บ่อยครั้งที่มีเพื่อนร่วมงานเดินมาบ่นเรื่องปัญหาเอกสารสูญหายระหว่างทาง และเอกสารล่าช้า ไม่รู้ว่าค้างอยู่ที่หน่วยงานใดให้ผู้เขียนฟัง รวมทั้งตัวผู้เขียนเองก็เคยประสบกับปัญหาดังกล่าว ซึ่งสร้างความหงุดหงิดใจไม่น้อย และบ้างครั้งก่อให้เกิดความขัดแย้งระหว่างหน่วยงาน จนเกิดการตั้งสมญานามไปต่าง ๆ นา ๆ ว่า หน่วยงานลับแลบ้าง หน่วยงานดองเค็มบ้าง ประมาณว่าถ้ามีการส่งเอกสารผ่านไปยังหน่วยงานนี้ มีความเสี่ยงสูงว่าเอกสารจะคงค้าง หรือ สูญหาย 99% ผู้ส่งเอกสารจะต้องเกาะติดมิให้คลาดสายตาแม้แต่วินาที ไม่อย่างนั้นต้องเริ่มทำเอกสารกันใหม่เลยทีเดียว
ผู้เขียนขอแนะนำวิธีแก้ปัญหา โดยให้ทำลายแทงเส้นทางการเดินของเอกสาร หรือแบบฟอร์มไว้บนขอบล่างของเอกสารนั้น ๆ ซึ่งโดยปกติจะมีที่ว่างเหลืออยู่ ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ส่ง และ ผู้รับเอกสารทราบว่าเอกสารดังกล่าว หลังจากที่ดำเนินการแล้วเสร็จ จะต้องถูกส่งต่อไปยังบุคคลใด หรือหน่วยงานใด เพื่อดำเนินการในขั้นต่อไป ถ้าจะให้ดีที่สุดจะต้องระบุระยะเวลาในแต่ละช่วงการเดินทางด้วย เพื่อป้องกันปัญหาการคงค้างของเอกสาร นอกจากนี้ยังสามารถ tracking ได้ว่าเอกสาร ณ เวลานี้จะอยู่ที่หน่วยงานใด ทำให้ผู้ส่งต้นเรื่องสามารถตามหาเอกสารของตนเองได้
วิธีการเขียนลายแทงก็ คือการเขียนกระบวนการแบบฉบับย่อ โดยมีรายละเอียดดังนี้
หมายเลข 1 คือ ชื่อหน่วยงาน หรือชื่อตำแหน่งผู้รับผิดชอบ
หมายเลข 2 คือ รายละเอียดการปฏิบัติงานแบบย่อ ๆ เข้าใจง่าย
หมายเลข 3 คือ จำนวนวันที่ดำเนินการ (KPIs)
เทคนิคง่าย ๆ แค่นี้ก็สามารถลดปัญหาดังกล่าวได้ เพราะว่าผู้เขียนก็ใช้วิธีการนี้ในการออกแบบแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ใช้กันภายในบริษัท
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
