ว่ากันด้วยเรื่อง 5 ส...(1)
การบริหารงานขององค์การในปัจจุบันไม่ว่าจะเป็นองค์การของทางราชการหรือองค์การธุรกิจเอกชนต่างก็ต้องการความเจริญก้าวหน้าให้มีการขยายตัวและเพิ่มเป้าหมายในการทำงานให้มากขึ้น ดังนั้นองค์การต่าง ๆ จึงมีความจำเป็นที่จะต้องปรับปรุงเปลี่ยนแปลงลักษณะวิธีปฏิบัติงานกระบวนการตัดสินใจ การพัฒนาบุคลากรทั้งในแง่ทักษะในงานและทัศนคติของผู้ปฏิบัติภายใต้สภาวะการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของสภาพแวดล้อมภายนอกองค์การไม่ว่าจะเป็นด้านเศรษฐกิจ สังคม การเมือง ตลอดจนความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ซึ่งแต่ละองค์การนั้นย่อมจะประกอบไปด้วยทรัพยากรที่เป็นปัจจัยด้านการผลิต ได้แก่ คน (Man) เครื่องจักร (Machine) วัสดุอุปกรณ์ (Material) วิธีการ (Method) อื่น ๆ
ในจำนวนทรัพยากรทั้งหมดที่กล่าวไปนั้น คนนับได้ว่าเป็นทรัพยากรที่สำคัญที่สุดเพราะคนที่มีอยู่ในองค์การเป็นผู้ใช้ความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ต่าง ๆ ที่มีอยู่ควบคุมและจัดการให้เกิดผลผลิตหรือการบริการที่มีประสิทธิภาพจึงมีผู้คิดค้นเทคนิคต่าง ๆ ขึ้นมามากมายทั้งชาวประเทศตะวันตกและตะวันออก เพื่อนำมาใช้ในการบริหารคนในองค์การเพื่อสร้างความเป็นเลิศในด้านการผลิตหรือการบริการต่าง ๆ
ประเทศญี่ปุ่นถือได้ว่าเป็นประเทศที่ประสบความสำเร็จอย่างสูง จะให้ความสำคัญทางด้านการบริหารคนอย่างมาก โดยถือว่า การบริหารงานจะดีได้ก็จะต้องบริหารคนให้ประสบความสำเร็จก่อน เช่น กิจกรรมกลุ่มย่อยหรือ QCC (Quality Control Cycle) กิจกรรมข้อเสนอแนะ เป็นต้น ซึ่งกิจกรรมเหล่านี้จัดเป็นเทคนิคการบริหารของญี่ปุ่นที่มุ่งทางด้านการพัฒนาศักยภาพอันไม่มีขีดจำกัดของคน โดยมุ่งผลประโยชน์ทางด้านนามธรรมก่อนที่จะได้ผลประโยชน์ที่เป็นรูปธรรม
กิจกรรม 5 ส เป็นกิจกรรมการพัฒนาเพื่อเพิ่มประสิทธิผลของงานตามรูปแบบการบริหารแบบญี่ปุ่นโดยมีแนวการพัฒนาที่ยึดคนเป็นศูนย์กลางในการพัฒนา และเป็นกิจกรรมพื้นฐานที่ช่วยให้เกิดบรรยากาศการทำงานที่ดี เสริมสร้างความมีระเบียบวินัย ความสะอาด ความมีระบบเพื่อสร้างนิสัยการทำงาน เป็นการสร้างโอกาสให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมในความรับผิดชอบต่องานและต่อหน่วยงานของตน โดยให้ความสำคัญต่อการดูแลสถานที่ทำงาน (housekeeping improvement) และการจัดสถานที่ทำงาน (workplace organization) ด้วยการร่วมกันจัดการ ร่วมกันกำหนดวินัย ร่วมกันกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงานและการปรับปรุงมาตรฐาน ซึ่งสอดคล้องกับหลักการบริหารองค์การที่ผู้รู้บางท่านกล่าวว่า ความสำเร็จตามเป้าหมายสูงสุดขององค์การนั้นย่อมเกิดขึ้นได้ในเมื่อบรรยากาศขององค์การอยู่ในระดับดีในการดำเนินกิจกรรม 5 ส นั้นเป็นกิจกรรมที่ง่าย ไม่ต้องใช้สถิติหรือวิชาการมากนัก กิจกรรม 5 ส มุ่งเน้นให้ทำกิจกรรมร่วมกันโดยอาศัยพื้นฐานความรู้เบื้องต้นแบบง่าย ๆ มาเริ่มต้นพัฒนาสถานที่ ระบบงาน และการปลูกฝังจิตสำนึกในการทำงานให้เกิดเป็นนิสัยเป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน
ในประเทศไทยได้มีการนำกิจกรรมต่าง ๆ ตามแนวการบริหารแบบญี่ปุ่น มาใช้ในการพัฒนาคุณภาพของทรัพยากรมนุษย์ในหลายองค์กรทั้งภาคเอกชน รัฐวิสาหกิจ โดยกิจกรรมหนึ่งที่เริ่มนำมาใช้คือกิจกรรม 5 ส ซึ่งก็มีทั้งที่ประสบความสำเร็จ ยังคงดำเนินกิจกรรม 5 ส ได้มาตรฐานและยังคงรักษามาตรฐานที่ดีนี้ไว้เป็นส่วนหนึ่งของการทำงานประจำ เช่น บริษัท ปูนซีเมนต์ไทย จำกัด ที่มีการนำกิจกรรม 5 ส มาใช้ตั้งแต่ปี 2526 และการปิโตรเลียมแห่งประเทศไทย (ปตท.) ซึ่งมีการนำกิจกรรม 5 ส มาใช้ตั้งแต่ประมาณปี 2530 จนปัจจุบันกิจกรรม 5 ส ของทั้ง 2 แห่งดังกล่าว ได้รับการพัฒนาและก้าวหน้าจนกลายเป็นพื้นฐานสำคัญในกิจกรรมเพิ่มผลผลิตและเพิ่มคุณภาพอื่น ๆ ต่อไป ไม่ว่าจะเป็นกิจกรรมข้อเสนอแนะ กิจกรรมคิวซี และ TQM (Total Quality Management) แต่ก็ยังมีอีกหลายหน่วยงานที่การทำกิจกรรม 5 ส ไม่ประสบความสำเร็จทำแล้วหยุดทำไปก็มี
องค์ประกอบพื้นฐานของกิจกรรม 5 ส
กิจกรรม 5 ส มีองค์ประกอบพื้นฐานดังต่อไปนี้
1)Seiri หมายถึง สะสาง หรือแยกให้ชัด เป็นการจัดเก็บสิ่งของที่วางอยู่กระจัดกระจายให้เรียบร้อย กล่าวคือ เก็บรวบรวมให้เป็นหมวดหมู่ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ สิ่งของเครื่องไม้เครื่องมือที่ไม่จำเป็นจะต้องไม่มีปรากฏอยู่อันจะทำให้การปฏิบัติงานเป็นไปได้โดยสะดวกและรวดเร็วขึ้น เมื่อพิจารณาดูแล้วก็จะเหมือนนับการกำจัดกองปฏิกูลกองใหญ่ให้หมดสิ้นไปแต่ในความเป็นจริง ในกองปฏิกูลนี้ยังมีของที่จำเป็นต้องใช้อยู่ ดังนั้นจึงไม่สามารถใช้วิธีการกำจัดเสียทั้งหมดทีเดียวได้เนื่องจากว่ายังจำเป็นต้องจัดแบ่งและแยกสิ่งปฏิกูลที่กล่าวนี้ให้เป็นสัดส่วนและเลือกทิ้งเฉพาะส่วนที่ไม่ต้องการ
2)Seiton หมายถึง สะดวก หรือการจัดให้เป็นระเบียบเป็นการจัดแบ่งชนิดของสิ่งของอย่างชัดแจ้ง สิ่งใดจำเป็นต้องนำมาใช้ได้ทันทีและสะดวกรวดเร็ว
3)Seiso หมายถึง สะอาด หรือทำความสะอาด เป็นการปัดกวาด และเก็บเศษฝุ่นผง Seiso ต้องครอบคลุมถึงความสะอาดอย่างแท้จริงในทุกหนทุกแห่ง ผลที่เกิดจากการปฏิบัติดังกล่าวย่อมมีผลต่อการปฏิบัติงานตรวจพบข้อบกพร่อง หรือปัญหาได้ง่ายขึ้น รวมถึงคุณภาพของสินค้าและความปลอดภัยในการปฏิบัติงานก็จะเป็นผลที่น่าพึงพอใจด้วย
4)Seiketsu หมายถึง สุขลักษณะ หรือรักษาสภาพ นิยามของคำว่า Seiketsu ได้มีผู้ให้ความในประเด็นของคำจำกัดความแตกต่างกันไป กล่าวคือ จากเอกสารของบริษัทปูนซิเมนต์ไทยจำกัด ระบุว่า “สุขลักษณะ คือ การดูแลสถานที่ทำงานให้สะอาด เพื่อสุขภาพอนามัย และความปลอดภัย” ในขณะที่จากเอกสารภาษาญี่ปุ่นบอกว่า สุขลักษณะ คือ การดำเนินการสะสาง สะดวก สะอาด อย่างจริงจัง ให้เห็นภาพและบรรยากาศการทำ ส ทั้ง 3 อย่างครบถ้วน ทั้งนี้ นิยม ดีสวัสดิ์มงคล ได้ให้ความเห็นว่า เรื่องสุขลักษณะเป็นเรื่องที่มุ่งเน้นพฤติกรรมของคนเป็นหลัก โดยที่ทุกคนจะต้องช่วยกันสร้างที่ทำงานให้มีสภาพและบรรยากาศที่มีลักษณะก่อให้เกิดสุขทั้งกายและใจทุกคนปราศจากสิ่งรบกวนต่าง ๆ อันจะมีผลกระทบต่อสมาธิในการทำงานโดยมุ่งที่ประสาทสัมผัสทั้ง 3 คือ
4.1) ตา ดู แล้วสบายตา ซึ่งจะเกิดได้ต้องทำสะสาง สะอาด ให้เรียบร้อยอย่างมีระบบ และได้รับความร่วมมือจากทุกระดับก่อน
4.2) จมูก อากาศที่หายใจเข้าไปต้องไม่ทำลายหรือเป็นอันตรายต่อสุขภาพและต้องปราศจากกลิ่นไม่พึงประสงค์
4.3) หู เสียงต่าง ๆ ในที่ทำงานต้องเป็นเสียงที่ไม่รบกวนสมาธิในการทำงาน
5) Shitsuke หมายถึง ระเบียบวินัยหรือการรักษาระเบียบวินัย สร้างนิสัยที่ดีให้เกิดขึ้น เมื่อศึกษารากศัพท์ของตัวอักษรจีนในภาษาญี่ปุ่น คำว่า Shitsuke มีสองความหมาย ความหมายแรก คือ การใช้เข็มเย็บผ้าในขั้นตอนลองตัวก่อนที่จะมีการเย็บจริง และอีกความหมายหนึ่งคือ การฝึกรักษากำเกณฑ์ที่ตกลงกันไว้ และทำให้เป็นนิสัย Shitsuke ในที่นี้หมายถึงความหมายที่สอง
สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ ได้กล่าวถึงความหมายและแนวทางดำเนินกิจกรรม 5 ส ไว้ดังนี้
