บทเรียนที่ 5 วางแผนอย่างแม่นยำ โดยไม่เป้าหมายที่ชัดเจน
เมื่อท่านทำงานโดยไม่สนใจเป้าหมาย ทำไปเรื่อย ๆ ก็ไม่มีทางที่จะทำให้งานสำเร็จได้ผลอย่างมั่นคง ยั่งยืน หรือไปคาดคั้นเอาประสิทธิภาพและผลที่ดีฉันใด หากจะทำให้การบริหารผลการปฏิบัติงานบรรลุผลได้ ผู้บริหารกับพนักงานต้องมาตกลงกันในเรื่องเป้าหมายกันฉันนั้น
การตกลงกันในเป้าหมายนี้ มีกรอบอยู่ว่า อะไรคือเป้าหมายที่สำคัญที่สุด และอะไรคือเป้าหมายที่สำคัญรองลงมา
ทำไมเรื่องเป้าหมายเป็นเรื่องสำคัญล่ะครับ...
ในการบริหารผลการปฏิบัติงาน พนักงานจำเป็นที่จะต้องรับรู้ว่าเป้าหมายของเขาคืออะไร เขาถูกคาดหวังจากองค์การ จากเพื่อนร่วมงาน และจากหัวหน้างานตามตำแหน่งหน้าที่ของเขาอย่างไร อะไรบ้างหรือสิ่งที่เขาต้องทำ อะไรคือภาระงานหลักของเขา และเขาต้องทำงานให้ได้ดีเพียงใด ความรับผิดชอบและเนื้องานที่ต้องทำสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์การและหน่วยงานหรือไม่ และที่สำคัญที่สุดก็คือ องค์การและหัวหน้างาน จะต้องบอกพนักงานให้ชัดเจนว่าเขาจะทำงานตามนั้นได้อย่างไร
ที่ต้องสร้างการรับรู้และความเข้าใจกันให้ชัดเจนในสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้ ก็เพราะในโลกของการทำงานจริงนั้น พนักงานอาจจะรู้ไม่มากพอ (ทั้งที่ไม่รู้จริงหรือแกล้งที่จะไม่รู้) ที่จะทำงานในหน้าที่ของเขาให้ดี แต่อาจจะยังไม่สามารถติดตามงานหรือประเมินตนเองเพื่อปรับปรุงงานเองได้อย่างที่ต้องการ
ข้อสำคัญที่ควรคำนึงถึงก็คือ พนักงานจำเป็นต้องสามารถตัดสินใจจัดการงานที่เป็นภาระงานของเขาด้วยตัวของเขาเอง ไม่ต้องคอยถามผู้บริหารหรือหัวหน้างานตลอดเวลาแบบ เด็กไม่รู้จักโต และพนักงานก็ยังจำเป็นที่จะต้องรู้ว่า ความสำเร็จของงานที่เขาทำอยู่อยู่ที่ใด จะดูจาก ตัวชี้วัดใดได้บ้าง หรือเขาถือ KPI ตัวใดของหน่วยงานหรือองค์การ ซึ่งหากจะให้ดีแล้ว พนักงานจะต้องมีทักษะในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ด้วยตนเอง
แต่หากจะให้พนักงานจัดการเรื่องต่าง ๆ ซะเอง บทบาทหน้าที่ของผู้บริหาร/หัวหน้างานจะอยู่ตรงไหนล่ะ ??...
ตอบว่า....อยู่ที่การติดตามผลการทำงานครับ ซึ่งจะต้องอาศัยระบบของการรายงานผลการปฏิบัติงานที่ดีและที่สามารถส่งต่อข้อมูลสารสนเทศระหว่างผู้บริหารหรือหัวหน้างานกับพนักงานอยู่ตลอดเวลา และอีกงานหนึ่งก็คือ การคอย support พนักงานเมื่อเขามีปัญหาหรือยังขาดความชำนาญที่เพียงพอที่จะแก้ไขปัญหาหรือจัดการงานนั้นได้ แต่หากผู้บริหาร/หัวหน้างานก็ไม่รู้ว่าจะทำอย่างไร ทำอะไรพอกันล่ะก็ เรื่องก็จบครับ... ซึ่งหลายองค์การก็มีสภาพเช่นนี้ ข้อบ่งชี้อย่างง่าย ๆ ที่จะดูว่ามีสภาพแบบนี้ในองค์การหรือเปล่าคือ ดูบรรยากาศในการทำงานร่วมกันของหัวหน้างานและพนักงาน และผลสัมฤทธิ์งานของหน่วยงานก็ได้ครับ...
เมื่อผุ้บริหารได้ให้พนักงานรับรู้เรื่องต่าง ๆ ข้างต้น ร่วมกัน (ย้ำว่าร่วมกันนะครับ) ก็ถึงคราวที่ผู้บริหารกับพนักงานจะมาร่วมกันวางแผนเพื่อกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่วัดได้ และการวัดนั้น ก็ต้องุมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์?ต้องการให้พนักงานให้บรรลุ กับมุ่งเน้นพฤติกรรมของพนักงาน โดยใช้ตัวเลขและการวัดเชิงปริมาณเป็นสำคัญ เช่น หากเราต้องการให้พนักงานรับรู้ว่า ลูกคาจะต้องกลับมาซื้อสินค้าของเราอีก ผู้บริหารกับพนักงานก็คงต้องคุยกันว่า พฤติกรรมในการขายที่ต้องการเพื่อให้เกิดการซื้อซ้ำของลูกค้าเป็นอย่างไร เป็นต้น ซึ่งนั่นก็คือ ผลลัพธ์ที่ต้องการอยากจะเห็นจากพนักงาน
ตามแนวคิดของ Bacal หากให้ก้าวหน้ากว่านั้น พนักงานควรจะสามารถกำหนดเป้าหมายเบื้องต้นของเขาเองได้ ซึ่งนั้นก็หมายถึง เขาเข้าใจเนื้องานและความรับผิดชอบของเขาเคลียร์ในระดับหนึ่ง ซึ่งหากจะให้ดีแล้ว ผู้บริหารก็ไม่ควรบอกด้วยซ้ำไป แต่ควรจะเริ่มจากการให้พนักงานคิดว่า อะไรคือสิ่งที่เขาจะต้องทำ และจะรักษาความสำเร็จจากงานที่เขาจะต้องทำอย่างไร ซึ่งแน่นอนว่าในหลายกรณี ผู้บริหารและพนักงานก็ต้องมานั่งเจรจาถึงระดับความสำเร็จของงานที่ยอมรับได้กันครับ
ในตอนหน้ามาว่ากันต่อในบทเรียนที่ 6 แต่ก็อาจจะเว้นช่วงขอเขียนเรื่องอื่นบ้างนะครับ...
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
