การมอบหมายโครงการ (Project Assignment) เป็นรูปแบบการพัฒนาความสามารถของพนักงานอีกรูปแบบหนึ่งที่ทำได้ทั้งในลักษณะเป็นกลุ่มหรือรายบุคคล โดยที่การมอบหมายโครงการรายบุคคล เป็นการมอบหมายโครงการให้พนักงานคนใดคนหนึ่งดำเนินการจัดทำเป็นโครงการที่มีขอบเขตไม่กว้างมากนัก และระยะเวลาในการดำเนินงานสั้น ใช้ทรัพยากรไม่มากเกินไป และสามารถควบคุมกำกับการมอบหมายโครงการได้อย่างใกล้ชิด แตกต่างกับการมอบหมายโครงการเป็นกลุ่ม อันเป็นการมอบหมายโครงการให้กับพนักงานหลายคนที่อยู่ในหน่วยงานเดียวกันหรือต่างหน่วยงานให้ร่วมกันจัดทำโครงการที่มีขอบเขตโครงการที่กว้าง มีงานที่ต้องรับผิดชอบมากมาและซับซ้อนขึ้น รวมถึงเป็นโครงการที่ต้องอาศัยพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญที่หลากหลาย
อย่างไรก็ดี การมอบหมายโครงการไม่ว่าจะเป็นแบบกลุ่มหรือแบบเดี่ยว หัวหน้างานจะต้องกำหนดช่วงเวลาที่ชัดเจนในการบริหารโครงการที่กำหนดขึ้นให้ประสบความสำเร็จ โดยมีการติดตาม ตรวจสอบ และประเมินผลความสำเร็จของโครงการเป็นระยะ การมอบหมายโครงการจะไม่เกิดประโยชน์หากหัวหน้างานขาดการให้ข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) การพูดคุยกับพนักงานเป็นระยะถึงจุดแข็งและจุดอ่อนของพวกเขา รวมถึงแผนการดำเนินงาน (Action Plan) เพื่อให้โครงการที่มอบหมายให้กับพนักงานประสบความสำเร็จ
วัตถุประสงค์หลักของ Project Assignment
วัตถุประสงค์หลักของการมอบหมายโครงการ ในประการสำคัญคือเพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์หาจุดแข็งและจุดอ่อนของพนักงานจากโครงการที่มอบหมายให้พนักงานไปปฏิบัติ เครื่องมือที่ว่านี้ ถือได้ว่าเป็นเครื่องมือในการฝึกทักษะในการทำงาน (Skill-based) โดยเฉพาะทักษะเฉพาะที่เกี่ยวข้องในงานนั้น เช่น ทักษะการผลิต ทักษะการขาย ทักษะการซ่อมบำรุง เป็นต้น ซึ่งนอกเหนือจากทักษะทางด้านเทคนิคในงานแล้ว การมอบหมายโครงการสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการพัฒนาทักษะการบริหารจัดการ เช่น การวางแผนงาน การบริหารงบประมาณ การบริหารทรัพยากร การแก้ไขปัญหาและตัดสินใจ การบริหารความขัดแย้ง การสร้างทีมงาน ความเป็นผู้นำ วิสัยทัศน์เชิงกลยุทธ์ เป็นต้น พบว่านอกเหนือจากการมอบหมายโครงการจะถูกนำมาใช้ในการพัฒนาทักษะของพนักงานแล้ว มีองค์การหลายแห่งที่นำเครื่องมือดังกล่าวนี้มาใช้ในการเลื่อนระดับตำแหน่งงาน การคัดเลือกหาพนักงานดาวเด่น (Talented People) และการหาผู้สืบทอดทายาทตำแหน่งงาน (Successors)
ความแตกต่างของ Project Assignment และ Job Assignment
มีนักพัฒนาบุคลากรหลายคนตั้งข้อสงสัยว่าการมอบหมายโครงการและการมอบหมายงานนั้นมีความแตกต่างกันอย่างไรบ้าง จะเห็นได้ว่าเครื่องมือทั้งสองนี้เน้นการพัฒนาความสามารถของพนักงานเหมือนกัน ต่างกันตรงที่การมอบหมายโครงการนั้นจะมีช่วงเวลาที่นานกว่าการมอบหมายงาน เนื่องจากการมอบหมายโครงการจะต้องมองเป็นระบบมีขั้นตอน กระบวนการตั้งแต่เริ่มต้นโครงการไปจนกระทั่งโครงการเสร็จสิ้นลงไป มีการกำหนดช่วงเวลาในแต่ละกิจกรรมหรือขั้นตอนการทำงาน กำหนดผู้รับผิดชอบ งบประมาณดำเนินการ ผลลัพธ์ที่คาดหวังในแต่ละช่วงเวลา โดยจะมีขอบข่ายที่กว้างกว่าการมอบหมายงาน จะเห็นได้ว่าการมอบหมายงานจะเน้นไปที่ลักษณะของกิจกรรมหรือขั้นตอนงานให้เสร็จสิ้นเป็นงานๆ ไป อย่างไรก็ตามไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือการพัฒนาด้วยการมอบหมายโครงการหรือการมอบหมายงาน พบว่าสองเครื่องมือนี้จะช่วยกระตุ้นให้พนักงานไม่เกิดความเบื่อหน่ายในการทำงาน เพราะไม่ต้องทำงานที่ซ้ำซาก จำเจ เป็นงานประจำที่มีขั้นตอนงานที่เหมือน ๆ เดิม เป็นการเปลี่ยนลักษณะงานจากงานประจำเป็นงานโครงการหรืองานพิเศษที่เพิ่มขึ้นมา
