การเพิ่มปริมาณงาน เป็นเครื่องมือการพัฒนาขีดความสามารถของพนักงานอีกเครื่องมือหนึ่งที่น่าสนใจ เน้นการมอบหมายปริมาณงานที่เพิ่มมากขึ้นด้วยลักษณะงานที่มีมูลค่างาน (Job Value) ไม่แตกต่างไปจากขอบเขตงานที่รับผิดชอบอยู่ในปัจจุบัน เพียงแต่ปริมาณของงานที่ต้องรับผิดชอบจะเพิ่มหรือขยายขอบเขตงานขึ้น ดังตัวอย่างเช่นคุณสมชาย ปัจจุบันตำแหน่งหัวหน้างานขายหนังสือพิมพ์รายวัน สังกัดฝ่ายขายและการตลาด
หน้าที่ปัจจุบัน:
ขายหนังสือพิมพ์รายวันในเขตกรุงเทพฯ และออกเยี่ยมเยียนลูกค้ารายเก่า รวมทั้งติดต่อหาลูกค้าใหม่
การเพิ่มปริมาณงาน:
จะเห็นได้ว่าการเพิ่มปริมาณงานนั้นสามารถเป็นได้ทั้งการขยายงานที่มีความแตกต่างเฉพาะเรื่อง หรือเฉพาะผลิตภัณฑ์ที่เพิ่มขึ้น หรือพื้นที่การดูแลรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้น โดยมีขั้นตอนการทำงานเหมือนเดิมไม่เปลี่ยนแปลงไป หรืออาจเป็นการขยายขอบเขตงานที่มากขึ้นกว่าเดิม แต่มูลค่าของงานนั้นยังเหมือนกับงานเดิมที่เคยรับผิดชอบ
วัตถุประสงค์หลักของ Job Enlargement
เพื่อเป็นการเพิ่มทักษะการทำงานให้กับพนักงาน โดยเฉพาะทักษะในด้านการบริหารจัดการ (Managerial Competency) ที่เพิ่มขึ้นจากการบริหารงานที่มีปริมาณที่มากขึ้นกว่าเดิมที่เคยปฏิบัติ ได้แก่ ทักษะการวางแผนงาน ทักษะการบริหารเวลา ทักษะการแก้ไขปัญหาและตัดสินใจ การบริหารทีมงาน การสอนและพัฒนาทีมงาน พบว่าเมื่อพนักงานได้รับมอบหมายงานที่มีปริมาณเพิ่มขึ้น ย่อมทำให้พนักงานต้องพยายามที่จะทำงานที่ได้รับมอบหมายนั้นให้บรรลุผลสำเร็จ ดังนั้นการเพิ่มปริมาณงานจึงเป็นอีกเครื่องมือการพัฒนาที่ทำให้พนักงานต้องกระตือรือร้น ต้องปรับตัวในการทำงานอยู่เสมอ อันส่งผลให้พนักงานเกิดความรู้สึกไม่เบื่อหน่าย หรือซ้ำซากจำเจกับงานที่ได้รับมอบหมาย
ขั้นตอนการทำ Job Enlargement
การเพิ่มปริมาณงานมีขั้นตอนปฏิบัติที่สำคัญ ดังต่อไปนี้
1) ขั้นตอนการสำรวจ หัวหน้างานจะต้องตรวจสอบว่าพนักงานมีขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบ
งานในปัจจุบันอะไรบ้าง โดยพิจารณาจาก Job Description (JD) หรือ ใบกำหนดหน้าที่งานของตำแหน่งงาน หรือใบพรรณนาขอบเขตงาน เพราะใน JD จะเป็นเอกสารที่บ่งบอกลักษณะงานที่ตำแหน่งงานนั้นต้องรับผิดชอบให้สำเร็จ ขั้นตอนนี้จึงเป็นขั้นตอนเริ่มต้นที่ทำให้หัวหน้างานรับรู้ว่าพนักงานปัจจุบันทำงานได้ตรงตามเป้าหมายที่กำหนดไว้หรือไม่
2) ขั้นตอนการวางแผน หัวหน้างานวางแผนเลือกงานที่จะเพิ่มปริมาณให้พนักงาน โดยพิจารณาจากความเป็นไปได้ที่จะเพิ่มปริมาณงาน ซึ่งจะเป็นงานในฝ่ายเดียวกันหรือต่างฝ่ายกัน แต่ควรจะเป็นงานที่มีมูลค่างานใกล้เคียงกัน โดยสามารถพิจารณาจากกลุ่มงาน (Job Group) ที่ใกล้เคียงกัน ทั้งนี้หัวหน้างานจะต้องค่อยๆ แบ่งช่วงเวลาการเพิ่มปริมาณงาน ไม่ควรเร่งรีบที่จะเพิ่มปริมาณงานให้กับพนักงาน เพื่อให้พนักงานปรับตัวและได้ทดลองงานก่อน
3) ขั้นตอนการสื่อสาร และให้คำแนะนำ ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก ซึ่งหัวหน้างานจะต้องสื่อสารกับพนักงานทุกครั้งก่อนเพิ่มปริมาณงาน เป้าหมายของการสื่อสารก็เพื่อชี้แจงวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจน เนื่องจากการเพิ่มปริมาณงานเป็นการเพิ่มงานจากงานเดิมที่พนักงานทำงานอยู่แล้ว พนักงานอาจจะรู้สึกว่าเป็นการเพิ่มภาระความรับผิดชอบ ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่หัวหน้างานจะต้องทำความเข้าใจกับพนักงาน รวมทั้งให้คำแนะนำในการปฏิบัติงานที่เพิ่มขึ้นจากงานเดิมที่รับผิดชอบเพื่อให้งานที่มอบหมายเพิ่มขึ้นนั้นประสบความสำเร็จ อย่างไรก็ตามหากปริมาณงานที่เพิ่มเป็นงานที่พนักงานคุ้นเคยและทำเป็นประจำอยู่แล้ว หัวหน้างานอาจไม่ต้องใช้เวลาในการสอนงานมากนัก แต่สิ่งที่ผู้บริหารควรเน้นก็คือ การให้คำแนะนำในการจัดสรรเวลา และจัดลำดับขั้นตอนการทำงานเพื่อมิให้มีผลต่องานเดิมที่รับผิดชอบอยู่ในปัจจุบัน
4) ขั้นตอนการนำไปปฏิบัติ หัวหน้างานควรติดตามการทำงานพนักงานเป็นระยะ และสอบถามพนักงานอย่างใกล้ชิดโดยเฉพาะในระยะแรก เพราะพนักงานจะต้องปรับตัวกับปริมาณที่เพิ่มมากขึ้น หัวหน้างานจึงต้องทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยงในระยะเริ่มแรกก่อน ซึ่งในระหว่างการปฏิบัติงานใหม่ที่รับผิดชอบเพิ่มขึ้นหากผู้ปฏิบัติงานยังไม่สามารถบริหารงานหรือวางแผนการทำงานที่เพิ่มขึ้นได้ หัวหน้างานจะต้องทำหน้าที่ในการให้กำลังใจ พูดจูงใจให้พนักงานรู้สึกว่าตนสามารถบริหารงานที่เพิ่มขึ้นนั้นได้
5) ขั้นตอนการประเมิน หัวหน้างานประเมินและตรวจสอบผลงานของพนักงานอย่างสม่ำเสมอ เมื่อพนักงานสามารถควบคุม ดูแลงานให้สำเร็จได้ตามระยะเวลา และถูกต้องทั้งหมดแล้ว หัวหน้างานอาจพิจารณาเพิ่มปริมาณงานในด้านอื่นๆ ที่พนักงานสามารถรับผิดชอบได้ต่อไป ดังนั้นการประเมินผลการทำงานของพนักงานจะเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ หัวหน้างานจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องกำหนดเป้าหมายหรือตัวชี้วัดผลการทำงาน (KPI: Key Performance Indicators) ที่ชัดเจนและสามารถวัดออกมาเป็นรูปธรรม เป็นตัวเลขที่จับต้องได้ เนื่องจากการให้ข้อมูลป้อนกลับหรือการชี้แจงหลังจากที่หัวหน้างานเฝ้าติดตามพนักงานเป็นเรื่องที่สำคัญมาก เพื่อให้พนักงานไม่เกิดข้อข้องใจถึงผลการประเมินที่เกิดขึ้น
สรุปว่าการเพิ่มปริมาณงานจะประสบความสำเร็จได้นั้นจะต้องพิจารณาถึงความสามารถของพนักงาน และหากปริมาณงานที่พนักงานทำอยู่มีจำนวนมากอยู่แล้ว การทำ Job Enlargement ก็ไม่เหมาะสมที่จะใช้เป็นเครื่องมือพัฒนาพนักงาน ทั้งนี้ลักษณะงานที่มอบหมายเพิ่มขึ้นนั้นไม่ควรเป็นงานที่ยากเกินความสามารถ และไม่ควรจะเป็นงานที่แตกต่างจากลักษณะงานเดิมที่มอบหมายให้ ซึ่งก่อนการเพิ่มปริมาณงานทุกครั้ง หัวหน้างานควรจะวางแผนพัฒนาความสามารถของพนักงาน โดยเฉพาะทักษะการวางแผนงาน การจัดลำดับความสำคัญของงาน เพื่อให้พนักงานมั่นใจว่าสามารถบริหารงานได้สำเร็จลุล่วงตามปริมาณงานที่เพิ่มมากขึ้น
ที่มาของบทความ : ศูนย์บูรณาการพัฒนามนุษย์
แวะเยี่ยมชมและสมัครสมาชิกของศูนย์ เพื่อร่วมกันสร้างสังคมแห่งภูมิปัญญาด้านการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์กับศูนย์ได้ที่ http://www.thaiihdc.org/?p=35
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
