อ.สมิต

ผู้เขียน : อ.สมิต

อัพเดท: 01 ก.ย. 2008 08.39 น. บทความนี้มีผู้ชม: 273629 ครั้ง

การประสานงาน หมายถึง "การจัดระเบียบวิธีการทำงาน เพื่อให้งานและเจ้าหน้าที่ฝ่ายต่างๆ ร่วมมือปฏิบัติงานเป็นน้ำหนึ่งใจเดียว ไม่ทำให้งานซ้อนกัน ขัดแย้งกัน หรือเหลื่อมล้ำกัน ทั้งนี้เพื่อให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ และนโยบายขององค์การนั้นอย่างสมานฉันท์ และมีประสิทธิภาพ"


ตอนที่ 8 ปัจจัยในการประสานงาน

ปัจจัยในการประสานงาน

ปัจจัยที่จำเป็นต่อการประสานงานไม่ว่าจะเป็นองค์การ หรือหน่วยงานประเภทใด  มีปัจจัยที่สำคัญ ดังนี้

1.  คน  หมายถึง ผู้ซึ่งจะทำให้งานเป็นผลขึ้นมา  การประสานงานที่แท้จริง คือการประสานคนให้ร่วมใจร่วมกำลังงานด้วยการนำเอาความสามารถของคนมาทำให้เกิดผลงานในจุดมุ่งหมายเดียวกัน ความสามารถของคนพิจารณาได้สองด้านคือทางด้านความรู้และด้านความสัมพันธ์กับผู้อื่น ผู้ประสานงานต้องมีความรู้ความสามารถและการมองการไกล  มีมนุษย์สัมพันธ์ดี  มีทัศนคติที่ดีต่อกัน  ผู้ร่วมงานทุกฝ่ายเข้ากันได้ดี มีการพบปะหารือกันอยู่เสมอ

2.  เงิน  หมายถึง  ตัวเงินและสิ่งอื่นซึ่งสามารถใช้เป็นสื่อกลางในการแลกเปลี่ยนได้  ในการประสานงานจะต้องมีกำลังเงินสนับสนุนการปฏิบัติงาน

3.  วัสดุ  หมายถึง  สิ่งของเครื่องมือและเครื่องใช้ต่าง ในการประสานจะต้องมีวัสดุอุปกรณ์ช่วยในการประสานงานอย่างพอเพียง

4.  วิธีการทำงาน  หมายถึงการบริหารงานให้สามารถบรรลุผลสำเร็จตามจุดประสงค์ที่กำหนดเป็นเป้าหมายไว้  มีการกำหนดอำนาจหน้าที่ และความรับผิดชอบให้ชัดเจน  มีการมอบหมายงานและ   การควบคุมงาน  การติดต่อสื่อสารดี

 


สิ่งที่ต้องประสาน

การประสานงานนั้น มีความหลากหลายในเรื่องที่จะประสานกัน ซึ่งจะต้องพิจารณารูปแบบของการประสานงานให้เหมาะสม  โดยทั่วไป  มีสิ่งที่ต้องคำนึงถึงในการประสานงานในแต่ละกรณี   ดังต่อไปนี้

          1. วัตถุประสงค์  การประสานงานเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ต้องอาศัยความร่วมมือและจังหวะเวลาในการปฏิบัติจากผู้เกี่ยวข้องหลายฝ่าย  ตัวอย่างเช่น งานกฎหมาย  ส่วนว่าคดีของธนาคาร ในการเตรียมฟ้องจะต้องประสานไปยังสาท เพื่อขอเอกสารและขอความร่วมมือให้จัดทำการ์ดบัญชีมาเป็นเอกสารพยาน ตรวจสอบความครบถ้วนและความถูกต้องในการคิดคำนวณดอกเบี้ยตามกฎหมาย ในประการสำคัญจะต้องส่งมาให้ทันกำหนด  เพื่อจะได้ไม่ต้องเลื่อนฟ้องและทนายความมีเวลาตรวจสอบความถูกต้องในทางกฎหมายได้

          2. กระบวนการ  การประสานงานในเรื่องที่มีขั้นตอนการปฏิบัติอย่างเป็นกระบวนการ  จะต้องกระทำให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ซึ่งเป็นสิ่งที่จะต้องระมัดระวังอย่างยิ่ง  เพราะงานที่มีวัตถุประสงค์ดีแต่มีการปฏิบัติผิดขั้นตอน  ก็จะทำให้ไม่ได้รับผลตามต้องการ ตัวอย่างเช่น การจัดให้พนักงานร่วมบริจาคโลหิต  เพื่ออุทิศถวายเป็นพระราชกุศล เป็นกิจกรรมซึ่งมีวัตถุประสงค์ที่ดี จะต้องดำเนินการเชิญชวนพนักงานให้ร่วมบริจาคโลหิตด้วยการประสานงานกับศูนย์รับบริจาคโลหิต สภากาชาดไทยในการกำหนดวัน เวลา และสถานที่ ให้เหมาะสม มีความสะดวกทั้งทางหน่วยงานต่างๆ ที่จะอนุญาตให้พนักงานละจากหน้าที่มาบริจาคโลหิต  และพนักงานผู้บริจาคเองก็สะดวก  ในขั้นตอนต่อไปก็จะต้องแจ้งเชิญชวนให้พนักงานทราบกำหนดวัน เวลา และสถานที่  จะต้องติดต่อขออนุญาตฝ่ายสถานที่ และขอความร่วมมือในการจัดสถานที่ล่วงหน้า  ติดต่อฝ่ายอาหารเพื่อจัดเลี้ยงอาหารว่าง และเครื่องดื่ม  เพื่อให้เกิดความพรักพร้อม

