อ.สมิต

ผู้เขียน : อ.สมิต

อัพเดท: 03 ต.ค. 2008 09.27 น. บทความนี้มีผู้ชม: 49445 ครั้ง

การวางแผนการประชุมโดยทั่ว ๆ ไป เป็นงานของประธาน หรือมีเลขานุการของที่ประชุมร่วมด้วย หากเป็นการประชุมใหญ่ ผู้เข้าประชุมจำนวนมากต้องมีการเตรียมการหลายด้าน นอกเหนือจากการประชุมก็จำเป็นต้องจัดให้มีคณะกรรมการวางแผนเตรียมการประชุม และคณะทำงานเพื่อแบ่งความรับผิดชอบ ไปดำเนินการ ปกติการประชุมในธุรกิจไม่มีความจำเป็นต้องตั้งคณะกรรมการหลายชุดหรือกรรมการหลายคน เคยมีคำล้อเลียนว่า "คณะกรรมการคนเดียวเป็นคณะกรรมการที่ทำงานมีประสิทธิภาพมากที่สุด" เข้าทำนอง "มากหมอมากความ" แต่ในอีกด้านหนึ่งอจาคำนึงถึงการทำงานเป็นทีมย่อมเกิดผลดีมากกว่าการทำงานลำพังคนเดียว เพราะมีความคิดที่หลากหลายและมุมมองโดยรอบด้านทำให้มีความรอบคอบในการคิดและการวางแผน


ภาวะผู้นำในการประชุม ตอน การเตรียมแผนการดำเนินการอภิปราย

การเตรียมแผนการดำเนินการอภิปราย

          หลักเบื้องต้นอันแรกสุด และเป็นส่วนใหญ่ที่สุดในการตระเตรียมของผู้นำการประชุมก็คือแผนการถกปัญหา อันเป็นพื้นฐานในการครอบคลุมหัวข้อเรื่องและระเบียบวาระการประชุม 

          ผู้ซึ่งไม่ได้เป็นผู้นำการประชุมเอง   จะเห็นว่าการเป็นผู้นำการประชุมนั้นเป็นงานง่าย  นับเป็นการเข้าใจผิด ผู้นำที่ชำนาญจะไม่เน้นความสำคัญของตัวเขาเอง  ทำให้บทบาทของเขาดูเหมือนว่าไม่ต้องใช้ความพยายามและไม่มีกำหนดกฎเกณฑ์แน่นอน

          เป็นความจริงว่า การวางแผนด้วยความรอบคอบเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งเพราะเป็นเครื่องนำทางของผู้นำและเป็นเครื่องชี้ว่า   การประชุมจะประสบความสำเร็จ  ผู้นำการประชุมจะต้องทำความคุ้นเคยกับหัวข้อเรื่องที่จะประชุม  ต้องคาดคะเนสถานการณ์และปัญหาซึ่งจะเกิดขึ้น  ต้องมีการบริหารเวลาเพื่อให้การใช้เวลาได้ผลประโยชน์อย่างแท้จริง   สิ่งสำคัญที่สุดเขาจะต้องหาวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการเริ่มเรื่อง วิธีที่จะกระตุ้นให้ผู้เข้าประชุมร่วมกันคิดและนำความคิดไปสู่การสรุป

          มีวิธีการเตรียมแผนการดำเนินการอภิปรายอยู่หลายวิธีด้วยกัน ซึ่งหากพิจารณาถึงลักษณะการประชุมโดยทั่วไปแล้ว ผู้นำการประชุมจะต้องเตรียมดังนี้

                   1. นำระเบียบวาระการประชุมมาทำความคุ้นเคยให้แม่นยำ ในเรื่องที่จะประชุม

                   2. เขียนหัวข้อที่ซอยออกมาจากเรื่องที่จะพิจารณา

                   3. คิดหัวข้อที่จะอภิปรายให้มีความต่อเนื่องกัน

                   4. จัดลำดับหัวข้อที่จะอภิปรายให้มีความต่อเนื่องกัน

                   5. เขียนประเด็นที่เกี่ยวข้องกับปัญหาไว้เป็นแนวทางอภิปราย


บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที