8 เรื่องของทักษะของการบริหารโครงการที่ผู้บริหารจำเป็นต้องรู้ (ตอนที่ 1)
ในปัจจุบัน เราจะพบเห็นกันโดยทั่วไปว่าองค์การภาคเอกชน ต่างหันมาให้ความสนใจบริหารจัดการงานในองค์การในรูปโครงการมากขึ้น การจัดการงานแบบนี้ เรียกเป็นภาษาทางการบริหารว่า Project-based Management วิธีการก็คือ กำหนดให้แต่ละงานหรือภารกิจที่จะทำมีลักษณะเป็นโครงการที่สามารถบริหารกิจกรรมตามโครงการ และงบประมาณในตัวเสร็จสรรพ ส่วนจะใช้โปรแกรมทางคอมพิวเตอร์เช่น Microsoft Project หรือโปรแกรมใดควบคุมการบริหารโครงการก็ไม่ใช่เรื่องใหญ่ครับ
ลักษณะของการบริหารงานแบบโครงการนี้ มักพบได้กับส่วนงานราชการทั่วไปอยู่แล้ว เนื่องจากมีความจำเป็นต้องเสนองบประมาณตามโครงการเพื่อ แต่การบริหารโครงการให้เกิดประสิทธิภาพ ยังเป็นที่ถกเถียงกันอยู่ว่าปัจจุบันและที่ผ่านมา การบริหารโครงการของภาครัฐเป็นไปอย่างนั้นหรือไม่ เช่นเดียวกับภาคเอกชน ก็คงต้องพิจารณาเรื่องนี้ให้มาก และปฏิเสธไม่ได้เลยนะครับว่า บทบาทของผู้บริหาร โดยเฉพาะที่เรียกว่าผู้บริหารโครงการนั้น มีส่วนสำคัญต่อความสำเร็จหรือสัมฤทธิ์ผลของการบริหารโครงการเป็นอย่างยิ่ง และเนื่องจากการจัดการโครงการเกี่ยวข้องกับงบประมาณอย่างแยกกันไม่ออก
เทคนิคของการบริหารโครงการส่วนใหญ่ก็มักจะเป็นเรื่องของการหาวิธีในการจัดทำโครงการที่สามารถควบคุม ติดตาม วัดผลจากการทำงานบนพื้นฐานของงบประมาณได้ และแน่นอนว่าการบริหารโครงการก็ต้องทำให้เกิดการใช้งบประมาณอย่างคุ้มค่านั่นเอง
ในงานเขียนนี้ ผู้เขียนขอนำเสนอข้อสังเกตบางประการของการบริหารโครงการว่าจะต้องอาศัยทักษะและองค์ประกอบเรื่องใดบ้างเพื่อให้การบริหรโครงการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และบรรลุผลตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ โดยผู้เขียนปรับปรุงข้อมูลและเรียบเรียงเนื้อหาบางส่วนมาจากงานเขียนของ Aspaden J. เรื่อง Manage a Project ตีพิมพ์ในวารสาร People Management 12: 23 รวมสรุปได้ 8 เรื่องสำคัญ ใน 2 ตอน
1) ทำความรู้จักโครงการ
ในขั้นตอนนี้ กล่าวอย่างสรุปได้ว่าเป็นเรื่องที่ผู้ทำหน้าที่บริหารโครงการจะต้องทำความเข้าใจเกี่ยวกับ ขอบเขตของโครงการ การวางแผนการปฏิบัติหรือการดำเนินงานตามโครงการ วิธีการนำโครงการแยกออกเป็นกิจกรรมนำไปสู่การปฏิบัติ และการทำให้โครงการประสบผลสำเร็จ
2) ค้นหาความต้องการของลูกค้า
ในขั้นตอนนี้ เป็นการกำหนดขอบเขตของโครงการ ผู้บริหารโครงการมีความจำเป็นอย่างยิ่ง ที่จะต้องคำนึงถึงเรื่องต่าง ๆ ประกอบด้วย ขอบเขตของกิจกรรมที่จะดำเนินการ ระยะเวลา และค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นจากการดำเนินโครงการ โดยเฉพาะในเรื่องของคุณภาพงานที่จะได้รับ และความสามารถของลูกค้าที่จะรับในคุณภาพสินค้าหรือบริการนั้นได้ ทั้งหมดนี้เป็นเรื่องจำเป็นที่จะต้องคิดถึงให้มากเข้าไว้ ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว การค้นหาความต้องการของลูกค้านั้น จะกระทำก่อนการจัดทำโครงการ เนื่องจากจะต้องมีการกำหนดเป้าหมายความสำเร็จของงาน ตัวชี้วัด และงบประมาณที่จำเป็นจะต้องใช้หากจะต้องมีการดำเนินกิจกรรมใดก็ตาม เรามักจะพบว่า เมื่อเราต้องการทำโครงการใด เราก็อยากที่จะมุ่งตอบสนองความต้องการของเรา แต่หลายครั้งหลายคราว เราจะลืมความต้องการของลูกค้า กระทั่งไม่แน่ใจเหมือนกันว่า เราใช้ความต้องการของเราเป็นตัวตั้งที่ถูกต้องหรือไม่
3) การวางแผนโครงการ
การวางแผนโครงการนี้ เป็นสิ่งที่สำคัญมาก ไม่มีใครโต้แย้งถกเถียงแต่ประการใด หากแต่สิ่งที่สำคัญไปกว่าการวางแผนโครงการก็คือ การนำแผนที่วางไว้ไปสู่การปฏิบัติเพื่อให้แผนไม่ นิ่ง ดังนั้น หลักสำคัญของการวางแผนคือ ไม่ต้องรีบร้อน แต่จะต้องหาแนวทางในการนำแผนไปสู่การปฏิบัติให้เหมาะสม ความสำคัญของเรื่องนี้ ได้รับการนำสร้างเป็น
องค์ความรู้ทางการบริหารภาครัฐในสาขาวิชาที่นิยมกันมาในปัจจุบันคือ นโยบายสาธารณะ (Public Policy) ในองค์ความรู้เรื่อง Policy Implementation ส่วนความรู้ในการบริหารธุรกิจก็พบได้ในวิชา การบริหารโครงการโดยตรง และการบริหารเชิงกลยุทธ์ ซะเป็นส่วนใหญ่ ทั้งนี้ เทคนิคที่จะช่วยให้การวางแผนสามารถนำไปสู่การปฏิบัติอย่างได้ผลจริงนั้น ว่าไปแล้วก็คือการมุ่งตอบคำถามสำคัญหลายข้อดังนี้ (1) แผนนั้น มีกิจกรรมอะไรที่จะต้องทำบ้าง (2) จะต้องเตรียมการดำเนินการอะไรไว้ล่วงหน้าเพื่อรองรับแผนและโครงการนั้น รวมทั้งใช้ระยะเวลา ใช้ทรัพยากรจำพวกบุคลากรและงบประมาณเท่าใดจึงจะเพียงพอ เรื่องพวกนี้ จำเป็นจะต้องอาศัยการพยากรณ์หรือคาดคะเนความเหมาะสมให้ได้ อาจจะไม่ร้อยเปอร์เซ็นต์ แต่ก็ควรใกล้เคียงกับความต้องการให้มากที่สุด โดยไม่ทำให้การทำงานตามแผนเป็นปัญหาและอุปสรรค
เอาล่ะครับ ในตอนหน้า เรามาว่ากันต่อในอีก 5 ประการที่เหลือครับ...
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
- ตอนที่ 1 : 8 เรื่องของทักษะของการบริหารโครงการที่ผู้บริหารจำเป็นต้องรู้ (ตอนที่ 1)
