บทเรียนที่ 3 บริหารผลการปฏิบัติงานไม่ใช่ประเมินผลงาน
ในตอนที่แล้ว เราได้ว่ากันในเรื่องของบทเรียนที่ 2 มาว่ากันต่อครับ
Bacal บอกอย่างเด็ดขาดเลยนะครับว่า หากผู้บริหารเข้าใจว่าการประเมินผลการปฏิบัติงานที่เรียกว่า Performance Appraisal หรือ Performance Evaluation เป็นการบริหารผลการปฏิบัติงานแล้วล่ะก็ ลืมเรื่องความสำเร็จของการใช้ระบบการบริหารผลการปฏิบัติงานไปได้เลย
ที่ Bacal ย้ำเตือนแบบนี้ เป็นเพราะหลายท่าน มักจะคิดไปว่า การประเมินผลงานกับการบริหารผลการปฏิบัติงานนั้นเป็นเรื่องเดียวกัน หรือเข้าใจไปว่า การบริหารผลการปฏิบัติงานกับการประเมินผลงานไม่ต่างกันในแง่ของการทำข้อมูลผลการทำงานของพนักงานในหน่วยงาน ไม่ว่าจะปีละกี่ครั้งและจะกำหนดกรอบเวลาไว้กี่ครั้งก็ตาม ความเข้าใจแบบนี้ ไม่ถูกต้องครับ เพราะ การบริหารผลการปฏิบัติงาน เป็นการกระทำทั้งหลายที่เกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของพนักงานที่สัมพันธ์กับหัวหน้างาน และมีองค์ประกอบอื่นอีกมาก โดยการประเมินผลงานเป็นแค่ส่วนเดียวเท่านั้น และดูจะเป็นส่วนที่เล็กที่สุดของระบบนี้ด้วยซ้ำไป
โดยนัยยะนี้ หากจะใช้การบริหารผลการปฏิบัติงาน จึงต้องทำให้ครบทุกขั้นตอน ไม่ว่าท่านจะประยุกต์โมเดลของการบริหารผลการปฏิบัติงานจากทฤษฎีหรือแนวปฏิบัติที่ดี (Best Practices) ใด ขององค์การใดมาใช้ก็ตามที แต่ Bacal เองเสนอว่า กระบวนการของการบริหารผลการปฏิบัติงานนั้น ประกอบไปด้วย 4 เรื่องหลักคือ
1) วางแผนดำเนินงาน เป็นขั้นที่สำคัญที่จะทำให้ผู้บริหารและพนักงานได้เข้าใจร่วมกันว่า จะทำอะไรในปีต่อไป เพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์การที่ตั้งไว้ และที่สำคัญนั้น พนักงานจะต้องทำอะไรในหน้าที่ของเขา เป้าหมายระดับบุคคลของเขาคืออะไร และรวมไปถึง แนวทางของการแจ้งผลงานระหว่างปีด้วยจะเป็นอย่างไร
2) การจัดการและรวบรวมเอกสารข้อมูล เป็นเรื่องของการรวบรวมข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงาน ปัญหาอุปสรรค แนวทางแก้ไข และย้อนกลับไปถึงขั้นตอนการทำงาน มาตรฐานการทำงาน กิจกรรมต่าง ๆ เกี่ยวกับการปรับปรุงผลผลิตหรือการให้บริการ ข้อมูลภาระงาน อัตรากำลังคน เป็นต้น ข้อมูลสารสนเทศพวกนี้ อาจจะได้มาจากแบบฟอร์มที่จัดทำแบะรวบรวมไว้ หรือจาก report ที่จัดทำขึ้นมาก็ได้ครับ
3) การวินิจฉัยแก้ไขปัญหา เป็นเรื่องของการต้นหาปัจจัยที่เป็นอุปสรรคต่อความสำเร็จของการทำงาน หรือเป็นปัจจัยที่ทำให้การทำงานไม่เป็นไปตามผลที่คาดหวังไว้ ข้อมูลนี้ จะถูกนำไปใช้เพื่อการวางแผนแก้ไขปัญหาอุปสรรคดังกล่าวต่อไป
4) ประชุมประเมินผลงาน เป็นการสรุปและทบทวนผลงานในรอบปี เรื่องนี้ทำได้ไม่ยากและทำได้อย่างรวดเร็ว เหตุนี้เอง Bacal จึงกล่าวว่า การประเมินผลงาน เป็นเพียงขั้นตอนที่สำคัญน้อยที่สุดในบรรดากระบวนการบริหารผลการปฏิบัติงานทั้งหมด
แต่ดูไปแล้ว ข้อเสนอในเรื่องขั้นตอนการบริหารผลการปฏิบัติงานของ Bacal ก็ยังหลวม ๆ ครับ ๆม่มีรายละเอียดของระบบ ระเบียบหรือขั้นตอนของการปฏิบัติ เพียงแต่บอกว่าควรจะต้องทำอย่างไรบ้าง จึงน่าจะลองดูโมเดลอื่นด้วย ตัวอย่างของสำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ เป็นตัวอย่างที่น่าลองดูนะครับ แล้วลองนำมาประยุกต์ใช้กับหน่วยงานของท่านดู
สุดท้ายนั้น 3 สิ่งที่ผู้บริหารจะต้องทำในบทเรียนนี้คือ
1) สร้างความมั่นใจให้พนักงานรู้ถึงความแตกต่างของการประเมินผลงานและการบริหารผลการปฏิบัติงาน ซึ่งผู้บริหารเองก็ต้องอธิบายความสำคัญของแต่ละขั้นตอน อธิบายคุณค่าที่มี และชี้ให้เห็นว่า กระบวนการทั้งหมดจะเป็นประโยชน์ต่อเขาอย่างไร
2) ใช้การสื่อสารสองทาง ผู้บริหารพึงเข้าใจว่า การบริหารผลการปฏิบัติงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารที่เกี่ยวกับผลการทำงานของพนักงานกันสองทาง การทำเรื่องนี้ให้ได้ผล จะมีคนสองคนเกี่ยวข้องคือหัวหน้ากับลูกน้องที่ต้องทำร่วมกัน เช่น ปรับปรุงผลงานร่วมกัน แก้ไขปัญหาและอุปสรรคของการทำงานร่วมกัน
3) ทุกเรื่องเป็นภารกิจของผู้บริหาร เพราะการบริหารผลการปฏิบัติงาน ไม่ได้เกี่ยวข้องกับแต่เฉพาะพนักงานเท่านั้น หากแต่ผู้บริหารยังต้องมีบทบาทสำคัญในการพัฒนาผลการปฏิบัติงานของพนักงาน ดังนั้น ผู้บริหารก็คงต้องพูดคุยกับพนักงานให้มากเข้าไว้ เพื่อรับรู้ปัญหา และให้ความช่วยเหลือแก้ไขปัญหาใดใด
ครางหน้ามาว่ากันในบทเรียนต่อไปครับ
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
