เมื่อมีพนักงานใหม่เข้ามาทำงานในองค์การ ปัญหาความวุ่นวายที่พบไม่น้อยนอกเหนือไปจากการปรับตัวของพนักงานใหม่ในแง่ของการใช้ชีวิตในที่ทำงาน ในสภาพแวดล้อมของการทำงาน เพื่อนร่วมงานและหัวหน้างานใหม่ ทั้งต่างฝ่ายและในฝ่ายแล้ว ปัญหาอย่างหนึ่งที่ส่งผลกระทบต่อขวัญกำลังใจของพนักงานใหม่ไม่น้อยคือ ช่องว่างของความรู้ในการทำงานของพนักงานเก่าและพนักงานใหม่ ช่องว่างนี้ ไม่ได้หมายถึงความรู้ความสามารถที่ไม่เท่ากันของพนักงาน แต่หมายถึงทักษะการทำงานตามระบบงานและเนื้องานขององค์การที่มีและที่เป็นอยู่ ซึ่งพนักงานใหม่ แม้จะมีประสบการณ์ก็เป็นประสบการณ์ของงานเก่าที่ผ่านมา ไม่สามารถนำมาใช้ได้อย่างเต็มที่มากนัก และแน่นอนว่าก็คงต้องใช้เวลาสักระยะหนึ่งในการปรับตัวเพื่อเรียนรู้ระบบและเนื้องานใหม่ที่เข้ามาทำกับองค์การใหม่
แล้วจะเกิดอะไรขึ้น หากองค์การนั้น มีการเปลี่ยนงานเข้าออกของพนักงานเป็นว่าเล่น หรือที่เรียกว่า อัตราการเข้าออกงานสูง (High Turnover Rate)
ไม่บอกก็รู้ว่า...วุ่นวายครับ...
ด้วยเหตุนี้แหล่ะครับ องค์การจำนวนมาก จึงนิยมนำเครื่องมือการจัดการอันหนึ่งที่เรียกว่า การจัดการความรู้ (Knowledge Management) มาเสริมเพื่อให้ความรู้ที่จากเดิมจะจากไปพร้อมกับพนักงานทุกคนที่ลาออกหรือต้องล้มหายจากองค์การไป ให้คงอยู่สืบต่อและนำมาพัฒนาองค์การไปสู่ความยุ่งยืนได้
นอกเหนือไปจากนี้ หลายบริษัทก็ได้สร้างนวัตกรรมของการจัดการนี้ขึ้นเป็นระบบพี่เลี้ยงพนักงานใหม่ โดยวางบทบาทให้ระบบพี่เลี้ยง เป็นกลไกสำคัญในดูแล และรักษาพนักงานใหม่ ที่ผ่านกระบวนการสรรหาและคัดเลือกคนเก่ง คนดีเข้ามาทำงานกับองค์กรได้ ให้สามารถปฏิบัติงานร่วมกับทุกคนในองค์กรได้อย่างมีความสุข โดยปรับตัวเข้ากับองค์กร เพื่อนร่วมงาน และสภาพแวดล้อมในการทำงานที่แตกต่างจากมหาวิทยาลัย หรือองค์กรเดิมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
หลายองค์การเช่นกันเชื่อว่า การสร้างระบบพี่เลี้ยง เป็นจุดเริ่มต้นหรือพื้นฐานการพัฒนาพนักงานที่ยั่งยืน ทั้งนี้เนื่องจากพนักงานใหม่ ส่วนใหญ่ที่ก้าวเข้ามาในองค์กร ล้วนมีทัศนคติ ค่านิยม พฤติกรรม และ Life Style ที่แตกต่างจากวัฒนธรรมการทำงาน ขององค์กร ดังนั้น องค์กรจึงจำเป็นต้องมีการวางแผนอย่างเป็นระบบ ในการสร้างระบบพี่เลี้ยง เพื่อช่วยส่งเสริมและสนับสนุนให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับองค์กร