จิตวิทยาในการนำเสนอ
การนำเสนอประสพความสำเร็จ ต่อเมื่อผู้รับการนำเสนอเกิดการยอมรับ และ พึงพอใจ จึงต้องใช้จิตวิทยาอันเป็นวิชาที่เกี่ยวข้อง กับ พฤติกรรม หรือการกระทำของมนุษย์ มาช่วยใน การสื่อสารทำความเข้าใจ และป้องกันการขัดขวาง ลำพังการนำเสนอข้อเท็จจริง ข้อมูล และสารสนเทศ ต่อผู้รับการนำเสนอยังไม่เพียงพอ เพราะผู้รับการนำเสนอเป็นมนุษย์ปุถุชน มีความรู้สึก และ อารมณ์ จึงต้องนำเสนอให้สนองตอบต่ออารมณ์ ของผู้รับการเสนอด้วย
การวิเคราะห์การนำเสนอ
เราจำเป็นต้องวิเคราะห์ผู้รับการนำเสนอเพื่อให้รู้ถึงความคิด ความรู้สึก อารมณ์ ทัศนคติ ค่านิยม และ รสนิยม ตลอดจนความคาดหวัง ของผู้รับการนำเสนอ เป็นการทำความรู้จัก อันจะช่วยให้สามารถสนองความต้องการ หากผู้รับการนำเสนอ เป็นบุคคลเดียว หรือคณะบุคคลกลุ่มเล็กๆ ก็สามารถวิเคราะห์ ลักษณะของผู้รับการนำเสนอได้สะดวก แต่ถ้าผู้รับการนำเสนอจำนวนมากเป็นกลุ่มใหญ่นับสิบนับร้อยคนขึ้นไป การวิเคราะห์ผู้รับการนำเสนอย่อมกระทำได้ยากขึ้น ซึ่งจะต้องวิเคราะห์ลักษณะของส่วนใหญ่โดยรวม
ในด้านจิตวิทยา เราต้องศึกษาถึงพฤติกรรมของผู้รับการนำเสนอ และ มีการตระเตรียมการนำเสนอ การสร้างความน่าเชื่อถือ ความน่าไว้วางใจ การสร้างความพึงพอใจต่อผู้รับการนำเสนอ
การตระเตรียมการนำเสนอ
หลังจากการกำหนดจุดมุ่งหมายการนำเสนออย่างชัดเจน และวิเคราะห์ผู้รับการนำเสนอแล้ว จะต้องเลือกรูปแบบการนำเสนอให้เหมาะสม มีการรวบรวมข้อมูลทั้งที่เป็นข้อมูลเท็จจริง หลักฐาน สถิติ เพื่อนำมาสนับสนุนการนำเสนอ ด้วยการนำมาเขียนคำกล่าวนำและเนื้อเรื่อง ตลอดจนคำสรุป ในการนี้จะต้องจัดเตรียมการใช้โสตทัศนอุปกรณ์ ตามความเหมาะสม
การนำเสนอที่พร้อมจะต้องมีการฝึกฝน ฝึกซ้อมการนำเสนอก่อนจะนำเสนอจริง เมื่อพบข้อบกพร่องก็จะต้องปรับปรุงแก้ไขในส่วนที่ไม่สมบูรณ์ และคิดหาทางเพิ่มประสิทธิภาพการนำเสนอให้ดียิ่งขึ้น เพราะการนำเสนอที่ดี จะช่วยให้ประผลสำเร็จคุ้มค่าของการทำงานก่อนการนำเสนอ แต่ถ้าการนำเสนอผิดพลาดเพียงครั้งเดียวจะทำลายทุกสิ่งทุกอย่างที่ได้ทำมาก่อนหน้านี้อย่างสิ้นเชิง
1. การเลือกรูปแบบการนำเสนอ เป็นการพิจารณาความเหมาะสมว่าจะใช้การนำเสนอในรูปแบบใด จึงจะเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของการนำเสนอ เหมาะกับลักษณะ และความต้องการของผู้รับการนำเสนอหากเป็นการนำเสนอเพื่อการต้อนรับการบรรยายสรุป การส่งมอบงาน และการรายงาน มักจะนิยมใช้แบบสรุปความ เพื่อนำเสนอข้อเท็จจริง เป็นข้อๆเป็นการประหยัดเวลา แต่ถ้าเป็นการนำเสนอเพื่อการประชาสัมพันธ์การขาย การแนะนำสินค้าหรือบริการ การฝึกอบรม การสอนงาน มักจะนิยมใช้ แบบเรียงความ เพื่อจะโน้นน้าวชักจูงใจด้วยการพรรณนา
