พอดีกับที่ต้องทำงานในเรื่องการจัดโครงสร้างองค์การเสียใหม่ เพื่อให้สอดรับกับการปรับระบบการบริหารงานในภาพรวม สิ่งที่ผมจะต้องทำเรื่องหนึ่งคือการสร้างความเข้าใจและทบทวนความสำคัญและความจำเป็นของการจัดและออกแบบโครงสร้างองค์การ
คำถามแรกที่ผมได้รับจากหัวหน้างาน จนถึงผู้จัดการฝ่ายหลายท่าน ในลักษณะที่อยากให้เคลียร์ก็คือ โครงสร้างองค์การนั้น สำคัญอย่างไร
ผมขอตอบจากทัศนะของนักวิชาการหลายท่าน ประกอบความเห็นส่วนตัว และขอนำมาแชร์ท่านผู้อ่านดังนี้ครับ
ในการบริหารงานขององค์การไม่ว่าจะเป็นองค์การภาครัฐ หรือภาคเอกชนที่มุ่งแสวงหาผลกำไรจากการประกอบการ ต่างมุ่งหมายให้เกิดผลการดำเนินงานที่จะสามารถตอบสนองต่อความต้องการของผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกฝ่าย อันจำเป็นอยู่เองที่องค์การจะต้องมีระบบของการบริหารจัดการทั้งตัวระบบงานและ คน ซึ่งจัดว่าเป็นทรัพยากรทางการบริหารที่มีคุณค่ามากที่สุดสำหรับองค์การ นั่นเองครับ
และเพื่อให้ระบบงานเป็นไปได้ด้วยดี เกิดประสิทธิภาพ และประสิทธิผลของงานเมื่อเทียบกับทรัพยากรที่ใช้และเป้าหมายที่องค์การต้องการ องค์การจำเป็นที่จะต้องออกแบบโครงสร้างองค์การเพื่อรองรับระบบงานที่สามารถทำให้การทำงานเกิดประสิทธิภาพ ควบคู่กันสมาชิกทุกคนในองค์การมีสภาพชีวิตของการทำงานที่ดี
โครงสร้างองค์การ จัดได้ว่าเป็นงานทางการบริหารอันหนึ่งที่สำคัญของผู้บริหาร และมันก็เป็นสิ่งสำคัญในการสร้างอิทธิพลต่อพฤติกรรมของคน และกลุ่มคนภายในองค์การ ซึ่งอิทธิพลที่สร้างขึ้นนั้น ส่วนใหญ่เกิดจากวัตถุประสงค์ในการควบคุม (Control) โดยการถูกควบคุมนั้นมาจากลักษณะของงาน ที่ได้ออกแบบไว้ภายในโครงสร้างองค์การ ทั้งนี้ เป็นเพราะพนักงานทุกคนในองค์การไม่สามารถไปทำงานประจำวัน เพื่อทำในสิ่งที่อยากจะทำตามอำเภอใจได้ แต่จะต้องถูกควบคุมให้ปฏิบัติตามความต้องการขององค์การ หรือตามเหตุผลที่องค์การจ่ายค่าตอบแทนให้ ดังนั้น งานและคำบรรยายลักษณะงาน จึงเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดในการควบคุมพฤติกรรมคนภายในองค์การ
โดยทั่วไปนั้น องค์การทุกองค์การ จะมีการจัดกลุ่มของงานเข้าด้วยกันเป็นหน่วยงานและยุทธศาสตร์ในการจัดกลุ่มงานนี้เอง ที่ทำให้เกิดโครงสร้างและลักษณะองค์การ ที่แตกต่างกัน ซึ่งมักจะมีการแสดงการจัดกลุ่มนั้นๆ ไว้ด้วยผังองค์การ (Organization Chart) ซึ่งหากองค์การมีขนาดเล็กมาก อาจจะไม่จำเป็นต้องมีผังองค์การเลยก็ได้ ตราบที่ทุกคนในองค์การรู้ว่า จะต้องทำอะไรกับใครภายในองค์การ และภายในโครงสร้างองค์การนั้นเอง ก็จะประกอบไปด้วยกิจกรรมหลากหลายที่มีการปฏิสัมพันธ์ระหว่างงาน หรือกลุ่มงาน เราอาจจะกล่าวได้ว่า กิจกรรมที่เกิดขึ้นภายในโครงสร้างองค์การทั้งหลายนั้นซ้ำซากจำเจ ทำให้เกิดกระบวนการทำงาน (Process) ที่สามารถรับรู้และกำหนดได้อย่างชัดเจน เช่น เรามาทำงานตั้งแต่ 9 โมงเช้า มาที่โต๊ะทำงานตัวเดิม ทำงานอย่างเดิมเหมือนเดิมทุกๆ วัน สนทนากับกลุ่มคนกลุ่มเดิม ได้รับข้อมูลจากแห่งเดิม เป็นต้น แต่ในทางกลับกัน หากปราศจากการทำงานเช่นนี้แล้ว องค์การก็จะไม่ได้งานตามที่ต้องการ และไม่มีความเป็นองค์การเช่นกัน
