8 เรื่องของทักษะของการบริหารโครงการที่ผู้บริหารจำเป็นต้องรู้ (ตอนจบ)
ตอนที่แล้ว เราได้ว่ากันไปถึงเรื่องเทคนิค 3 ประการของการบริหารโครงการ (Project Management) ให้ประสบความสำเร็จ ก็คือ ทำความรู้จักกับโครงการ ค้นหาความต้องการของลูกค้าที่จะต้องตอบสนอง และการวางแผนโครงการ คราวนี้ มาดูว่า เทคนิคอีก 4 เรื่องของการบริหารโครงการให้ประสบผลสำเร็จคืออะไร
4) การตรวจสอบการดำเนินงานตามแผนอย่างต่อเนื่อง
ในการดำเนินกิจกรรมตามแผนงานของโครงการ จำเป็นที่จะต้องหมั่นสอบถามตนเองว่า อะไรคือความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นจากการดำเนินกิจกรรม และหากเกิดความเสี่ยง หรือเกิดความผิดพลาดเช่นนั้นตามมา ไม่ว่าจะโดยคาดคิดหรือไม่คาดคิดแล้ว เราจะวางแผนรับมืออย่างไร การตรวจสอบการดำเนินงานตามโครงการ จึงเป็นเรื่องของการประเมินความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นในระหว่างการดำเนินกิจกรรมใหญ่น้อยตามโครงการ ตัวอย่างเช่น เมื่อพบว่ากิจกรรมหนึ่งดำเนินไปไม่ได้ผลตามเวลาและผลงานที่วางแผนไว้ ประเมินดูแล้ว เป็นเพราะคนทำงานแบบผิดผิดถูกถูก หรือไม่มั่นใจนัก ก็ต้องเตรียมวางแผนไว้ว่า ปัญหาที่จะต้องไม่ให้เกิดขึ้นต่อไปคือเรื่องดังกล่าว ไม่ว่ากับกิจกรรมใด โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับกิจกรรมที่คาบเกี่ยวกันกับเรื่องที่เกิดปัญหาขึ้น เป็นต้น
5) การให้สมาชิกในโครงการมีส่วนร่วม
การมีส่วนร่วมเป็นสิ่งที่ดีครับ ในการบริหารโครงการที่มักทำงานกันในรูปของทีม สังเกตได้จากคุณลักษณะหรือคุณสมบัติของคนทำงานที่มักระบุว่า มีความสามารถในการทำงานเป็นทีม ก็จะเห็นได้แล้วว่า ยังงัยการบริหารโครงการก็มักเป็นทีม เมื่อเป็นทีม ก็ไม่มีเขา ไม่มีใคร มีแต่เราที่จะต้องทำงานร่วมกัน ผู้บริหารโครงการจะมีส่วนช่วยให้โครงการประสบผลได้ก็โดยการที่ผู้บริการกระตุ้นการทำงานร่วมกันของสมาชิกในทีม สร้างบรรยากาศของการแลกเปลี่ยนแลเอื้อเฟื้อเกื้อกูลระหว่างกันในกิจกรรมต่าง ๆ ในบางกรณีอาจจะต้องมีการกระจายแผนงานหลักออกเป็นแผนงานย่อย ๆ และแบ่งให้ให้สมาชิกทำงานตามทรัพยากรและเวลาที่มี ไม่ว่าจะมากจะน้อย ก็ต้องช่วยเหลือร่วมมือกันครับ
6) จริงจังกับการปฏิบัติงานตามแผน
เช่นเดียวกับข้อ 7) ที่จะกล่าวถึงต่อไป ในการบริหารโครงการก็ต้องจริงจังกับมัน จะมาทำเล่นเล่นคงไม่เข้าที ซึ่งเรื่องนี้ก็คือการที่ผู้บริการโครงการจะต้องเข้ามาควบคุมอย่างใกล้ชิด การควบคุมแบบนี้ ไม่ใช่เรื่องที่จะเป็นประชาธิปไตยหรือไม่ประชาธิปไตย เพราะการควบคุมนี้ก็คือ กระบวนการหนึ่งของการบริหาร (POLC-Plan, Organizing, Leading and Controlling นั่นเอง) ที่ทำกันไปประจำอยู่แล้ว คงไม่ต้องมาพูดกันเรื่องประชาธิปไตยหรือไม่และอย่างไร การแสดงความจริงจังนี้ ทำได้โดยการกำหนดกรอบการประชุมหารือกันเพิ่มติดตามความคืบหน้าของงานเสมอ นอกจากนี้ การควบคุมอย่างจริงจัง ยังช่วยให้ผู้บริหารรู้ว่าจะต้องให้การสนับสนุนอย่างไรกับทีมงาน เพื่อแก้ไขปัญหาไม่ให้เกิดความเสียหายนั่นเอง