2. การรวบรวมข้อมูล จะต้องค้นหาข้อเท็จจริงทั้งที่เป็นมาในอดีต และ ปัจจุบัน ถ้ามีหลักฐานอ้างอิง บุคคลหรือองค์กรจะต้องเป็นบุคคลหรือองค์กรที่น่าเชื่อถือ ถ้ามีหลักฐานอ้างอิง เป็นเอกสารจะต้องตรวจสอบความถูกต้องสมบูรณ์ การใช้สถิติ หรือบันทึกเหตุการณ์จากแห่ลงข้อมูลใด ก็จะต้องใช้พิสูจน์ความถูกต้องครบถ้วนได้ ในประการสำคัญผู้นำเสนอจะต้องทำความเข้าใจข้อมูลต่างๆ ให้แจ่มชัด การนำเสนอเอกสารประกอบ
จะต้องมีความรอบคอบจัดทำอย่างเป็นระบบ มีความสมบูรณ์ครบถ้วนไม่ว่าจะทำโดยผู้ใด ผู้นำเสนอก็จะต้องเป็นผู้รับผิดชอบสุดท้ายนั่นเอง
การนำเสนอปัญหาที่เกิดขึ้น จะต้องรู้ที่มาหรือสาเหตุของปัญหา ถ้าเป็นเรื่องเกี่ยวกับกฎหมายจะต้องศึกษาข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง จะพิจารณาแค่เฉพาะข้อเท็จจริงประการเดียวไม่ได้ และเมื่อเสนอปัญหาแล้วจะต้องเตรียมข้อเสนอในการแก้ปัญหาด้วย มิฉะนั้นจะกลายเป็นเพียงผู้รู้ปัญหาแต่ไม่สามารถแก้ปัญหา
3. การเตรียมเขียนคำกล่าวนำเนื้อเรื่อง และคำสรุปเป็นขั้นตอนที่สำคัญ เพราะเป็น
ส่วนของเนื้อหาไม่น้อยกว่า 85 % ของการนำเสนอ ทั้งหมด จะต้องจัดทำขึ้นอย่างระมัดระวังด้วยการนำข้อมูลจากการวิเคราห์ ผู้รับการนำเสนอมาพิจารณาว่า ผู้รับการนำเสนอต้องการรู้อะไร ต้องการรู้ปัญหาใด ต้องการรู้ข้อมูลนำไปพิจารณาประกอบการวิเคราะห์และการตัดสินใจในเรื่องใด จะต้องคำนึงถึงผู้รับการนำเสนอเป็นหลัก ด้วยการกล่าวนำให้น่าสนใจ เร้าความรู้สึกใคร่รู้ และมีเนื้อเรื่องที่เป็นประโยชน์ ในการรับรู้และการพิจารณา ซึ่งดำเนินเรื่องชวนติดตาม และเข้าใจง่าย ด้วยการปรับวิธีการนำเสนอข้อมูล ให้สะดวกแก่การทำความเข้าใจและเปรียบเทียบเป็นภาพ แผนภูมิ ตาราง กราฟ แทนการพรรณนา เป็นตัวอักษร หรือข้อความยืดยาว
ในส่วนคำกล่าวนำซึ่งไม่ควรจะมีความยาวเกินกว่า 10% ของเนื้อหาทั้งหมด เป็นการ
เร้าความสนใจให้เกิดสมาธิตั้งใจรับการนำเสนอ โดยทั่วไปการขึ้นต้นให้ตื่นเต้นเร้าใจ ด้วยการตั้งคำถามหรือนำข้อความสำคัญมากล่าว นำเข้าสู่เรื่องอันเป็นตัวเนื้อหาสาระ
ในส่วนเนื้อเรื่องจะต้องประมวลความคิดด้วยการรวบรวมข้อมูล สถิติ หลักฐาน
