การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ : กลยุทธ์เพื่อความสำเร็จ
(Electronic Data Interchange (EDI) : Strategy for Successful)
ด้วยสภาวการณ์ทางธุรกิจที่ต้องแข่งขันบริษัทหรือองค์กรจึงต้องปรับตัวให้ทันต่อสถานการณ์อยู่เสมอ การนำเทคโนโลยีต่างๆเข้ามาใช้จึงมีความสำคัญอย่างมากในการอยู่รอดขององค์กร การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เป็นกลยุทธ์การสื่อสารอีกประเภทหนึ่ง ซึ่งหลายองค์กรได้นำมาใช้ ทำให้การสื่อสารสะดวกรวดเร็ว ประหยัดงบประมาณในของกระดาษและการขนส่ง
EDI ย่อมาจาก "Electronic Data Interchange" คือ การแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจระหว่างบริษัทคู่ค้าในรูปแบบมาตรฐานสากลจากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่งโดยผ่านระบบ Extranet และ Internet โดยระบบ EDI จะมีองค์ประกอบที่สำคัญอยู่ 2 อย่างคือ การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทนเอกสารที่เป็นกระดาษ และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ต้องอยู่ในรูปแบบมาตรฐานสากล ด้วยสององค์ประกอบนี้ทำให้ทุกธุรกิจสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารกันได้ทั่วโลก
ทุกธุรกิจที่มีการใช้เอกสารจำนวนมากและทำเป็นประจำๆโดยมีขั้นตอนซ้ำๆ แต่ต้องการความถูกต้องแม่นยำของข้อมูลเหมาะที่จะนำระบบ EDI มาใช้งาน เช่นธุรกิจค้าส่งและค้าปลีกอย่างร้านเซเว่นอีเลฟเว่นที่ต้องมีการสั่งซื้อสินค้าเป็นประจำๆ ธุรกิจการค้าระหว่างประเทศ ธุรกิจขนส่งหรือธุรกิจอุตสาหกรรมที่ต้องสั่งซื้อวัตถุดิบ การใช้ระบบเอกสารกระดาษแบบเดิมจะทำให้เกิดความวุ่นวายอย่างมากเลยคะ เนื่องจากเอกสารจำนวนมากจะความล่าช้าในการส่งเอกสาร ตรวจสอบเอกสารและความเสี่ยงที่จะเกิดความผิดพลาดของข้อมูลซึ่งอาจจะทำให้เกิดความเสียหายอย่างมากต่อองค์กรธุรกิจของเรา รวมทั้งเสียค่าใช้จ่ายในเรื่องของส่งFAXเอกสารเป็นจำนวนมาก ส่วนฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับระบบ EDI มักจะเป็นฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายคลังสินค้า
ขั้นตอนการทำงานของระบบ EDI เมื่อเปรียบเทียบกับระบบที่ใช้กระดาษแบบเดิม
1. ลูกค้าดูดูรายละเอียดสินค้า และทำการสั่งสินค้าแบบออนไลน์
3.Pick-up ผู้ขายใช้ซอฟต์แวร์ EDI ดึงข้อมูลจากเมล์บล็อกซ์แล้วแปลงให้อยู่ในรูปแบบของระบบจัดซื้อ แล้วทำการส่งสินค้าแก่ลูกค้า
4.ลูกค้าได้รับสินค้าภายในเวลาอันรวดเร็ว
การทำงานเหล่านี้จะทำงานได้ดี สมบูรณ์แบบและมีความปลอดของข้อมูลเมื่อใช้งานร่วมกับระบบ SSL Security Encryption ,ระบบ Database management และระบบ Electronic fund transfer
ระบบ EDI จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรในด้าน
Q คือ เป็นการปรับปรุงความสามารถเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้มากขึ้น เสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรที่เราติดต่อหรือลูกค้าให้แน่นแฟ้มในห่วงโซ่อุปทาน เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลการปฏิบัติงานในองค์กร คือลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลของบุคลากร ทำให้ข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้น
C คือ ลดค่าใช่จ่ายในการจัดส่งเอกสารทางไปรษณีย์ พนักงานส่งเอกสารหรือการส่งแฟ็ก ลดค่าใช้จ่ายจากการใช้กระดาษ และลดการทำงานของบุคลากร ลดต้นทุนการบริหารระบบสินค้าคงคลังซึ่งล้วนแต่มีต้นทุนที่สูง
D คือ เพิ่มความสามารถในการแข่งขันขององค์กร คือเกิดประสิทธิภาพด้านเวลาในการปฏิบัติงาน ประหยัดเวลาในการติดต่อ รวดเร็วในการทำธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาวะการแข่งขันที่สูงขึ้น
M คือ ในเรื่องของการลดต้นทุนเพื่อนำเงินไปลงทุนในด้านอื่นๆ บริษัทสามารถบริหารจัดการเงินสดได้ดีขึ้น และช่วยลดจำนวนเงินทุนหมุนเวียนที่จำเป็นต้องใช้ ความรวดเร็วคล่องตัวที่สำคัญแทนยังลดการทำงานของบุคลากร ทำให้สามารถใช้เวลาในการปฏิบัติงานอื่นที่เพิ่มมูลค่าแก่องค์กรได้มากขึ้นหรือไปทำงานที่มีความสำคัญต่อนโยบายขององค์กรแทน ทำให้เกิดความได้เปรียบต่อผู้แข่งขันเป็นประโยชน์ได้อย่างมากมายให้กับองค์กันเลยทีเดียวคะ
อ้างอิงแหล่งที่มา:
http://www.perfectfit.net/Product/ASN.html
http://wiki.nectec.or.th/dpu/CC613Students/Ecustom
http://www.bestwitted.com/?p=369
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
