สร้าง และปรับปรุงกระบวนการบริหารจัดการ
การสร้างกระบวนการจัดการที่มีคุณภาพ
วิถีทางให้การสร้างทีมนั้นมีสองขั้น ตอนแรกมุ่งเน้นเรื่องการพัฒนาคุณภาพ สร้างภาวะผู้นำให้เกิดกับผู้บริหารในแต่ละฝ่าย และสร้างกระบวนการจัดการที่มีคุณภาพ นี่เป็นภาพความสำเร็จในขั้นตอนนี้ ขั้นตอนที่สองนี้เป็นการต่อยอดในขั้นตอนแรก เป็นการวิเคราะห์กระบวนว่าแต่ละกระบวนการนั้นมีเป้าหมายย่อย ที่สามารถสนองเป้าหมายองค์กร ได้อย่างไร การวางแผนเเชิงกลยุทธ์เป็นภาพความสำเร็จในขั้นตอนนี้ จะร่วมถึงการวัดผลด้วย ขั้นตอนทั้งสองนี้จะช่วยให้เห็นภาพที่แท้จริงขององค์กร ปัจจัยที่มีผลต่อความสำเร็จของกระบวนการนี้ได้แก่
1. ขั้นตอนทั้งสองจะต้องดำเนินการอย่าง เป็นขั้นเป็นตอน ไม่ควรทำทันทีพร้อมกันทั้งองค์กร ควรจะต้องเริ่มจากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งก่อน เพื่อเป็นต้นแบบ จากนั้นจึงค่อยๆ ขยาย เป็นสู่ฝ่ายอื่นๆ เมื่อขั้นตอนแรกประสบความสำเร็จ จึงเจาะลึกลงในกระบวนการต่อไป
2. การให้ความรู้ และการฝึกอบรมเป็นสิ่งจำเป็นลำดับต้นๆ ที่ต้องทำไปควบคู่กันไปเพื่อสร้างความเข้าใจ และให้ทุกคนเข้าใจเป้าหมายในการเปลี่ยนแปลง และควรทำในเวลาที่เหมาะสม แผนในการฝึกอบรมเป็นส่วนที่จะช่วยการดำเนินการในขั้นตอนต่างๆบรรลุเป้าหมาย ซึ่งผู้บริหารระดับสูงต้องให้ความสำคัญในเรื่องนี้ด้วย
3. ในขั้นตอนแรกผู้บริหารจะต้องสร้างพันธสัญญาร่วมกันว่าจะดำเนินการขั้นตอนทั้งหมดให้ลุล่วงเพื่อให้เกิดการพัฒนา นอกจากนี้ผู้บริหารแต่ละคน จะต้องเข้าใจบทบาทหน้าที่ของตนเองแล้ว จำเป็นอย่างยิ่งต้องเข้าใจบทบาทหน้าที่ของสมาชิกที่ร่วมทีมด้วย
4. การสร้างความรู้ และความเข้าใจจะต้องมีอยู่สม่ำเสมอ หากละเลยสิ่งนี้จะก่อให้เกิดอุปสรรคที่มีต่อกระบวนการบริหารจัดการ ก่อนที่กระบวนการนี้จะถูกประยุกต์ใช้อย่างแท้จริง
ขั้นตอนที่แรก
การสร้างกระบวนการจัดการที่มีคุณภาพ จะประกอบด้วยขั้นตอนย่อยๆ ต่อไปนี้
1. อบรม และกำหนดบทบาทฝ่ายให้แก่ บุคลากรระดับหัวหน้างานเพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกันในการพัฒนากระบวนการทำงานภาพรวมของฝ่าย โดยซึ่งหลัก PDCD (กลับไปดูรูปแบบ Core Fucntional Team Building Model ในตอน ระบบวงจร คุณภาพ PDCA จากหลักการสู่วิธีการปฏิบัติ และสร้างทีมคุณภาพ ตอนจบ)
2. ระดมสมอง และกำหนดข้อตกลงเบื้องต้นในการส่งข้อมูล และ/หรือรายงานที่ได้จากระบวนการนั้นๆ เพื่อส่งให้ฝ่ายหรือส่วนงานอื่นๆ เพื่อนำไปใช้ต่อยอดในการทำงานได้
3. สร้าง Flow งานหลักของฝ่าย ก่อนที่จะนำไปสู่ การสร้าง Flow ย่อยในส่วนงานต่างๆ ในฝ่าย
4. ลดกระบวนการที่ซ้ำซ้อน และขจัดปัญหาที่ส่งผมต่อการพัฒนากระบวนการ
5. ขณะเดียวกันต้องกำหนดคุณภาพของข้อมูล และ/ หรือรายงาน ซึ่งทำให้ข้อมูลที่ได้เป็นข้อมูลคุณภาพที่นำฝ่ายงานอื่นๆ นำไปใช้ร่วมกันได้ในคราวเดียวกัน ซึ่งฝ่ายเองต้องเปิดใจรับคำติชมจากฝ่าย และหน่วยงานที่ต้องนำข้อมูลนั้นไปใช้
ขั้นตอนแรกนี้จะประสบความสำเร็จได้ภาวะผู้นำต้องเกิด หากขั้นตอนแรกนี้ไม่สำเร็จ ขั้นตอนที่เหลือก็ไม่สามารถเป็นจริงได้ และผู้นำที่ดีควรมีจะต้องเก่งใน 5 เรื่องได้แก่
· เก่งงาน นั่นคือ มีความรู้ความเข้าใจเรื่องการบริหารจัดการอย่างแท้จริง เข้าใจกระบวนการทำงาน และสามารถรับรู้ปัญหาที่เกิดขึ้นในกระบวนการได้ตลอดเวลา สามารถสร้างคุณค่าให้กับผู้อื่นได้ ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนร่วมงาน และผู้ใต้บังคับบัญชา
· เก่งคน นั่นคือ มีภาวะผู้นำ และนำจิตวิทยาบริหารมาใช้ในการบริหารจัดการคน
· เก่งคิด นั่นคือ มีกระบวนการคิดอย่างเป็นระบบ สามารถนำหลักบริหารต่างๆ มาประยุกต์ใช้ได้อย่างเหมาะสม และมีประสิทธิภาพ
· เก่งดำเนินชีวิต นั่นคือ สามารถบริหารเวลาได้เป็นอย่างดี
· เก่งถ่ายทอด นั่นคือ พร้อมถ่ายทอดความรู้ที่มีให้แก่บุคคลอื่น เพื่อให้เกิดการพัฒนาไปพร้อมๆ กับตนเอง
การบริหารจัดการกระบวนการทำงานนั้นแตกต่างจาก การบริหารจัดการโดยทั่วไปหลายประการ เช่น
1. การบริหารจัดการกระบวนการทำงาน เป็นการ บริหารงานเชิงรุก เพราะการาบริหารจัดการกระบวนการเป็นการจัดการที่มุ่งที่จะเสาะหาเหตุแห่งปัญหา และขจัดปัญหานั้น เพื่อมิให้เกิดความผิดพลาดที่ซ้ำซาก ซึ่งการบริหารจัดการโดยทั่วไปนั้นมุ่งเน้นที่จะแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้ามากกว่า
2. สมาชิกในทีมจะต้องรับผิด และชอบร่วมกันนั่นนำมาซึ่งการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
3. การบริหารจัดการกระบวนการมุ่งวัดทั้งเหตุ (Input) และ ผล (Output) ซึ่งกระบวนการอื่นๆ วัดผลเพียงอย่างเดียว
4. การบริหารจัดการกระบวนการทำงานเป็นการบริหารที่มีความต่อเนื่อง และมุ่งที่จะหาวิธีการป้องกันปัญหาตลอดทั้งกระบวนการทำงาน ซึ่งส่งผลให้กระบวนการทำงาน และบุคลากรได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และยั่งยืน
ผู้นำที่มุ่งสร้างระบบบริหารจัดการกระบวนการทำงานคุณภาพให้เกิดขึ้นกับองค์กร จะต้องมีความรู้ความเข้าใจ และมีทักษะของผู้นำซึ่งเป็นสิ่งสำคัญ ต่อการบริหารจัดการกระบวนการทำงานให้เกิดขึ้นในทุกหน่วยธุรกิจในองค์กร ดังนั้นผู้นำจะต้องมี ความคิดที่เป็นระบบ, มีสภาวะผู้นำ, นำจิตวิทยาบริหารมาใช้ ร่วมถีงการประยุทธ์ใช้เครื่องมือในการบริหารจัดการต่างๆ มาปรับใช้กับองค์กรได้อย่างเหมาะสม ขณะเดียวกันการบริหารค่าใช้จ่ายอย่างคุ้มค่าก็เป็นสิ่งสำคัญไม่แพ้กัน ดังนั้นองค์กรจำเป็นจะต้องให้ความสำคัญต่อการฝึกอบรม และการสร้างภาวะผู้นำให้เกิดขึ้นกับผู้บริหาร และคนทุกระดับในองค์กร
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