มีการคิดหาเหตุผล และจัดลำดับความคิด นำมาเรียบเรียงถ้อยคำ และเลือกใช้ถ้อยคำให้สื่อความหมายตรงตามวัตถุประสงค์อย่างเหมาะสม
ในส่วนคำสรุปไม่ควรมีคำกล่าววกวน แต่จะต้องมีความสั้นกระชับ ระหว่าง 5% - 10% ของเนื้อหา เพราะการสรุปเป็นการประมวลความ จากเนื้อหาให้หลอมรวมกัน เพื่อเน้นย้ำสาระของเรื่องที่นำเสนอ แต่ไม่ใช่การกล่าวซ้ำความในเนื้อเรื่อง
4. การเตรียมโสตทัศนอุปกรณ์ประกอบการนำเสนอ จะต้องพิจารณาความเหมาะสม
หลายด้าน แม้ว่าในปัจจุบันจะมีเครื่องมือทันสมัยใช้เป็นเครื่องในการนำเสนอที่เร้าความสนใจ ด้วยรูปแบบ วิธีการ และ สีสันงดงาม power point แต่ก็มีข้อจำกัดในบางสถานการณ์ ที่ขาดอุปกรณ์ และการใช้เครื่องมือเพียงครั้งเดียวก็อาจไม่คุ้มค่าเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดทำ จึงต้องพิจารณาถึงโสตทัศนอุปกรณ์อื่นๆ อันเหมาะสมกับการนำเสนอในแต่ละกรณีด้วย
5. การฝึกซ้อมการนำเสนอ เป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้เกิดความเคยชิน และมีความมั่น
ใจในการนำเสนอ การได้ฝึกฝนบ่อยๆ ด้วยการฝึกซ้อม การนำเสนอในแต่ละสถานการณ์ก่อนหน้าเสนอจริงจะช่วยให้ลดความประหม่า เนื่องจากความกังวลว่าจะนำเสนออย่างไร เพราะได้ผ่านการทดดลองนำเสนอมาแล้ว ผู้ประสพความสำเร็จในการนำเสนอส่วนใหญ่ จะให้ความสำคัญกับการเตรียมความพร้อม ด้วยการฝึกซ้อมทุกครั้งก่อนนำเสนอ
6. การปรับปรุงแก้ไข เป็นส่วนที่จะละเลยไม่ได้ ในการฝึกซ้อม จะพบข้อติดขัด
หรือบกพร่องอยู่ หากปล่อยให้เลยตามเลยไม่คิดหาวิธีแก้ไข และดำเนินการปรับปรุง การฝึกซ้อมก็จะได้รับผลประโยชน์ไม่เต็มที่ รวมทั้งเมื่อมีการนำเสนอจริงก็จะต้องประเมินผล และ ค้นหาจุดบกพร่องที่ต้องนำมาปรับปรุงให้การนำเสนอครั้งค่อไปสมบูรณ์ยิ่งขึ้น
7. การเตรียมรับข้อโต้แย้ง เป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม เพราะการนำเสนอทุกเรื่องและ
ทุกครั้ง อาจจะมีทั้งผู้ที่ซึ่งเห็นด้วยและไม่เห็นด้วย ผู้ซึ่งเห็นด้วยอาจจะเห็นด้วยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วน ซึ่งย่อมจะมีข้อโต้แย้งอยู่บ้าง ส่วนผู้ซึ่งไม่เห็นด้วยทั้งหมด ย่อมจะมีข้อโต้แย้งรุนแรง การคาดการณ์ไว้ก่อนว่าอาจจะมีประเด็นข้อแย้งในเรื่องใด ย่อมจะเป็นทางช่วยให้เกิดความคิดว่าจะหาข้อชี้แจงความไม่เข้าใจ หรือความเคลือบแคลงสงสัยในแง่มุมใดบ้าง อย่างไร จะต้องเตรียมข้อมูล หลักฐาน สถิติ อ้างงบุคคลเป็นพยานอย่างไร
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
