ง) เอกสารสนับสนุนอื่น ๆ (SUPPORTING DOCUMENT) : ผู้ปฏิบัติงาน หรือ หัวหน้างาน หัวหน้าหมวดวิชา หัวหน้างานเป็นผู้ปรับปรุง
5.1 การขึ้นทะเบียนเอกสาร (DOCUMENT REGISTER)
5.1.1 บททั่วไป
ทะเบียนเอกสารคุณภาพ และผู้ถือเอกสารคุณภาพ FM-QM-01 เป็นทะเบียนที่ระบุรายชื่อ เอกสารควบคุมที่มีอยู่ในระบบคุณภาพที่ใช้ในโรงเรียน โดยระบุหน่วยงาน และรหัสผู้ถือครองเอกสารไว้ เอกสารบางฉบับ จะระบุเพียงจำนวน ฉบับ ที่ครอบครองโดยฝ่ายต่าง ๆ และแสดงเป็นตัวเลขไว้ช่อง รหัส / หน่วยงาน ที่ผู้ถือครองเอกสารระบบคุณภาพ (สถานที่หรือจุดเผยแพร่เพื่อการใช้งาน ให้ฝ่ายต้นสังกัดเจ้าของเอกสารระบุ และควบคุมการใช้งานกันเอง) ส่วนคู่มือต่าง ๆ
(รหัส SD) และแบบฟอร์ม (FM) จะไม่ระบุว่าการใช้งานกี่ฉบับไว้ในที่นี้ แต่จะแสดงเป็นสัญลักษณ์ / ให้มีความหมายว่าหน่วยงานอื่น ๆ ที่ได้รับเอกสารนี้ มีความจำเป็นต้องใช้เอกสารดังกล่าว และให้หน่วยงานต้นสังกัดเจ้าของเอกสาร FM และ SD ดำเนินการควบคุมการเผยแพร่ใช้งานเอง
ในทะเบียนเอกสารคุณภาพ และผู้ถือเอกสารคุณภาพจะต้องลงรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารควบคุมดังต่อไปนี้
ก) เลขที่เอกสาร ข) ชื่อเอกสาร
ค) ผู้ปรับปรุงเอกสาร ง) ผู้ทบทวน / ตรวจสอบ
จ) ผู้อนุมัติเอกสาร ฉ) ครั้งที่ปรับปรุง
ช) ว/ด/ป ที่เผยแพร่ ซ) จำนวนหน้า
5.1.2 การนำเสนอเพื่ออนุมัติเอกสารคุณภาพ
เอกสารทุกฉบับภายหลังจากการทำต้องส่งยกร่าง หรือต้นฉบับให้หน่วยงานควบคุมเอกสาร
ดำเนินการจัดพิมพ์ (ในกรณีที่ไม่ได้จัดพิมพ์มาให้) และตรวจสอบระบบโครงสร้างในเบื้องต้น หลังจากนั้นหน่วยงานควบคุมเอกสาร จะดำเนินการนำเสนอเอกสารให้ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติ เพื่อเผยแพร่ใช้งาน และเข้าสู่ระบบการควบคุมต่อไป
5.1.3 บำรุงรักษาทะเบียนเอกสารคุณภาพ
เมื่อได้รับการอนุมัติการใช้เอกสาร หรือเกิดการเปลี่ยนแปลง / ดัดแปลงเอกสารตลอดจนเพิ่มเติมหรือ
ยกเลิกเอกสารระบบคุณภาพหรือเมื่อมีการเพิ่ม / เปลี่ยนแปลง รายชื่อผู้ถือเอกสาร ผู้รับผิดชอบโดยฝ่ายวางแผนและงบประมาณ ต้องบำรุงรักษารายการ ผู้ถือเอกสารระบบคุณภาพต้องปฏิบัติตาม แนวปฏิบัติดำเนินการกับเอกสารคุณภาพ (WI-QM-06) หัวข้อ การบำรุงรักษาทะเบียนเอกสารคุณภาพ กรณีมีการเปลี่ยนแปลงเอกสารไปจากครั้งก่อน จะระบุโดยสัญลักษณ์ * ที่หน้ารหัสเอกสาร หรือแบบฟอร์มนั้นสำหรับเอกสารที่ถูกยกเลิกจะรุบุโดยขีดเส้นทับ QP-QA-04/08 หรือเขียนคำว่า
BLANK ณ บรรทัดของเอกสารนั้น ๆ ที่ต้นฉบับ ทะเบียนเอกสารคุณภาพ และผู้ถือเอกสารคุณภาพ (FM-QM-01) เพื่อจะได้ดำเนินการปรับปรุงเผยแพร่ทะเบียนเอกสารคุณภาพ ฯ ฉบับใหม่ไปยังฝ่ายที่เกี่ยวข้องไป การเผยแพร่ทะเบียนเอกสารคุณภาพ ฉบับปรับปรุงขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและผลกระทบที่เกิดขึ้นต่อระบบคุณภาพเมื่อมีการปรับปรุงทะเบียนเอกสารคุณภาพ
5.2 การปรับปรุงและอนุมัติเอกสาร
5.2.1 การปรับปรุง (IMPROVED) เอกสาร
ผู้รับผิดชอบนำเอกสารที่ได้รับการจัดทำแล้วไปให้ผู้มีอำนาจทบทวน ซึ่งมีความรู้ความเข้าใจและมีข้อมูลเพื่อการพิจารณารายละเอียด และวิเคราะห์เพื่อระบุข้อขัดแย้ง กับระบบคุณภาพหรือระบุข้อกำหนดที่ไม่เหมาะสมหากยังต้องมีการปรับปรุง เช่น พิมพ์อักขระผิด ผู้รับผิดชอบในการปรับปรุง จะปรับปรุงเอกสารอีกจนกว่าข้อความถูกต้องตรงกับเอกสารที่ขอแก้ไข ผู้มีอำนาจปรับปรุงมีดังนี้
ก) คู่มือคุณภาพ (QUALITY MANUAL) : ตัวแทนฝ่ายบริหาร (QMR)
ข) แนวปฏิบัติงาน (QUALITY PROCEDURE) : รองผู้อำนวยการฝ่าย, หัวหน้างาน
ค) วิธีปฏิบัติงาน (WORK INSTRUCTION) : หัวหน้างานแต่ละฝ่าย, หัวหน้าหมวดวิชา
ง) แบบฟอร์ม (FORM) : ผู้ปฏิบัติงาน หัวหน้าหมวดวิชา, หัวหน้างาน
จ) เอกสารสนับสนุนอื่น ๆ (SUPPORTING DOCUMENT) : ผู้ปฏิบัติงาน, หัวหน้าหมวดวิชา,หัวหน้างาน
5.2.2 การตรวจสอบและทบทวน (REVIRWED) เอกสาร
ผู้รับผิดชอบการทบทวน ดำเนินการทบทวน เอกสารเพื่อความถูกต้อง / สอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริง ผู้มีอำนาจในการทบทวนมีดังนี้
ก) คู่มือคุณภาพ (QUALITY MANUAL) : สภาคุณภาพ
ข) แนวปฏิบัติงาน (QUALITY PROCEDURE) : สภาคุณภาพ
ค) วิธีปฏิบัติงาน (WORK INSTRUCTION) : หัวหน้างานแต่ละฝ่าย
ง) แบบฟอร์ม (FORM) : หัวหน้างาน
จ) เอกสารสนับสนุนอื่น ๆ (SUPPORTING DOCUMENT) : หัวหน้างาน
5.2.3 การอนุมัติ (APPROVED) เอกสาร
เอกสารทุกประเภท (ยกเว้นแบบฟอร์มคุณภาพ) ต้องให้ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติไว้ ลงในเอกสารทุกครั้งก่อนนำเอกสารไปเผยแพร่ใช้งาน ผู้มีอำนาจในการลงนามอนุมัติมีดังนี้
BLANK ณ บรรทัดของเอกสารนั้น ๆ ที่ต้นฉบับ ทะเบียนเอกสารคุณภาพ และผู้ถือเอกสารคุณภาพ (FM-QM-01) เพื่อจะได้ดำเนินการปรับปรุงเผยแพร่ทะเบียนเอกสารคุณภาพ ฯ ฉบับใหม่ไปยังฝ่ายที่เกี่ยวข้องไป การเผยแพร่ทะเบียนเอกสารคุณภาพ ฉบับปรับปรุงขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและผลกระทบที่เกิดขึ้นต่อระบบคุณภาพเมื่อมีการปรับปรุงทะเบียนเอกสารคุณภาพ
5.2 การปรับปรุงและอนุมัติเอกสาร
5.2.1 การปรับปรุง (IMPROVED) เอกสาร
ผู้รับผิดชอบนำเอกสารที่ได้รับการจัดทำแล้วไปให้ผู้มีอำนาจทบทวน ซึ่งมีความรู้ความเข้าใจและมีข้อมูลเพื่อการพิจารณารายละเอียด และวิเคราะห์เพื่อระบุข้อขัดแย้ง กับระบบคุณภาพหรือระบุข้อกำหนดที่ไม่เหมาะสมหากยังต้องมีการปรับปรุง เช่น พิมพ์อักขระผิด ผู้รับผิดชอบในการปรับปรุง จะปรับปรุงเอกสารอีกจนกว่าข้อความถูกต้องตรงกับเอกสารที่ขอแก้ไข ผู้มีอำนาจปรับปรุงมีดังนี้
ก) คู่มือคุณภาพ (QUALITY MANUAL) : ตัวแทนฝ่ายบริหาร (QMR)
ข) แนวปฏิบัติงาน (QUALITY PROCEDURE) : รองผู้อำนวยการฝ่าย, หัวหน้างาน
ค) วิธีปฏิบัติงาน (WORK INSTRUCTION) : หัวหน้างานแต่ละฝ่าย, หัวหน้าหมวดวิชา
ง) แบบฟอร์ม (FORM) : ผู้ปฏิบัติงาน หัวหน้าหมวดวิชา, หัวหน้างาน
จ) เอกสารสนับสนุนอื่น ๆ (SUPPORTING DOCUMENT) : ผู้ปฏิบัติงาน, หัวหน้าหมวดวิชา,หัวหน้างาน
5.2.2 การตรวจสอบและทบทวน (REVIRWED) เอกสาร
ผู้รับผิดชอบการทบทวน ดำเนินการทบทวน เอกสารเพื่อความถูกต้อง / สอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริง ผู้มีอำนาจในการทบทวนมีดังนี้
ก) คู่มือคุณภาพ (QUALITY MANUAL) : สภาคุณภาพ
ข) แนวปฏิบัติงาน (QUALITY PROCEDURE) : สภาคุณภาพ
ค) วิธีปฏิบัติงาน (WORK INSTRUCTION) : หัวหน้างานแต่ละฝ่าย
ง) แบบฟอร์ม (FORM) : หัวหน้างาน
จ) เอกสารสนับสนุนอื่น ๆ (SUPPORTING DOCUMENT) : หัวหน้างาน
5.2.3 การอนุมัติ (APPROVED) เอกสาร
เอกสารทุกประเภท (ยกเว้นแบบฟอร์มคุณภาพ) ต้องให้ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติไว้ ลงในเอกสารทุกครั้งก่อนนำเอกสารไปเผยแพร่ใช้งาน ผู้มีอำนาจในการลงนามอนุมัติมีดังนี้
ก) คู่มือคุณภาพ (QUALITY MANUAL) : ผู้จัดการ
ข) แนวปฏิบัติงาน (QUALITY PROCEDURE) : ผู้อำนวยการ
ค) วิธีปฏิบัติงาน (WORK INSTRUCTION) : รองผู้อำนวยการฝ่าย
ง) แบบฟอร์ม (FORM) : หัวหน้างาน
จ) เอกสารสนับสนุนอื่น ๆ (SUPPORTING DOCUMENT) : หัวหน้างาน
หมายเหตุ 1. สำหรับแบบฟอร์มคุณภาพจะไม่ระบุรายชื่อผู้ปรับปรุง ผู้ทบทวน และอนุมัติใช้ แต่จะกำหนดรหัสและชื่อแบบฟอร์ม รายละเอียดในการปรับปรุงแก้ไขแบบฟอร์มดูได้จาก FM-QM-03 : ใบขอเปลี่ยนแปลงเอกสารระบบคุณภาพ
2. แนวปฏิบัติและมาตรฐานต่าง ๆ (รหัส SD) ต้องมีรายมือชื่อผู้อนุมัติใช้งานลงในแนวปฏิบัตินั้น ๆ
3. ผู้อนุมัติอาจเป็นบุคคลเดียวกับผู้ทบทวนก็ได้
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
