การประชุมที่ไม่สร้างสรรค์
คงไม่ผิดนักที่จะบอกว่า ในองค์การส่วนใหญ่ โดยเฉพาะภาคเอกชน การประชุมนับว่าเป็นกิจกรรมหนึ่งที่ต้องกระทำในการทำงาน เราจะได้เห็นเรื่องใดก็ต้องเรียกประชุม เรียกประชุมของผู้บริหารฝ่ายของเราอยู่บ่อยครั้ง จนกระทั่งพาลคิดไปว่า การประชุมแบบที่เดี๋ยวก็เรียก และอีกพักหนึ่งก็ตามเข้าประชุม แม้การรประชุมนั้น จะไม่เป็นทางการ แต่การประชุมแบบนี้จะช่วยให้เกิดอะไรขึ้นมา และว่ากันไปแล้ว มันสร้างสรรค์อะไรหรือไม่
ต้องยอมรับความจริงก็อยู่ว่า การทำงานสิ่งใดก็ตามในทุกวันนี้ ทำคนเดียวได้ยาก ต้องมีคนอื่นมาช่วยทำ จำทแบบกลุ่มหรือทำแบบทีมก็เป็นอีกเรืองหนึ่งครับ และเมื่อมีหลายคนช่วยกันทำงาน มาช่วยกันคิด ช่วยกันตัดสินใจ ก็เป็นธรรมดาอญุ่เองที่จะต้องมีการประชุมหารือกันบ้าง
แต่การประชุมในโลกของความเป็นจริงที่เราท่านเห็นกันอยู่นั้น มันกลับพบว่า พอมานั่งประชุมกัน บางคนก็หาว บางคนก็หลับในบ้าง มีคนนั่งทำงานอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับวาระการประชุมบ้าง หรือแม้แต่ตั้งวงคุยกันเรื่องอื่นๆ เล็ก ๆ บ้าง และพาลพบว่า ทุกครั้งที่ประชุม อะไรก็ไม่ดีไปกว่านี้ โดยเฉพาะประธานการประชุมที่ชอบชวนไปนอกเรื่อง และไม่สามารถคุมเกมการประชุมได้ ก็ยิ่งไปกันใหญ่
เคยมีงานเขียนของ ดร.บวร ปภัสราทร เรือง "ย่งประชุม ยิ่งวังเวง" ในหนังสือพิมพ์กรุงเทพธุรกิจ เมื่อวันที่ 9 มีนาคม 2552 ที่ผ่านมา เล่าให้ฟังอย่างน่าสนใจถึงลักษณะของการประชุมที่ชวนให้วังเวง ที่ว่าวังเวงนี้คือ มีเหตุการณ์หลายเรืองที่ผมว่าไปแล้วข้างต้นเกิดขึ้น การประชุมไม่ focus หรือประชุมไปเรื่อย ๆ ซึ่งสุดท้ายนั้นเสียเวลาเปล่าให้เห็นกันอยู่เป็นประจำ
แล้วการประชุมที่วังเวง ซึ่งผมถือว่าเป็นการประชุมที่ไม่สร้างสรรค์นี้ เป็นอย่างไร มาดูกันครับ
1) เป็นการประชุมในสิ่งที่ไม่มีความจำเป็น ไม่มีวัตถุประสงค์ในการประชุมที่ชัดเจน เป็นการประชุมที่กระทำเป็นกิจวัตร เคยประชุมกันมาทุกสัปดาห์ตั้งแต่หลายปีก่อน ก็เลยประชุมกันต่อไปโดยที่ต่างคนต่างไม่รู้ว่าทำไมต้องประชุมกันในวาระประเด็นการประชุมเหล่านั้น เรียกว่าเป็นการประชุมตามความคุ้นเคย
ที่ว่าการประชุมแบบนี้ไม่เกิดประสิทธิผล หรือไม่ได้ประโยชน์อะไรเลยก็เป็นเพราะต่างคนต่างไม่รู้ว่ามาประชุมเพื่ออะไรกันแน่ หรือทำไมต้องมีการประชุมกัน เลยคิดว่า ประชุมทำไมให้เสียเวลา สู่เอาเวลาไปทำงานไม่ดีกว่า จึงส่งผลให้ความใส่ใจในประเด็นที่หารือกันในที่ประชุมนั้นมีน้อยมาก แล้วเราเพราะการประชุมที่ไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนนั้น มักมีวาระการประชุมสัพเพเหระ หาแก่นสารอะไรไม่ได้ เมื่อเรื่องที่จะประชุมกันนั้นไม่ได้อยู่ในความสนใจ ก็เลยหันไปหาเรื่องอื่นๆ ที่น่าสนใจกว่ามาทำแทน ซึ่งได้แก่ นอนหลับ ทำงานอื่น หรือคุยกันเรื่องอื่น
