อ.สมิต

ผู้เขียน : อ.สมิต

อัพเดท: 03 ต.ค. 2008 09.27 น. บทความนี้มีผู้ชม: 49441 ครั้ง

การวางแผนการประชุมโดยทั่ว ๆ ไป เป็นงานของประธาน หรือมีเลขานุการของที่ประชุมร่วมด้วย หากเป็นการประชุมใหญ่ ผู้เข้าประชุมจำนวนมากต้องมีการเตรียมการหลายด้าน นอกเหนือจากการประชุมก็จำเป็นต้องจัดให้มีคณะกรรมการวางแผนเตรียมการประชุม และคณะทำงานเพื่อแบ่งความรับผิดชอบ ไปดำเนินการ ปกติการประชุมในธุรกิจไม่มีความจำเป็นต้องตั้งคณะกรรมการหลายชุดหรือกรรมการหลายคน เคยมีคำล้อเลียนว่า "คณะกรรมการคนเดียวเป็นคณะกรรมการที่ทำงานมีประสิทธิภาพมากที่สุด" เข้าทำนอง "มากหมอมากความ" แต่ในอีกด้านหนึ่งอจาคำนึงถึงการทำงานเป็นทีมย่อมเกิดผลดีมากกว่าการทำงานลำพังคนเดียว เพราะมีความคิดที่หลากหลายและมุมมองโดยรอบด้านทำให้มีความรอบคอบในการคิดและการวางแผน


ภาวะผู้นำในการประชุม-บทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบของประธานการประชุม (Cont')

. ความรับผิดชอบ

          ประธานการประชุมมีความรับผิดชอบสำคัญ  คือ  การนำกลุ่มไปสู่จุดหมายปลายทางอันพึงประสงค์ร่วมกัน ด้วยการนำประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล

 

2. ประธานการประชุมกับการวางแผน

 

          การวางแผนการประชุมโดยทั่ว   ไป เป็นงานของประธาน หรือมีเลขานุการของที่ประชุมร่วมด้วย  หากเป็นการประชุมใหญ่  ผู้เข้าประชุมจำนวนมากต้องมีการเตรียมการหลายด้าน  นอกเหนือจากการประชุมก็จำเป็นต้องจัดให้มีคณะกรรมการวางแผนเตรียมการประชุม และคณะทำงานเพื่อแบ่งความรับผิดชอบ ไปดำเนินการ ปกติการประชุมในธุรกิจไม่มีความจำเป็นต้องตั้งคณะกรรมการหลายชุดหรือกรรมการหลายคน เคยมีคำล้อเลียนว่า "คณะกรรมการคนเดียวเป็นคณะกรรมการที่ทำงานมีประสิทธิภาพมากที่สุด"  เข้าทำนอง "มากหมอมากความ"  แต่ในอีกด้านหนึ่งอจาคำนึงถึงการทำงานเป็นทีมย่อมเกิดผลดีมากกว่าการทำงานลำพังคนเดียว  เพราะมีความคิดที่หลากหลายและมุมมองโดยรอบด้านทำให้มีความรอบคอบในการคิดและการวางแผน

          ประธานการประชุมต้องทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพด้วยการวางแผนและตระเตรียมอย่างจริงจัง  แทนการเข้าไปนั่งเป็นประธานในที่ประชุม  ซึ่งขาดความพร้อมทั้งข้อมูลรายละเอียดที่จะพิจารณาตัดสินใจ  ขาดการชี้แนะประเด็นของปัญหา ขาดเอกสาร่ที่จำเป็นสำหรับการประชุม ตลอดจนขาดความสะดวกสบายปราศจากการรบกวนสมาธิ

          ประธานการประชุมอาจใช้รายการวางแผนการประชุมให้เป็นเครื่องมือช่วยในการตระเตรียม โดยระบุสิ่งที่ต้องเตรียมดำเนินการประชุมจากเรื่องที่จำแนกมาจากระเบียบวาระการประชุม เป็นการซอยเรื่องที่จะประชุมให้ละเอียดเห็นชัดขึ้น  นอกจากนั้นประธานที่ประชุมจะต้องรับผิดชอบติดตามสอบถามจากเลขานุการที่ประชุมหรือฝ่ายจัดเตรียมการประชุมเกี่ยวกับเรื่องต่าง   เช่น  การเลือกเวลา  สถานที่  การจัดห้องประชุม 
การจัดโต๊ะประชุม
  เป็นต้น  จะมอบหมายโดยไม่ติดตามเรื่องไม่ได้


บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที