวลานานแล้ว อาจจะเกิดปัญหาเรื่อง รายชื่ออีเมล์ลูกค้าของคุณไม่อัพเดท ไม่ถูกต้อง ซึ่งจะทำให้คุณไม่สามารถติดต่อสื่อสารกับลูกค้าของคุณได้ ดังนั้นการดูแลและอัพเดทข้อมูลอีเมล์ของลูกค้าของคุณจึงเป็นสิ่งที่คุณควรจะทำเป็นประจำ เมื่อถึงเวลาช่วงหนึ่งแล้ว

ปัญหาของการเก็บรายชื่ออีเมล์ลูกค้า

           ทุกวันนี้ เมื่อข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงไปตลอดเวลา การเก็บข้อมูลของลูกค้าของคุณก็จะมีการเปลี่ยนแปลงไปตลอดเวลาเช่นกัน โดยปัญหาส่วนใหญ่ที่มักจะเกิดขึ้นกับการเก็บข้อมุลอีเมล์ลูกค้าได้แก่

• ใส่อีเมล์มาผิดรูปแบบ
   มีหลายๆ ครั้งที่ลูกค้าของคุณอาจจะใส่ อีเมล์มาผิดรูปแบบ หรือมีการใส่อีเมล์มั่วเข้ามา เช่น asdf@asdf.com หรือแม้แต่การกลั่นแกล้งใส่อีเมล์ของคุณอื่นแทน เช่น billg@microsoft.com
  
  
•  อีเมล์เก่าไม่ได้ใช้แล้ว
   มีหลายๆ คนมักเปลี่ยนอีเมล์ของตนเองเป็นประจำ บางคนมีอีเมล์ 3-4 อีเมล์ และหลายๆ คนมักจะเปลี่ยนอีเมล์เมื่อ มีการเปลี่ยนงาน, เปลี่ยนผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต (ISP) ซึ่งจะทำให้การส่งอีเมล์จากคุณไม่สามารถส่งไปถึงลูกค้าได้  
  
  
• ข้อมูล อีเมล์ไม่ครบ หรือพิมพ์ผิด
   มีหลายๆ ครั้งที่ลูกค้าของคุณใส่ข้อมูลอีเมล์มาไม่ครบ เช่น pwoot@hotmail ซึ่งลืมใส่ .com ตามหลัง หรือบางทีอาจจะพิมพ์ผิด เป็น pwoot@hotmial.cmo ซึ่งก็จะทำให้คุณไม่สามารถส่งอีเมล์หาได้
  
  
• ปัญหาอีเมล์ซ้ำ (Duplicates List)
   ลูกค้าอาจจะมีการส่งข้อมูลรายชื่ออีเมล์เข้ามาหลายครั้ง แต่ระบบของคุณอาจจะไม่ได้เช็กว่ามีการซ้ำกันของอีเมล์ ซึ่งจะทำให้เวลาคุณส่งอีเมล์หาลูกค้าท่านนั้น อาจจะมีการส่งซ้ำๆ กันหลายๆ อีเมล์ ซึ่งอาจจะสร้างความไม่พอใจให้กับลูกค้า อีกทั้งยังจะดูเป็นการส่งสแปมอีเมล์อีกด้วย
  
  
• ส่งไปแล้วแต่ไม่ถึงลูกค้า
   มีหลายๆ ที่คุณส่งอีเมล์ไปหาลูกค้าของคุณแล้ว แต่อิเมล์ของคุณ ไม่สามารถส่งเข้าถึงกล่องอีเมล์ของลูกค้าของคุณได้ ในหลายๆ สาเหตุ เช่น
  
  
  • อีเมล์ของคุณมีลักษณะรูปแบบเหมือนอีเมล์สแปม
    ทำให้ผู้ให้บริการอีเมล์ (ส่วนใหญ่จะเกิดกับผู้ใช้ Hotmail.com, Yahoo.com) กันไม่ให้อีเมล์ของคุณสามารถส่งเข้าไปหาลูกค้าซึ่งใช้บริการอีเมล์เหล่านั้นอยู่ได้ ซึ่งเว็บเหล่านี้มักจะมีระบบคอยตรวจเช็กและป้องกันการส่งเมล์เข้ามาอย่างเข็มงวด
    
    
  • โดเมนหรือโฮสต์ของคุณ ติดอยู่ในเครือข่ายของการเป็นผู้สแปม
    ทำให้โดเมนของคุณไม่สามารถส่งอีเมล์หาใครได้เลย สามารถเช็กได้ว่า โดเมนของคุณติดในเครือข่ายสแปมได้ที่ www.dnsstuff.com (เลือกที่ Spam database lookup)
    

วิธีการแก้ปัญหา

• คอยติดตามดูการส่ง email ไปหาทุกๆ รายชื่อ และหากพบว่า รายชื่อที่ถูกส่งไปมีการถูกตีกลับ หรือ ส่งไปหลายๆ ครั้งแล้วไม่มีการเปิดอ่าน (มีซอฟแวร์หลายๆ ตัวคอยช่วยเช็กว่า ลูกค้าเปิดอ่านอีเมล์หรือไม่ เช่น www.constantcontact.com) คุณก็สามารถนับว่า อีเมล์ฉบับนั้นเป็นอีเมล์ที่ "ตาย" ไปแล้วได้เลย
  
  
• พยายามเช็กการซ้ำกันของอีเมล์ หากมีการซ้ำให้ทำการลบออก
  
  
• ตรวจสอบรูปแบบของอีเมล์ในระบบทั้งหมดว่า มีรูปแบบฟอร์แม็ตที่ถูกต้อง และมีการสะกดที่ถูกต้อง
  
  
•  ควรตรวจและเช็กทุกครั้งที่มีการส่งอีเมล์ออกไปว่า มีอีเมล์ฉบับไดถูกตีกลับ ส่งไม่ถึง หรือมีปัญหา และนำข้อมูลเหล่านั้นกลับมาอัพเดทข้อมูลอีเมล์ทั้งหมดในระบบ
  
  
• สร้างรูปแบบของโปรแกรมหรือระบบในการเก็บข้อมุลอีเมล์ของลูกค้าให้ดี โดยมีการเช็กข้อมูลอีเมล์ของลูกค้าก่อนว่า มีความถูกต้องและไม่ซ้ำกับรายชื่อเดิมที่มีอยู่ ซึ่งจะช่วยลดปัญหาต่าง ๆ ลงไปได้เยอะ
  
  
• มีการติดตามและสอบถามลูกค้า เป็นช่วง ๆ ว่าข้อมูลต่างๆ ของลูกค้าของคุณมีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ หากมีการเปลี่ยนแปลงก็ให้ลูกค้าสามารถเปลี่ยนแปลงได้ทันที
  
  
• พยายามปรับรูปแบบของเนื้อหาอีเมล์ให้มีรูปแบบที่ ไม่เหมือนกับ อีเมล์ที่มักจะเป็นสแปม 
  
  
• หากโดเมนหรือโฮสต์ของท่านติดในเครื่อข่ายสแปม ให้ทำการ อีเมล์ติดต่อไปยังผู้ที่บล๊อกอีเมล์ของท่าน และชี้แจงถึงปัญหาของท่าน (ส่วนใหญ่จะมีการปลดให้)

             ทั้งหมดนี้เป็นวิธีการที่จะช่วยทำให้การติดต่อระหว่างคุณกับลุกค้าของคุณผ่านทางอีเมล์ ได้ผลลัพภ์ที่ดีมากขึ้น แต่ทั้งนี้และทั้งนั้น ในการส่งอีเมล์หาลูกค้าของคุณในแต่ละครั้ง จะต้องระมัดระวังและเคารพสิทธิความเป็นส่วนตัวของผู้รับด้วย และต้องมีจรรยาบรรณในการรักษาข้อมูลของลูกค้าให้ดี เพราะข้อมูลของลูกค้าถือเป็นสมบัติที่คุณต้องรักษาเอาไว้ให้ดีอย่างยิ่ง สำหรับในการทำธุรกิจทุกประเภท

Pawoot P.    24/10/06