2) เป็นการประชุมที่ประธานในที่ประชุม ซึ่งมักจะเป็นผู้บริหารของฝ่ายงานนั่นล่ะครับ มองหรือใช้การประชุมเป็นเครื่องมือเพื่อรับรองความคิดเห็นของตัวเองเท่านั้น หรือใช้การประชุมเพื่อทำให้ความคิดเห็นของตนเป็นสิ่งถูกต้องและสามารถนำไปปฏิบัติได้
การประชุมแบบนี้ มีให้เห็นได้บ่อย ในที่ที่ทำงานของผมก็มีให้เห็นบ้างหลายฝ่าย จากการสังเกตดูพบว่า ผู้บริหารของฝ่าย ซึ่งเป็นประธานของที่ประชุมโดยตำแหน่ง (และหน้าที่) แล้ว มักจะเรียกประชุมแบบนึกจะเรียกก็เรียก แล้วต้องมีข้อมูล มีแนวคิดมานำเสนอในขณะนั้น แต่ไม่มีการแจ้งวาระการประชุมให้ทราบล่วงหน้า
จะสังเกตอย่างไรว่า เป็นการประชุมแบบนี้ ดูง่าย ๆ ก็คือ ประธานมักจะไม่มีความพร้อม หรือไม่มีการเตรียมตัวในการประชุมมาเท่าไร หรือเขาเองมองว่าเอาล่ะ ประชุมกันไปพอเป็นพิธี ลงเอยก็คือ นึกจะพูดอะไรก็ได้ แต่ฉันจะทำอย่างที่ฉันตกลงใจไว้แล้ว ประชุมกันมิได้เพื่อช่วยกันตัดสินใจ แต่ในทัศนะของผู้บริหารที่เป็นประธานในการประชุมนั้น เห็นว่าการประชุม เป็นเพียงการรับรองความคิดความเห็นของตนเองเท่านั้น
นอกจากนี้ อาจดูได้จากการไม่มีการบอกกล่าววาระการประชุมล่วงหน้าเลย หรือบอกกล่าวกันน้อยมาก วาระการประชุมที่บอกกล่าวล่วงหน้าแทบจะไม่เห็น และยังมีอีกที่พอถึงเวลาจริงๆ หัวข้อที่ประชุมกับวาระคนละเรื่อง หยิบเรื่องโน้นมาพูดในวาระนี้ อีนุงตุงนังไปหมด
มันเป็นเรืองที่จริงนะครับว่า การประชุมที่เริ่มจากการกระทำของผู้บริหารแบบนี้ เป็นการประชุมที่ถูกใช้เป็นเครื่องมือรับรองความคิดเห็นของผู้บริหารเท่านั้น เราจึงมักพบว่า ผู้บริหารที่นำการประชุมแบบนี้ ชอบที่จะสอดแทรกวาระการประชุมเรืองอื่นเข้ามาในที่ประชุม โดยที่ผู้เข้าร่วมประชุมเพิ่งได้ดูรายละเอียดกันในตอนนั้น แต่ก็มักเป็นวาระที่มีความสำคัญกับองค์กรทั้งสิ้น แบบนี้ สู้ให้ผู้บริหารตัดสินใจไปเลยจะดีกว่าครับ
เพราะว่าไปแล้ว ผู้บริหารก็เพียงต้องการรับรองความคิดของเขาจากคุณเท่านั้นเอง เพราะเขาไม่อยากได้ชื่อว่าเป็นเผด็จการทางความคิด
ผู้บริหารที่ประชุมแบบนี้ ควรทราบไว้ว่า คุณกำลังสร้างบรรยากาศที่ไม่ดีของประชุมขึ้นมา และนานเข้านานเข้า คุณจะไม่ได้ความคิดอะไรจากลูกน้องของคุณที่นัดเข้าร่วมประชุมเลย เพราะเขาจะเข้าใจว่า คุณนัดประชุม ถามความคิดเห็นแล้วก็ไม่ฟังอะไร นั่นเพราะคุณมีคำตอบในใจเรื่องนี้เรื่องนั้นอยู่แล้ว
ผมก็มีคำแนะนำเช่นเดียวกับที่ ดร.บวร บอกเอาไว้ว่า หากเราต้องเข้าไปอยู่ในบรรยากาศของการประชุมแบบนั้น ก็คงต้องเตรียมงานอื่นๆ ไว้ให้พร้อมจะได้ไม่เสียเวลาเปล่าๆ ไปโดยไม่ต้องเสียเวลาเตรียมข้อมูลอะไรที่ไม่ได้ใช้ไปเสนอ เพราะยุ่งคุณเสนอเรืองอะไรเข้าไป หรือบอกอะไรมากไป คุณจะถูกผู้บริหารมองว่า คุณต่างหากที่เป็นตัวป่วนของการประชุม เนื่องจากเขาอยากให้มันออกมาแบบนี้ ดังนั้น ยิ่งประชุมมากยิ่งไม่ได้ดีกับตัวคุณเอง จึงขอให้อยู่เฉยๆ คุณก็จะอยู่รอดปลอดภัยภายใต้การบริหารของผู้บริหารคนนั้น
เพราะหากเปลี่ยนแปลงอะไรที่ผู้บริหารไม่ได้ ก็เป็นชะตากรรมขององค์การล่ะครับ
3) การประชุมที่ไม่สร้างสรรค์ ไม่ได้เกิดจากมุมผู้บริหารที่นำการประชุมอย่างเดียว ผู้เข้าร่วมประชุมก็มีบทบาทกับการที่จะทำให้กลายเป็นการประชุมที่ไม่มีประสิทธิผลด้วยครับ ที่ว่าอย่างนี้ก็เพราะ หากผู้เข้าร่วมประชุมไม่มีความรู้ ไม่มีฝีมือ เข้าประชุมโดยไม่รู้เรื่องรู้ราวอะไร แถมไม่มีการเตรียมตัวศึกษารายละเอียดของวาระการประชุมล่วงหน้ามาก่อนด้วยล่ะก็ เอาเป็นว่าไปคุยกันหน้างานเลย การประชุมไม่มีทางจะได้อะไรดีดีได้
สังเกตง่ายนิดเดียว คือ ผู้เข้าร่วมประชุมเงียบ คือใช้วิธีการเงียบไว้ก่อน แล้วคอยดูว่าคนอื่นเขาจะพูดเรื่องนั้นว่าอย่างไร แล้วก็ใช้วิธีจับคำพูดบางประโยคขึ้นมาสนับสนุนหรือโต้แย้ง เพื่อพอให้ผู้อื่นเห็นว่าเราก็รู้เรื่องเหมือนกัน แต่จริงๆ แล้ว เป็นการประชุมแบบ "ฟังเอาเรื่อง" คือ ฟังคนอื่นพูดแล้วเอาเรื่องที่คนอื่นพูดนั้นดัดแปลงมาเป็นประเด็น ที่จะให้ความเห็นของตนเอง ซึ่งมักพบว่าเรื่องที่พูดกับรายละเอียดที่อยู่ในวาระการประชุมนั้นมักไม่ค่อยจะสอดคล้องกันเท่าใดนัก
กรณีนี้ว่าไปแล้วก็ใกล้เคียงกับอาการที่เกิดขึ้นกับผู้เข้าประชุมที่ไม่ได้เต็มใจอยากจะเข้าประชุม ที่มาประชุมเพราะจำใจหรือเพราะผู้บริหารบังคับ ผู้ใหญ่มอบหมายให้มาประชุม จึงไม่มีการเตรียมตัวใดๆ ผู้เข้าร่วมประชุมจึงใช้เทคนิค "ประคองตัว" และ "ลอยตัว" เพื่อให้การประชุมเสร็จเสร็จไปเท่านั้น
ท่านผู้บริหารท่านใดที่ไม่ชอบการประชุมแต่จำใจต้องประชุม ก็ขอให้ลองใช้วิธีการต่างๆ ที่บอกกล่าวมานี้ดัดแปลงการประชุมที่เต็มไปด้วยความกระตือรือร้น ให้กลายเป็นการประชุมที่เต็มไปด้วยความวังเวงได้ไม่ยาก แต่ขอให้ระวังไว้ว่าเมื่อการประชุมวังเวงไปแล้ว ไม่มีโอกาสที่จะย้อนรอยกลับมาได้ ท่านจะต้องอยู่กับความวังเวงในการประชุมที่ท่านสร้างขึ้นตลอดไป ขอเตือนด้วยว่าแรกๆ อาจสบายใจ แต่วันหน้าท่านจะทุกข์ใจยิ่งกว่าผู้เข้าร่วมประชุมที่เต็มไปด้วยความวังเวงนั้นเสียอีก
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
- ตอนที่ 1 : การประชุมที่ไม่สร้างสรรค์
