อ.สมิต

ผู้เขียน : อ.สมิต

อัพเดท: 03 ต.ค. 2008 09.27 น. บทความนี้มีผู้ชม: 49444 ครั้ง

การวางแผนการประชุมโดยทั่ว ๆ ไป เป็นงานของประธาน หรือมีเลขานุการของที่ประชุมร่วมด้วย หากเป็นการประชุมใหญ่ ผู้เข้าประชุมจำนวนมากต้องมีการเตรียมการหลายด้าน นอกเหนือจากการประชุมก็จำเป็นต้องจัดให้มีคณะกรรมการวางแผนเตรียมการประชุม และคณะทำงานเพื่อแบ่งความรับผิดชอบ ไปดำเนินการ ปกติการประชุมในธุรกิจไม่มีความจำเป็นต้องตั้งคณะกรรมการหลายชุดหรือกรรมการหลายคน เคยมีคำล้อเลียนว่า "คณะกรรมการคนเดียวเป็นคณะกรรมการที่ทำงานมีประสิทธิภาพมากที่สุด" เข้าทำนอง "มากหมอมากความ" แต่ในอีกด้านหนึ่งอจาคำนึงถึงการทำงานเป็นทีมย่อมเกิดผลดีมากกว่าการทำงานลำพังคนเดียว เพราะมีความคิดที่หลากหลายและมุมมองโดยรอบด้านทำให้มีความรอบคอบในการคิดและการวางแผน


ภาวะผู้นำในการประชุม ตอน การเตรียมการนำประชุม

3. การเตรียมการนำประชุม

 

          ประธานการประชุมสามารถสร้างความพร้อมให้แก่ตนเองโดยใช้รายการตรวจสอบ  ดังต่อไปนี้

                   1. ตระหนักชัดแจ้งในวัตถุประสงค์ของการประชุม

                   2. ตระเตรียมและทำความคุ้นเคยกับการใช้อุปกรณ์ช่วยการประชุมแล้ว

                             . แผนภูมิ  ภาพ

                             . เอกสารการประชุม

                             . สิ่งที่จะต้องใช้หรือแสดงต่อที่ประชุม

                             . สกล  ภาพยนตร์และโสตทัศนูปกรณ์ต่าง

                   3. เตรียมคำกล่าวนำประชุม

                   4. ศึกษาหัวข้อเรื่องที่จะประชุม

                             . เลือกจุดเน้นที่สำคัญ

                             . คาดการณ์เกี่ยวกับการสนองตอบและปฏิกิริยาของกลุ่ม

                             . เลือกจุดที่จะสรุปอย่างรวดเร็วรวบรัด

                             . พิจารณาถึงประสบการณ์และเรื่องต่าง   ที่จะนำมาช่วยเน้น

                   5. วางแผนในเรื่องการใช้เวลาประชุมให้เพียงพอ

                   6. แจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทุกคนได้รู้เวลาและสถานที่ของการประชุม

                   7. ตรวจสอบการจัดสถานที่และอุปกรณ์ที่จะใช้การดำเนินการประชุม

                             . กระดานหรือแผ่นป้าย  กระดาษสำหรับเขียน

                             . การจัดที่นั่งให้เหมาะกับกระบวนการการประชุม

                             . โสตทัศนูปกรณ์ที่พร้อมใช้งาน

                             . ที่เขี่ยบุหรี่ (ถ้าอนุญาตให้สูบได้)

                             . กระดาษ  เครื่องเขียน  และแท่งทากาว  ฯลฯ

                             . การถ่ายเทของอากาศ  ความร้อน  แสงสว่าง  ระบบเสียง  และความสะดวก                                 สบายของผู้เข้าประชุมในด้านต่าง


บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที