สะสาง

การทำกิจกรรม 5ส

5ส เป็นกิจกรรมปรับปรุงของพนักงานด้วยตนเองอย่างหนึ่งได้แก่การดำเนินการ สะสาง สะดวก สะอาด สร้างมาตรฐานและสร้างนิสัย ในสถานที่ทำงานของตนเองทำให้บริษัทมีพนักงานที่มีระเบียบวินัย จากจิตสำนึกของเขาเอง สถานที่ทำงานสะอาด เป็นระเบียบ สวยงาม ลดความสูญเปล่าในการทำงาน ปลอดภัย คุณภาพของงานและคุณภาพสินค้าดีขึ้น

5ส เป็นการนำ 5s ซึ่งเป็นอักษรตัวหน้าของคำภาษาอังกฤษที่เขียนตามการออกเสียงในภาษา

ญี่ปุ่นมาใช้เพื่อให้สามารถจดจำได้ง่ายจึงกลายมาเป็น คำว่า 5ส ตามลำดับดังนี้

S1 : SEIRI : สะสาง : ส1

S2 : SEITON : สะดวก : ส2

S3 : SEISO : สะอาด : ส3

S4 : SEIKETSU : สร้างมาตรฐาน : ส4

S5 : SHITSUKE : สร้างนิสัย : ส5

ญี่ปุ่นได้นำ ส.แต่ละตัวไปใช้และพัฒนาอย่างจริงจังโดยจัดทำให้เป็นระบบมีการกำหนดขั้นตอนในการดำเนินกิจกรรม มีการติดตามผลงานและมีวิธีการควบคุมให้เกิดความยั่งยืน จึงได้รับความนิยมและเผยแพร่

ไปทั่วประเทศญี่ปุ่น

5ส. เป็นปัจจัยพื้นฐานในการบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพนับเป็นเครื่องมือตัวแรกที่ถูกนำมาใช้โดยกำหนดให้ ส1 ,ส2 ,ส3 เป็นการจัดการในเรื่องของวัตถุสิ่งของเครื่องใช้ และสถานที่ ส่วน ส4 และ ส5 เป็นการจัดการเรื่องของคน โดยมีเป้าหมายให้สถานที่ทำงานสะอาด เป็นระเบียบเรียบร้อย ลดความสูญเปล่าในการทำงาน สินค้ามีคุณภาพดี เป็นที่ประทับใจของลูกค้าตลอดไป

กิจกรรม 5ส นั้น ส.ทุกตัวจะถูกกำหนดคำนิยามไว้เพื่อให้เกิดความรู้ความเข้าใจ และนำไปสู่การปฏิบัติได้อย่างถูกต้องดังนี้

โดยกำหนดขั้นตอนไว้ 3 ขั้นตอนประกอบด้วย

(1)สำรวจ

(2) แยก

(3)ขจัด

ส2 : สะดวก คือการจัดวางหรือจัดเก็บสิ่งของต่างๆในสถานที่ทำงานอย่างเป็นระบบเพื่อความสะดวก

ปลอดภัยและคงไว้ซึ่งคุณภาพประสิทธิภาพในการทำงาน

โดยกำหนดขั้นตอนไว้ 4 ขั้นตอนประกอบด้วย

1. กำหนดของที่จำเป็น
2. แบ่งหมวดหมู่
3. จัดเก็บให้เป็นระบบมีระเบียบ
4. ของใช้บ่อยอยู่ใกล้นานๆใช้อยู่ไกล

ส3 : สะอาด คือการทำความสะอาด(ปัด กวาด เช็ด ถู) เครื่องมือ เครื่องจักร อุปกรณ์ สถานที่และใช้

เป็นการตรวจสอบและบำรุงรักษาไปด้วย

โดยกำหนดขั้นตอนไว้ 4 ขั้นตอนประกอบด้วย

1. กำหนดพื้นที่รับผิดชอบ
2. ขจัดต้นเหตุของความสกปรก
3. ทำความสะอาดแม้แต่จุดเล็กๆ
4. ปัด กวาด เช็ด ถู พื้นให้สะอาด

ส4 : สร้างมาตรฐานคือการรักษามาตรฐานของความเป็นระเบียบเรียบร้อยให้คงอยู่ตลอดไป

ส5 : สร้างนิสัย คือการสร้างนิสัยในการมีจิตสำนึก ทัศนคติที่ดีในการปฏิบัติงานตามระเบียบและข้อบังคับอย่างเคร่งครัดรวมทั้งอบรมให้พนักงานรู้จักค้นคว้า และปรับปรุงสถานที่ทำงาน

5ส จึงมีคุณค่าในการพัฒนาคนให้ปฏิบัติกิจกรรมจนเกิดเป็นนิสัยที่ดีมีวินัย อันเป็นรากฐานของระบบคุณภาพเพราะเป็นกิจกรรมที่ฝึกให้ทุกคนร่วมกันคิด ร่วมกันทำเป็นทีม ค่อยเป็นค่อยไปไม่ยุ่งยาก ไม่รู้สึกว่าการปฏิบัติงานอย่างมีระเบียบวินัยเป็นภาระเพิ่มขึ้นอีกต่อไป

ก่อนลงมือทำกิจกรรม 5ส สิ่งที่ควรทำก่อนอันดับแรกคือ การถ่ายภาพบริเวณพื้นที่ทำกิจกรรมทั้งหมด ซึ่งจะมีประโยชน์อย่างมากสำหรับนำมาเปรียบเทียบเมื่อทำกิจกรรม 5ส ถึงจุดอิ่มตัวแล้ว การทำกิจกรรม 5สจะต้องเริ่มต้นด้วยการสะสางก่อนด่านนี้มีความสำคัญมากถ้าทำแบบไม่เอาจริงเอาจังเท่าที่ควรด่านต่อไปมีปัญหาแน่นอนโอกาสสำเร็จก็ยิ่งห่างไกลออกไปอีกดังนั้นเรามาดูกันซิว่าจะทำอย่างไร

การขจัดสิ่งของที่ไม่จำเป็นต้องใช้ (สะสาง)

1.ให้ค้นหาสิ่งของที่ไม่จำเป็นต้องใช้

- ในโรงงานส่วนใหญ่จะมีของไม่จำเป็นต้องใช้อยู่มาก

2.อะไรบ้างที่เราต้องติดป้ายแดงหรือ Red tag( เครื่องมือทำสะสาง )

• ทุกสิ่งทุกอย่างที่ไม่จำเป็นต้องใช้
• ในโรงงานหมายถึง คลังสินค้า, เครื่องจักร, อุปกรณ์, ชั้นเก็บสิ่งของ
• ในแผนกธุรการจะรวมทั้งเอกสาร เครื่องเขียน และเครื่องใช้สำนักงาน
• อย่างไรก็ตามไม่เคยทำป้ายแดงใช้กับบุคคล

3.มาตรฐานการตัดสินใจติดป้ายแดง

• การใช้แบบฟุ่มเฟือย, สุรุ่ยสุร่าย เป็นการสร้างปัญหาให้เกิดขึ้น ถ้าไม่จัดการสิ่งเหล่านี้อาจจะสายเกินไป
• เป็นเรื่องธรรมดาที่จะต้องคิดจัดการกับสิ่งของที่ไม่จำเป็นต้องใช้ไม่ว่าจะเป็นที่บ้านหรือโรงงาน
• สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือมาตรฐานการตัดสินใจว่าอะไรจำเป็นและอะไรไม่จำเป็น

4.การจัดทำป้ายแดง

• ป้ายเป็นสีแดงและเขียนเกี่ยวกับสิ่งของสกปรกรกรุงรังของโรงงาน
• คำนึงถึงความปลอดภัย
• วัสดุทุกชนิดที่มีวัตถุประสงค์การใช้อีกยาวนานเป็นสิ่งที่น่าเอาใจใส่ด้วย

5.การติดป้ายแดง

• พนักงานจะติดป้ายแดงสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำงานในพื้นที่ปฏิบัติงาน
• ติดป้ายแดงไว้เมื่อไม่แน่ใจ

6.การแก้ไข และวัดผล

• ทำไมจึงติดป้ายแดง และตกลงใจที่จะจัดการแก้ไขอย่างเหมาะสม

เห็นการแผลงฤทธ์ของป้ายแดงแรงฤทธ์หรือยังถ้าทำกันอย่างจริงจังนี่บางบริษัทรถบรรทุก 18 ล้อไม่พอขนและจะพบว่ามีพื้นที่เหลือใช้อยู่อีกมากพอที่จะทำอะไรได้ไม่ต้องสร้างเพิ่ม การทำสะสางอาจจะทำไปพร้อมๆกับการทำความสะอาดครั้งใหญ่ ( Big Cleaning Day ) ก็ได้จะเห็นผลชัดเจนมากแต่จะต้องยอมเสียเวลา 1 วันทำงานหรือยอมสละวันหยุดเพื่อทำกิจกรรมให้องค์การในวันเสาร์ 1 วันก็จะเห็นน้ำใจของพนักงานเพื่ออนาคตขององค์การและของตัวเองด้วย

เมื่อทุกหน่วยงานทุกพื้นที่ในองค์การทำกิจกรรมสะสาง(ส1) ได้อย่างมีประสิทธิภาพการทำกิจกรรมสะดวก (ส2) ก็จะทำได้ง่ายขึ้นไม่ต้องเก็บของที่ไม่จำเป็นต้องใช้อยู่ในพื้นที่ แต่ต้องไม่นำสิ่งของที่ไม่จำเป็นต้องใช้เข้ามาในพื้นที่อีกหรือถ้าจำเป็นก็ให้ขจัดออกไปอย่างรวดเร็วเมื่อทำงานเสร็จแล้วอย่ารีรอกับการขจัดทิ้งอย่างเด็ดขาดมิฉนั้นจะกลับเข้ามาสู่สภาพเดิมอีกถ้าปฏิบัติอย่างนี้ได้ความสำเร็จก็มองเห็นชัดขึ้นเป็นระยะๆใช่ใหม ?

เอาไว้ครั้งต่อไปเราค่อยคุยกันเรื่อง ส2. ต่อหรือยังติดใจสงสัยการทำ ส1.อีกก็เขียนมาคุยกันได้นะ ครับ.........

พยัพ มาลัยศรี

ที่ปรึกษาอุตสาหกรรม สสท.

ฝ่ายวินิจฉัยและให้คำปรึกษาสถานประกอบการ