และเป็นพนักงานที่มีคุณภาพ รวมทั้งเป็นกำลังสำคัญในการสนับสนุนให้องค์กรประสบความสำเร็จต่อไป ทั้งยังเสริมสร้างความผูกพันระหว่างบุคลากร ทั้งในระดับเดียวกันและต่างระดับที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับกระบวนการเป็นพี่เลี้ยง เป็นการสร้างความสัมพันธ์ ความคุ้นเคย ทัศนคติที่ดี บรรยากาศที่ดีในการทำงานให้แก่พนักงานใหม่ และกระบวนการจูงใจ ส่งเสริม สนับสนุนให้ผู้ทำหน้าที่พี่เลี้ยง
ระบบพี่เลี้ยงขององค์การต่าง ๆ นั้น ก็อาจจะเรียกชื่อแตกต่างกันไปบ้างเช่น ธนาคารเอชเอสบีซี เรียกว่า เป็น โครงการที่ปรึกษา (Mentor Programme) โดยโครงการที่ปรึกษาในเอชเอสบีซีนี้ เป็นความร่วมมือระหว่างพนักงานผู้ที่มีประสบการณ์มากกว่า และผู้ที่มีประสบการณ์น้อยกว่าในการแลกเปลี่ยนความรู้และการพัฒนาทั้งในด้านส่วนตัวและการทำงาน ในหลายปีที่ผ่านมาโครงการนี้ได้เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการทำให้องค์กรสามารถสนับสนุนการพัฒนาและการเรียนรู้ของพนักงาน โดยสัมพันธภาพที่เกิดก่อผ่านการปรึกษานี้ สามารถสร้างประโยชน์อย่างยิ่งต่อทั้งตัว ผู้ให้การปรึกษา และผู้ได้รับการปรึกษา รวมถึงตัวธนาคารเอชเอสบีซีในภาพรวมอีกด้วย
ลองมาดูว่า ที่บริษัทแห่งหนึ่ง เอาเป็นว่าชื่อ บริษัท ABC ได้เขียนโครงการเพื่อเสนอโครงการพี่เลี้ยงพนักงานใหม่อย่างไร
Development Proposal
เรื่อง ระบบพี่เลี้ยงพนักงานใหม่
ในปัจจุบันพนักงานใหม่ซึ่งเข้ามาปฏิบัติงานให้กับบริษัท ยังไม่ทราบและหรือไม่เข้าใจเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กร บทบาท หน้าที่ ความรับผิดชอบ การวางตัว และหรือการปฏิบัติตัวในด้านอื่น ๆ ซึ่งนอกเหนือไปจากการทำงานปกติ รวมทั้งมีการสอนงานในเทคนิคการทำงานบางเรื่องที่เป็นความรู้เฉพาะ เพื่อเป็นการสร้างสายสัมพันธ์ที่ดีระหว่างพนักงานใหม่และพนักงานเก่า สนองต่อนโยบายการบริหารบุคลากรที่เน้นการให้ความสำคัญกับพนักงานทุกคนที่ถือเป็น ทรัพยากรอันทรงคุณค่าของบริษัท ด้วยหลักการพัฒนาให้เป็นคนดีและคนเก่ง การส่งเสริมให้เกิดความก้าวหน้าในหน้าที่การงาน การดูแลให้มีความสุขอบอุ่นในการทำงาน และการสร้างเสริมให้เกิดระบบพนักงานสัมพันธ์ที่ดีในบริษัท HR ควรพิจารณากำหนดแนวทาง ขอบเขต หน้าที่ ข้อพึงปฏิบัติ และรายละเอียดสำหรับระบบพี่เลี้ยงพนักงานใหม่ ดังนี้
1. ระบบพี่เลี้ยงพนักงานใหม่
เป็นวิธีการในการเสริมสร้างความเข้าใจของพนักงานในเรื่องการปฏิบัติงานในหน้าที่และการประพฤติตนตามกรอบวัฒนธรรมองค์การ ซึ่งจะส่งผลให้เกิดระบบพนักงานสัมพันธ์ที่ดี บริษัทจึงให้ความสำคัญในการที่จะคัดเลือกผู้ที่จะมาทำหน้าที่พี่เลี้ยงให้กับพนักงานใหม่ ซึ่งบริษัทประสงค์ที่จะให้ผู้ที่ได้รับการคัดเลือกให้เป็นพี่เลี้ยงทุกคน ทำหน้าที่เป็นตัวแทนของหน่วยงาน/องค์กรในการให้ความรู้ ให้คำแนะนำ และสอนงานแก่พนักงานใหม่
2. แนวทางคัดเลือก / ขอบเขตความรับผิดชอบของพี่เลี้ยง
2.1 แนวทางคัดเลือกพี่เลี้ยงพนักงานใหม่
บริษัทจะพิจารณาคัดเลือกพี่เลี้ยงพนักงานใหม่ โดยพี่เลี้ยงพนักงานใหม่ควรมีคุณสมบัติข้างท้ายนี้
(1) เป็นผู้ที่มีทัศนคติที่ดีต่อบริษัท
(2) มีอายุตัวมากกว่าพนักงานใหม่อย่างน้อย 6 เดือน
(3) ควรเป็นเพศเดียวกัน เพื่อความสะดวกในการวางตัว
(4) ควรอยู่ในสายอาชีพ/ หน่วยงานเดียวกัน แต่ไม่ควรเป็นผู้บังคับบัญชาโดยตรง (ยกเว้นบางกรณีที่ฝ่ายต้นสังกัดจะพิจารณามอบหมาย )
(5) มีความประพฤติดี ปฏิบัติตามกฎระเบียบบริษัท และมีประวัติการทำงานที่ดี เพื่อเป็นตัวอย่างอันดีแก่พนักงานใหม่
(6) มีความเข้าใจในเนื้องานที่พนักงานใหม่รับผิดชอบหรือจะต้องปฏิบัติงาน
(7) มีลักษณะการเป็นผู้นำ มีความเป็นผู้ใหญ่ เพื่อสามารถจูงใจ / โน้มน้าวจิตใจพนักงานใหม่ได้
(8) มีความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับการบริหารงานและระเบียบโดยทั่ว ๆ ไปของบริษัท
(9) มีมนุษยสัมพันธ์ดี
2.2. ขอบเขตความรับผิดชอบของพี่เลี้ยงพนักงานใหม่
(1) พี่เลี้ยงควรดูแลพนักงานใหม่ไม่เกิน 1 คน
(2) ระยะเวลาของการเป็นพี่เลี้ยงพนักงานใหม่โดยเฉลี่ยใช้เวลาประมาณ 4 เดือน หรือตลอดระยะเวลาในการทดลองงานของพนักงานใหม่
(3) ให้ความเห็นและหรือประเมินพนักงานใหม่ตามรอบการประเมินคือ 45 วัน, 80 วัน และ 119 วัน โดยแจ้งให้เข้าหน้าที่วัดผลการปฏิบัติงานของพนักงานทราบเป็นลายลักษณ์อักษร (ตามแบบฟอร์มรายงานที่กำหนด) รวมทั้งผู้บังคับบัญชาของพนักงานใหม่ทราบ
3. หน้าที่ของพี่เลี้ยง :
หน้าที่ของพี่เลี้ยงที่มีต่อพนักงานใหม่คือ
(1) เป็นผู้สอนงาน
(2) เป็นที่ปรึกษาเกี่ยวกับการวางตัวและแนวทางการประพฤติปฏิบัติตัวที่เหมาะสม
(3) ให้คำแนะนำเรื่องวัฒนธรรมองค์การ
โดยพี่เลี้ยงจะต้องทำหน้าที่ต่าง ๆ ดังนี้
(1) เป็นผู้เริ่มสร้างความสัมพันธ์กับพนักงานใหม่
(2) จัดเวลาในการพบปะกับพนักงานใหม่ตามสมควร ตามความเหมาะสมแก่เวลาและโอกาส