1)สะสาง หมายถึง การแยกของที่จำเป็นออกจากของที่ไม่จำเป็นและขจัดของที่ไม่จำเป็นออกไป
2)สะดวก หมายถึง การจัดวางหรือจัดเก็บสิ่งของต่าง ๆ ในที่ทำงานให้เป็นระเบียบเพื่อความสะดวกและปลอดภัย และคงไว้ซึ่งคุณภาพ ประสิทธิภาพในการทำงาน เมื่อสถานที่ทำงานเหลือแต่สิ่งที่จำเป็นในการปฏิบัติงานหลังจากสะสางแล้ว ขั้นต่อไปก็เป็นเรื่องของการจัดสิ่งของให้อยู่เป็นหมวดหมู่ มีป้ายชัดเจนและเหมาะสมต่อสภาพการใช้งานที่ทุกคนสามารถเข้าใจได้ง่าย การทำเช่นนี้จะทำให้ลดการสูญเสียเวลาในการค้นหา การหยิบ และการจัดเก็บไม่ผิดพลาดซึ่งมีผลทำให้ได้การผลิตสินค้าและบริการรวดเร็ว และถูกต้อง
3)สะอาด หมายถึง การทำความสะอาด (ปัด กวาด เช็ด ถู) เครื่องจักร อุปกรณ์ รวมทั้งบริเวณพื้นที่ทำงาน ซึ่งโดยทั่วไปนั้น อาจกล่าวได้ว่า การทำความสะอาด ก็คือการตรวจสอบ (Cleaning is Inspection) เมื่อกล่าวถึงการทำความสะอาด มักจะเข้าใจว่าเป็นหน้าที่ของแม่บ้านหรือพนักงานทำความสะอาดแต่ที่จริงแล้วการทำความสะอาดเป็นหน้าที่ของทุก ๆ คน เนื่องจากพื้นฐานของการผลิตสินค้าและบริการที่มีคุณภาพมากจาก สถานที่ เครื่องจักร เครื่องมือ อุปกรณ์การทำงานที่สะอาด แม่บ้านอาจทำความสะอาดในบางส่วนที่ได้รับมอบหมาย แต่พนักงานที่เกี่ยวข้องกับการทำงานจะเป็นผู้รู้จักสถานที่ เครื่องจักร อุปกรณ์ของตนดีที่สุด หลักของการทำความสะอาดในกิจกรรม 5 ส คือการกำหนดผู้รับผิดชอบในแต่ละเครื่องจักร หรือ อุปกรณ์ เพื่อให้เกิดความรู้สึกเป็นเจ้าของ (Ownership) เมื่อพนักงานลงมือทำความสะอาดเครื่องจักรเครื่องมือของตนก็จะพบเห็นสิ่งที่ผิดปกติ เช่น นอตหลวม เครื่องร้อนหรือสั่น ทำให้สามารถแก้ไขและป้องกันไม่ให้เกิดความเสียหายกับเครื่องจักรอุปกรณ์ของตนและกลุ่มงานได้ อีกทั้งก่อให้เกิดความรู้สึกผูกพันและรักหน่วยงาน การทำความสะอาดเช่นนี้เรียกกันว่า การทำความสะอาดเพื่อตรวจสอบ ไม่ใช่แค่การปัดกวาดเช็ดถูทั่วไปอย่างที่หลายคนเข้าใจ
4)สุขลักษณะ หมายถึง การรักษามาตรฐานการปฏิบัติ 3ส แรกที่ดีไว้ ค้นหาสาเหตุต่าง ๆ เพื่อยกระดับมาตรฐานให้สูงขึ้น สุขลักษณะเป็นการทำ 3ส แรกอย่างต่อเนื่องทุกวัน รักษามาตรฐานของความเป็นระเบียบเรียบร้อยของสถานที่ทำงาน ป้องกันไม่ให้กลับไปอยู่ในสภาพที่ไม่ดี ที่สามารถสังเกตได้ว่ากิจกรรม 5 ส ของหน่วยงานนั้น ๆ ยังพัฒนาไปไม่ถึง ส สุขลักษณะ คือ
4.1) การวางของล้ำเส้นทางเดิน
4.2) การวางเครื่องมือผิดที่ที่กำหนด
4.3) เริ่มมีการสะสมของ สิ่งของที่ไม่จำเป็นต่อการทำงาน
4.4) ไม่ได้มีการปฏิบัติตามมาตรฐานของแต่ละ ส อย่างสม่ำเสมอ
4.5) มีการกระจายของฝุ่นผงอยู่ตลอดเวลา และไม่ได้พยายามหาวิธี
ป้องกัน
4.6) มีน้ำมันรั่วอยู่ตามเครื่องจักร และไม่ได้รับการแก้ไข
4.7) เครื่องมือที่ใช้ในแต่ละวันถูกทิ้งอยู่ที่เครื่องจักรหรือบริเวณทำงาน
4.8) สภาพแวดล้อม แสง สี อากาศ ไม่เหมาะต่อสภาพการทำงาน
4.9) ไม่มีขนาดที่แน่นอนของป้าย
4.10) มีเศษกระดาษ ก้นบุหรี่ ทิ้งอยู่ตามพื้น กระถางต้นไม้ ซอกมุมต่าง ๆ
5)สร้างนิสัย (Shitsuke) หมายถึง การปฏิบัติตามระเบียบกฎเกณฑ์ของหน่วยงานอย่างสม่ำเสมอ จนกลายเป็นการกระทำที่เกิดขึ้นเองโดยอัตโนมัติหรือธรรมชาติ เช่น การไม่ทิ้งสิ่งของต่าง ๆ ลงพื้น การเก็บของที่นำไปใช้เข้าที่เดิมทุกครั้งโดยไม่ต้องมีใครเตือนหรือบอก หรือจะดูจากตัวอย่างที่ง่ายและใกล้ตัวมากที่สุด คือ การเลื่อนเก้าอี้เข้าใต้โต๊ะภายหลังเลิกใช้งานแล้ว การทำทุกอย่างเพื่อให้พร้อมสำหรับผู้ที่มาใช้งานคนต่อไป การกล่าวทักทายด้วยคำว่า “สวัสดี” ในครั้งแรกที่พบกันในแต่ละวัน
ในการสร้างนิสัย ซึ่งเป็นองค์ประกอบพื้นฐานสำคัญของกิจกรรม 5 ส นั้น มีหลักการดังต่อไปนี้
1)จะต้องมีการกำหนดมาตรฐานหรือแนวทางปฏิบัติ เพื่อสร้างความเป็นระเบียบเรียบร้อยในสถานที่ทำงานเสียก่อน
2)มีการกระตุ้นให้พนักงานปฏิบัติตามมาตรฐานอย่างสม่ำเสมอ เช่น มีการอบรม รณรงค์ด้วยสื่อต่าง ๆ เช่น คำขวัญ โปสเตอร์ ฯลฯ
3)กำหนดให้ผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้าพื้นที่ รับผิดชอบติดตามและประเมินผลในฝ่ายหรือแผนกและรายงานผลในการประชุมคณะกรรมการ 5 ส เป็นประจำ
4)จัดให้คณะกรรมการ ซึ่งประกอบด้วยผู้บริหารระดับสูง ตรวจเยี่ยมและประเมินผล อย่างต่อเนื่อง
5)จัดกิจกรรมส่งเสริม เช่น การประกวด พื้นที่และมอบรางวัล เพื่อสร้างขวัญและกำลังใจต่อผู้เข้าร่วมกิจกรรม
ในตอนต่อไป เราจะมาว่ากันต่อในเรื่อง ขั้นตอนการดำเนินกิจกรรม 5 ส ให้ประสบผลความสำเร็จ และปัจจัยอะไรที่ทำให้การดำเนินงาน 5 ส ประสบผลสำเร็จ ซึ่งเป็นตอนสุดท้ายของบทความนี้ครับ...
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