7) การควบคุมการดำเนินงานตามโครงการอย่างเคร่งครัด
ผู้บริหารโครงการ ควรทำความตกลงกันกับสมาชิกในทีม หรือผู้ปฏิบัติงานในทีให้ชัดเจนเสียในแต่ต้นมือ (หมายถึงตกลงกันก่อนเป็นเบื้องต้น...) ว่า เมื่อดำเนินโครงการไปแล้ว โดยมากเราจะดำเนินการตามกระบวนการที่กำหนดไว้ แต่ก็มีกรเปลี่ยนแปลงได้ตามสถานการณ์ที่มีกระทบ และเมื่อนั้น สมาชิกของทีมที่ร่วมกันทำงานในโครงการ จะนำปัญหานั้นมาพูดคุย วิเคราะห์และหาแนวทางการแก้ไขปัญหา หรือแม้กระทั่งปรับกลยุทธ์ในการดำเนินโครงการกันให้เหมาะสม บทบาทของผู้บริหารประการนี้ คือ ต้องคุมเกมให้อยู่ บนพื้นฐานความร่วมมือระหว่างกันของผู้บริหารและสมาชิกในทีมครับ
8) ทำให้โครงการสำเร็จผลอย่างมืออาชีพ
ในข้อนี้ ต้องอาศัยสิ่งสำคัญที่ผู้บริหารจะต้องทำก็คือ ต้องพยายามสร้างความแน่ใจให้ได้ว่าลูกค้าเกิดความพึงพอใจกับผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากการดำเนินโครงการ ซึ่งหากจะให้แน่ใจแล้ว โดยผู้บริหารโครงการก็คงต้องทำการประเมินผลโครงการแบบเป็นระยะ โดยใช้วิธีการประเมินตามตัวแบบที่เราร่ำเรียนกันมาเช่น การประเมินระหว่างโครงการ เป็นต้น นำมาประยุกต์นิดหน่อยโดยการสร้างกรอบว่าจะประเมินอะไรและอย่างไร การประเมินโครงการนี้ ย่อมช่วยให้เราได้ทราบว่าโครงการมีปัญหาอย่างไรเกิดขึ้นบ้าง เพื่อจะได้กำหนดวิธีการและแนวทางในการสนับสนุนแก้ไขปัญหา หรืออาจจะต้องเปลี่ยนแปลงบางเรื่องเพื่อให้โครงการและหรือกิจกรรมประกอบโรงการเดินต่อไปได้ นอกจากนี้ สิ่งที่ท่านอาจจะไม่คาดคิดก็คือ การประเมินโครงการอย่างเป็นธรรมและสุจริตที่สะท้อนผลออกมาในเชิงบวก ย่อมเป็นส่วนกระตุ้นกำลังใจในการทำงานของผู้ปฏิบัติงานที่อยู่ในโครงการ (ย้ำว่าต้องสุจริต โปร่งใส ตรวจสอบได้และเป็นธรรมครับ) แต่จะยึดหลักใดล่ะที่จะเป็นกรอบหลักของการตรวจสอบ ตอบได้เลยครับว่า ความต้องการของลูกค้า นั่นเอง
จากที่นำเสนอไปแล้ว เชื่อว่า ท่านผู้บริหารโครงการ อาจจะได้เป็นแนวคิดและแนวทางของการทำงานให้เป็นประโยชน์ โดยเฉพาะกับการบริหารงานภาครัฐ ซึ่งภารกิจการงานทั้งหลายทั้งปวงล้วนสะท้อนออกมาจากผลของการบริหารโครงการ และที่สำคัญ เมื่อท่านผู้อ่านเข้าใจเทคนิคของการบริหารโครงการให้ประสบผลสำเร็จนี้แล้ว เราย่อมจะทราบแนวทางของการตรวจสอบย้อนกลับไปได้ว่า หน่วยงานราชการบ้านเรา หรือการบริหารโครงการของบริษัทเรานี้ เป็นไปหรือมีแนวโน้มที่จะเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลหรือเปล่านั่นเองครับ
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
- ตอนที่ 1 : 8 เรื่องของทักษะของการบริหารโครงการที่ผู้บริหารจำเป็นต้องรู้ (ตอนจบ)