(3) ให้คำแนะนำ ตลอดจนตอบข้อซักถามทั่ว ๆ ไปเกี่ยวกับข้อมูล และสถานที่ต่าง ๆ ของบริษัทได้พอสมควร
(4) แนะนำให้รู้จักบุคคลต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกบริษัทตามควรแก่บุคคลและโอกาส รวมถึงการวางตัวอย่างเหมาะสม
(5) สร้างความอบอุ่น ขวัญ กำลังใจ และความเชื่อมั่นให้กับพนักงานใหม่
(6) ให้คำปรึกษา หารือ แนะนำ และช่วยเหลือเมื่อพนักงานใหม่ประสบปัญหาต่าง ๆ รวมถึงเรื่องการสอนงานในหน้าที่ให้พนักงานใหม่อย่างถูกต้องตามขั้นตอน
(7) ช่วยเหลือ ติดต่อประสานกับหน่วยงานต่าง ๆ เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับพนักงานใหม่
(8) ปลูกฝังทัศนคติที่ดีต่อบริษัท และเป็นแบบอย่างที่ดีแก่พนักงานใหม่ในเรื่องระเบียบ วินัย ความซื่อสัตย์ การเอาใจใส่ต่องาน และการพัฒนาตนเอง
(9) ให้แนวความติดที่บริษัทถือเป็นนโยบาย หรือเกี่ยวกับกิจกรรมการเพิ่มผลผลิตพื้นฐาน
(10) ให้ความสนใจในท่าที การแสดงออกของพนักงานใหม่ เพื่อป้องกันหรือแก้ไขปัญหาในเบื้องต้น
(11) ให้คำแนะนำเกี่ยวกับกิจกรรมหรือวิธีการที่นำมาใช้ในการพัฒนาระบบหรือคุณภาพงาน เช่น ระบบการบริหารงานแบบ BSC, KPI, PDCA เป็นต้น โดยสามารถทำความเข้าใจในเบื้องต้นให้แก่พนักงานใหม่ได้อย่างถูกต้อง และหากไม่อธิบายได้ในบางเรื่องที่พนักงานใหม่สอบถาม พี่เลี้ยงต้องสอบถามจากผู้รู้ในบริษัท เช่น บุคลากรของส่วนงานฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากร เพื่อให้คำแนะนำที่ถูกต้องเหมาะสมกับพนักงานใหม่ต่อไป
4. กรอบการประพฤติตนของพี่เลี้ยง :
กรอบแนวทางในการวางตัวของพี่เลี้ยง ตามบทบาทหน้าที่กำหนดไว้ดังนี้
(1) เป็นผู้มีน้ำใจ
(2) มีคุณธรรม มีทัศนคติที่ดีต่อพนักงานใหม่
(3) เป็นแบบอย่างที่ดีต่อพนักงานใหม่
(4) มีความรับผิดชอบต่อหน้าที่ของพี่เลี้ยง
(5) คำนึงผลประโยชน์ของส่วนรวมเสมอ
(6) ไม่แสวงหาผลประโยชน์จากพนักงานใหม่
(7) ไม่เปิดเผยความลับส่วนตัวของพนักงานใหม่และบริษัท
(8) หลีกเลี่ยงเรื่องส่วนตัวของพนักงานใหม่ เว้นแต่จะได้รับการร้องขอ ทั้งนี้ให้ขึ้นอยู่กับดุลพินิจของพี่เลี้ยง
5. ข้อมูลที่พี่เลี้ยงควรทราบ :
พี่เลี้ยง ควรจะต้องทราบข้อมูลในเรื่องต่าง ๆ ต่อไปนี้ เพื่อเป็นแนวทางให้กับพนักงานใหม่ว่าควรจะทราบเรื่องใดบ้างในระหว่างที่สอนงานหรือที่รับผิดชอบเป็นพี่เลี้ยง