โครงสร้างองค์การนั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องได้รับการออกแบบโดย ผู้บริหารร่วมกับกรรมการ หรือเจ้าของ (ผู้ประกอบการ) อย่างเหมาะสม ซึ่งเมื่อออกแบบแล้ว ผู้บริหารย่อมจะสามารถ ใช้การออกแบบโครงสร้างองค์การมาเป็นสื่อกลางในการสื่อสาร สร้างคำอธิบายให้กับคนในองค์การให้ได้เข้าใจในระดับเดียวกัน นำไปสู่การสร้างหรือหล่อหลอมในเรื่องของค่านิยมร่วมและกำหนดพฤติกรรม รวมถึงการสร้างให้เกิดพันธะด้านจิตใจ ที่เรียกว่า engagement ระหว่างคนในองค์การกับองค์การ ซึ่งจะต้องสอดคล้องกับยุทธศาสตร์และวัฒนธรรมองค์การ ซึ่งในกระบวนการออกแบบโครงสร้างองค์การนั้น อาจจะสามารถเริ่มจากการหวนกลับไปดูอุดมการณ์ขององค์การ ซึ่งประกอบด้วยค่านิยมร่วม และเหตุผลที่องค์การนั้นเกิดมาในสังคม และต่อจากนั้นจะต้องทำความชัดเจนในส่วนของเป้ายุทธศาสตร์ปัจจัยสู่ความสำเร็จขององค์การ
การที่จะปรับเปลี่ยนโครงสร้างขององค์การ เราจึงต้องพิจารณาหลายเรื่องประกอบกันทั้งวัฒนธรรมในการทำงานขององค์กร เทคโนโลยีที่จะนำเข้ามาใช้ในองค์กร สภาพแวดล้อมในธุรกิจการค้า และความผันผวนต่างๆ ในสังคมที่อาจจะต้องพบเจอ การรับรู้ข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้ จะช่วยให้เราสามารถออกแบบการปรับปรุงโครงสร้างองค์การได้เหมาะสมครับ
โดยธรรมดาแล้ว องค์การจะอยู่ตามสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ จะไม่สามารถอยู่รอดได้ด้วยการทำตามระบบควบคุมและแผนงานที่ตายตัว ซึ่งการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมจะทำให้องค์การจำเป็นต้องมีความยืดหยุ่นอยู่เสมอ ในกรณีนี้ โครงสร้างองค์การจะมีความสำคัญน้อยกว่าค่านิยมร่วมและพฤติกรรมของคนในองค์การ ซึ่งจะมีความยืดหยุ่นมากกว่าในกรณีแรก ดังนั้น ผู้บริหารจำเป็นที่จะต้องรู้ และเข้าใจว่า เขาเป็นผู้ที่กำหนดพฤติกรรมของคนในองค์การ โดยใช้สื่อที่ประกอบด้วย ผังองค์การ คำบรรยายลักษณะงาน กระบวนการทำงาน และกลไกการประสานงานกันระหว่างงานด้วยกัน รวมถึงสภาพแวดล้อมขององค์การนั้นๆ ที่จะเป็นตัวกำหนดความยืดหยุ่นในการควบคุมพฤติกรรมคน ซึ่งหากผู้บริหารองค์การมีจิตสำนึกในเรื่องของงานบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างจริงจัง ก็จะสามารถควบคุมพฤติกรรมคนในองค์การให้ไปในทิศทางที่ต้องการเดียวกันได้เป็นอย่างดี
และแน่นอนครับ องค์ประกอบต่าง ๆ เหล่านี้ ส่งผลต่อไปถึงพฤติกรรมของคนในองค์กรด้วยไม่มากก็น้อย ในทางปฏิบัติของการจัดโครงสร้างองค์การ หากเราต้องการให้การปรับเปลี่ยนเกิดขึ้นอย่างบูรณาการทั้งองค์การ ผู้รู้ท่านบอกว่า เราจะต้องกำหนดการปรับเปลี่ยนนั้นโดยผู้บริหาร จากระดับโครงสร้างองค์กร ซึ่งเป็นภาพใหญ่เสียก่อน แล้วย่อยลงมาในระดับของยุทธศาสตร์และเรื่องของการปลูกฝังค่านิยมร่วม หรือาจจะเป็นวัฒนธรรมองค์การ เพื่อให้เกิดวัฒนธรรมการทำงานที่พึงประสงค์ พร้อมทั้งกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของทุกงานในระดับนี้
ระดับนี้เองครับ ที่เป็นเรื่องที่ใหญ่มาก และต้องได้รับการออกแบบอย่างเหมาะสม
ในเรื่องการออกแบบตัวงานต่าง ๆ มองในเชิงกลยุทธ์แล้ว มักจะประกอบไปด้วย การกำหนดวัตถุประสงค์ของงานที่จำเป็นจะต้องสอดคล้องกับยุทธศาสตร์ และเป้าหมายทางธุรกิจ ต่อจากนั้นจึงทำการกำหนดระดับของความเฉพาะด้านของงาน หน้าที่ความรับผิดชอบของงาน อำนาจการตัดสินใจที่มีตามขอบเขตความรับผิดชอบ รวมตลอดจนถึงวัฒนธรรมการทำงาน และต่อเชื่อมไปยังการกำหนดคุณสมบัติของคนที่จะมาปฏิบัติงานนั้น
ต่อจากนั้น เพื่อให้การจัดโครงสร้างองค์การสมบูรณ์มากขึ้น ผู้บริหารจะกำหนดจำนวนงานที่จะรายงานตรงต่อผู้บังคับบัญชาแต่ละคน เรียกว่า สร้างสายการบังคับบัญชาขึ้นมา ซึ่งก็มักจะขึ้นอยู่กับลักษณะของงานว่า ต้องการการปฏิสัมพันธ์กันระหว่างนายกับลูกน้องมากน้อยแค่ไหน และเราใช้ระบบอะไรในการบริหารเพื่อให้การทำงานเกิดผลงานตามเป้าหมาย เช่น หากเราไม่ได้ใช้การบริหารผลการปฏิบัติงาน แต่ยังใช้แนวคิดเดิมคือการประเมินผลงาน เราจะเห็นว่า ระดับของการควบคุมจะค่อนข้างสูง ทำให้สายการบังคับบัญชายาว ตรงกันข้ามกับการใช้แนวคิดการบริหารผลการปฏิบัติงาน การทำงานระหว่างหัวหน้างานและลูกน้องจะใกล้ชิดกันมากกว่า ซึ่งโดยระบบนี้ มันไม่จำเป็นต้องไปสร้างปิรามิดของอำนาจให้มันสูงเลยครับ
เพียงแต่ออกแบบเรื่องกลไกของการสื่อสารระหว่างกันไว้รองรับให้ดีเท่านั้นเอง ก็จะช่วยได้มาก
ผู้รู้ท่านบอกเอาไว้ว่า มองในด้านสำหรับสภาพแวดล้อมภายนอกนั้น ในกรณีที่องค์กรอยู่ในสภาพแวดล้อมที่คงที่ จะมีโครงสร้างองค์กรที่มีลำดับชั้นของการควบคุม (Hierarchical Control) ตลอดจนกฏระเบียบต่างๆ ในการประสานสัมพันธ์กันที่ตายตัว รวมถึงมีแผนงานอย่างละเอียดและผลสัมฤทธิ์ที่ค่อนข้างคงที่ ในกรณีนี้พฤติกรรมของคนจะถูกควบคุมอย่างใกล้ชิด ส่วนองค์กรที่อยู่ตามสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ จะไม่สามารถอยู่รอดได้ด้วยการทำตามระบบควบคุมและแผนงานที่ตายตัว ซึ่งการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมจะทำให้องค์กรจำเป็นต้องมีความยืดหยุ่นอยู่เสมอ ในกรณีนี้ โครงสร้างองค์กรจะมีความสำคัญน้อยกว่าค่านิยมร่วมและพฤติกรรมของคนในองค์กร ซึ่งจะมีความยืดหยุ่นมากกว่าในกรณีแรก
จากที่กล่าวมานี้ จะเห็นได้ว่า เรื่องของการจัดโครงสร้างองค์การไม่ใช่เรื่องเล็กนะครับ เพราะหากมันไม่ใช่เรื่องสำคัญ ตำราทางการบริหาร คงไม่จัดให้มันเป็นงาน ๆ หนึ่งที่ผู้จัดการ หรือผู้บริหารต้องทำ มานับแต่สมัยเริ่มต้นกระบวนการจัดการเชิงวิทยาศาสตร์ จนปัจจุบันนี้
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