ขั้นตอนการทำ Project Assignment
การมอบหมายโครงการมีขั้นตอนปฏิบัติสำคัญดังต่อไปนี้
หัวหน้างานพิจารณาคัดเลือกโครงการที่เหมาะสมกับ
พนักงาน ซึ่งเป็นโครงการที่คิดขึ้นมาใหม่หรือเป็นโครงการที่สามารถตอบสนองความต้องการหรือแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นกับหน่วยงานหรือองค์การ ทั้งนี้ในการพิจารณาคัดเลือกโครงการนั้น หัวหน้างานจะต้องประเมินทรัพยากรและการบริหารเบื้องต้นก่อนมอบหมายโครงการให้กับพนักงาน เนื่องจากบางโครงการต้องได้รับการสนับสนุนทรัพยากร และการประสานงานกับผู้ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นได้
หัวหน้างานจะต้องปรึกษาหารือร่วมกับพนักงาน ทั้งนี้โครงการที่หัวหน้างานเสนอนั้นพนักงานอาจไม่ถนัดหรือพนักงานอาจมีโครงการที่สนใจอยู่แล้ว ซึ่งหัวหน้างานควรเปิดโอกาสให้พนักงานนำเสนอโครงการที่สนใจ รวมถึงการให้โอกาสแก่พนักงานในการสอบถามประเด็นที่สงสัยเพื่อที่ว่าหัวหน้างานจะได้รับรู้ความสนใจของพนักงาน และความเป็นไปได้ในการดำเนินงานให้โครงการนั้นประสบความสำเร็จ และเมื่อสรุปชื่อโครงการที่ต้องดำเนินการแล้ว หัวหน้างานจะต้องหารือวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และขอบเขตโครงการที่ชัดเจนกับพนักงาน
หัวหน้างานตรวจสอบร่างโครงการของพนักงาน เพื่อสรุปความเข้าใจและแนะนำข้อที่ควรพัฒนาปรับปรุงเพิ่มเติมให้กับพนักงาน ซึ่งการจัดทำโครงการจะต้องมีรูปแบบการเขียนที่อาจมีรายละเอียดที่แตกต่างกัน โดยปกติจะมีหัวข้อที่เหมือนกัน ได้แก่ ชื่อโครงการ ผู้รับผิดชอบโครงการ หลักการและเหตุผล วัตถุประสงค์และเป้าหมาย วิธีดำเนินการ แผนปฏิบัติงาน ระยะเวลา งบประมาณและทรัพยากรที่ต้องใช้ การติดตามและประเมินผลโครงการ
หัวหน้างานจะต้องวางแผนประเมินผลการดำเนินงานตามโครงการที่มอบหมายให้เป็นระยะ เพื่อติดตามความสำเร็จ และแนะนำข้อที่ควรพัฒนาปรับปรุงแก่พนักงานอยู่เสมอตลอดระยะเวลาดำเนินโครงการดังนั้นการมอบหมายโครงการจึงเป็นอีกทางเลือกหนึ่งในการพัฒนาความสามารถของพนักงาน โดยเฉพาะพนักงานที่เป็นคนเก่งและคนดี
อย่างไรก็ตาม ในการที่จะประเมินผลการมอบหมายโครงการนั้น มีข้อควรระวังคือการคัดเลือกโครงการจะต้องเป็นโครงการที่สามารถตอบสนองต่อวิสัยทัศน์และเป้าหมายขององค์การ และเป้าหมายของหน่วยงานได้ ซึ่งในเริ่มแรก หัวหน้างานจะต้องชี้แจงวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนในการมอบหมายโครงการให้กับพนักงาน รวมถึงเปิดโอกาสให้พนักงานสอบถามถึงประเด็นที่สงสัยหัวหน้างานจะต้องติดตามและประเมินผลความคืบหน้าอย่างต่อเนื่องเป็นระยะ ๆ เพื่อให้โครงการประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
เรียบเรียงเพิ่มเติมโดยผู้เขียน
ที่มาของบทความ : ศูนย์บูรณาการพัฒนามนุษย์
แวะเยี่ยมชมและสมัครสมาชิกของศูนย์ เพื่อร่วมกันสร้างสังคมแห่งภูมิปัญญาด้านการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์กับศูนย์ได้ที่ http://www.thaiihdc.org/?p=35
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