5.1 ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท
· การจัดองค์การ และสายงานการบังคับบัญชาของระดับฝ่าย / แผนก / หน่วยงาน
· กิจกรรมหรือวิธีการที่นำมาใช้ในการพัฒนาระบบหรือคุณภาพงาน เช่น แนวคิดเรื่อง KPI, PDCA เป็นต้น โดยสามารถทำความเข้าใจในเบื้องต้นให้แก่พนักงานใหม่ได้อย่างถูกต้อง
· กิจกรรมการเพิ่มผลผลิตพื้นฐาน เช่น ISO / ความปลอดภัยในการทำงาน / 5ส เป็นต้น
5.2 ข้อมูลเกี่ยวกับบุคคล
· บุคคลในองค์กร ประกอบด้วย ผู้บริหารระดับสูง ชื่อและตำแหน่งที่ถูกต้องของผู้บริหารตามสายงานการบังคับบัญชา และเพื่อนร่วมงานทุกระดับชั้นในหน่วยงานที่สังกัดและหน่วยงานข้างเคียง
· บุคคลภายนอกองค์กร และบุคคลที่ต้องติดต่ออยู่สม่ำเสมอ (ถ้ามี)
5.3 ข้อมูลเกี่ยวกับสภาพแวดล้อม
· สถานที่และที่ตั้งสถานที่ต่าง ๆ ภายในบริษัท
· วัฒนธรรมขององค์กร การวางตัวต่อเพื่อนร่วมงานทุกระดับชั้น และธรรมเนียมปฏิบัติต่าง ๆ เช่น การแสดงความเคารพ, ความพร้อมเพรียงตรงเวลา, ระบบพี่เลี้ยงพนักงานใหม่, การเข้างานก่อนเวลาเริ่มงาน, Morning Brief, การประชุมทีม เป็นต้น
6. การกำหนดตัวพี่เลี้ยง :
|
ระดับพนักงานใหม่ |
พี่เลี้ยง |
|
L1 |
L2 ในฝ่ายและสายงานเดียวกัน |
|
L2 |
L3 ในฝ่ายและสายงานเดียวกัน |
|
L3- L4 |
L5 ในฝ่ายและสายงานเดียวกัน |
|
L5 |
L6 ในฝ่าย |
|
L6 |
L5 ในฝ่าย ที่มีประสบการณ์ทำงานมากกว่า 2 ปี หรือ L6 ต่างฝ่ายและในทีมเดียวกัน หรือ L6 ต่างฝ่ายและต่างทีมที่ Relate กันมากที่สุด |
7. การติดตามผล / ความคืบหน้าของพนักงานใหม่ :
เป็นการตรวจสอบว่าพนักงานใหม่มีความรู้ ความเข้าใจ เรื่องต่าง ๆ ครบถ้วนสมบูรณ์ ตามที่คาดหวังไว้มากน้อยเพียงใดหรือไม่ โดยกำหนดให้ต้องประเมิน ติดตามผลทุก 1 เดือน และส่ง
ผลให้ผู้บังคับบัญชาของพนักงานใหม่ทราบ
8. หน้าที่ของพนักงานใหม่ :
กำหนดให้พนักงานใหม่ประเมินพี่เลี้ยงตามแบบฟอร์มที่บริษัทกำหนด เพื่อประเมินศักยภาพและความสามารถของพี่เลี้ยงทุก 1 เดือนเช่นกัน
เป็นอย่างไรบ้างครับ.... ตัวอย่างของเค้าโครงโครงการพี่เลี้ยงพนักงานใหม่จากรณีตัวอย่างของบริษัท ABC ที่ผู้เขียนได้นำเสนอข้างต้นนี้ เชื่อว่าคงจะช่วยให้ผู้อ่านได้เห็นถึงบางแง่มุมที่จำเป็นต้องพิจารณา ในโอกาสหน้า เราจะมาว่ากันในเรื่องความจำเป็นและความสำคัญ รวมทั้งเรื่องที่เป็นประโยชน์อย่างอื่นของระบบพี่เลี้ยงพนักงานครับ
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