          3. เจ้าหน้าที่กับเจ้าหน้าที่   การประสานงานระหว่างคนต้องคำนึงถึงความเข้าใจและความรู้สึกที่ดีต่อกัน  ในเบื้องต้นจะต้องมีการยอมรับระหว่างกันเพื่อจะได้มีทัศนคติที่ดีต่อกัน  ความร่วมมือก็จะเกิดตามมา เจ้าหน้าที่ซึ่งรับผิดชอบในงานที่ต้องร่วมกันทำเป็นทีมก็จะต้องให้ความร่วมมือกันโดยลักษะของการทำงานอยู่แล้ว แต่เจ้าหน้าที่ซึ่งอยู่ต่างหน่วยงานกันมักจะเข้าใจว่าอยู่ต่างทีมงานกัน  แท้ที่จริงผู้ซึ่งอยู่ต่างหน่วยงานกันแต่ต้องติดต่อประสานงานกันก็คือเป็นทีมงานเดียวกันได้  ทั้งนี้จะต้องทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ให้ตรงกันและรู้บทบาทหน้าที่ของตนในงานที่จะประสานกัน มีความร่วมมือให้แก่กัน ตัวอย่างเช่น การประสานงานในการย้ายสำนักงาน ก็จะต้องทำความเข้าใจกันระหว่างเจ้าหน้าที่ของสถานที่เดิมกับเจ้าหน้าที่ของสถานที่ใหม่  มีการตกลงในเรื่องวัน เวลา และชี้แจงข้อมูลอันจำเป็นให้แก่กัน  เพื่อจะได้เกิดความเข้าใจและมีความรู้สึกที่ดีต่อกัน

          4. หน่วยงานต่อหน่วยงาน การประสานงานระหว่างหน่วยงานต่อหน่วยงาน ตัวอย่างเช่น การรับงานออกแบบจากฝ่ายศิลป์ของบริษัท ส่งให้ทางโรงพิมพ์ แก้สีทำเพลท นำกลับมาให้ฝ่ายศิลป์ปรู๊ฟสี และส่งให้ผู้บริหารอนุมติการจัดพิมพ์และบรรจุหีบห่อให้เรียบร้อย  จัดส่งให้แก่หน่วยงานต่างๆ ตามกำหนดเวลาที่ได้ตกลงกัน  เพื่อให้หน่วยงานต่างๆ จัดส่งถึงลูกค้าต่อไป

          5. นโยบายกับวิธีปฏิบัติ นโยบายถูกกำหนดขึ้นโดยฝ่ายจัดการ หรือผู้บริหารสูงสุด  การปฏิบัติด้วยวิธีการใดๆ จะต้องไม่ขัดกับนโยบายแม้จะให้ผลตรงตามวัตถุประสงค์ และบรรลุเป้าหมาย  ตัวอย่างเช่น การให้สินเชื่อของธนาคาร  ซึ่งกำหนดนโยบายไว้ว่าจะไม่ส่งเสริมการสร้างอาคารชุด เพราะถ้ามีธุรกิจอาคารชุดมากเกินความจำเป็น เมื่อประชาชนไม่ต้องการที่อยู่อาศัยในลักษณะนี้ ธุรกิจก็จะไม่สามารถใช้หนี้คืนธนาคารได้  ดังนั้นสาขาของธนาคารก็จะต้องไม่ให้การอนุมัติสินเชื่อแก่ธุรกิจอาคารชุด  แม้ว่าจะเป็นวิธีการที่ทำให้ยอดวงเงินสินเชื่อเข้าเป้า

          6. นโยบายกับการปฏิบัติ มีการประสานนโยบายอันได้แก่  หลักการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อใช้เป็นกรอบหรือแนวทางปฏิบัติ  ซึ่งจะต้องทำให้ผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายได้รับรู้มีความเข้าใจและปฎิบัติได้ถูกต้องตรงกัน เป็นการประสานนโยบายกับการปฏิบัติ

          7. การปฏิบัติกับการปฏิบัติ ในการประสานงานใดๆ จะมีการปฏิบัติหลายกิจกรรมซึ่งแต่ละกิจกรรมก็จะดำเนินไปในแนวทางที่จะให้เกิดประสิทธิผลอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด  แต่ถ้าไม่มีการประสานการปฏิบัติก็อาจจะไม่สอดคล้องกัน และไม่ถูกจังหวะเวลา  เป็นผลให้งานโดยส่วนรวมเสียหายได้

ทั้งนี้จะต้องประสานวัตถุประสงค์และนโยบายตามแผนงานโดยพิจารณาถึงระเบียบวิธีปฏิบัติงาน การใช้เวลา  วัสดุอุปกรณ์  กำลังคน  กำลังเงิน  และวิธีการสื่อสาร

 

ผู้เกี่ยวข้องในการทำงานร่วมกันควรมีสิ่งที่จะยึดถือเป็นแนวปฏิบัติดังนี้

                   1. เต็มใจที่จะติดต่อกับผู้อื่นก่อน

                   2. แสดงความมีน้ำใจต่อผู้อื่นก่อน สร้างสัมพันธ์ที่ดี มีความไว้วางใจกัน

                   3. ฟังผู้อื่นพูดให้มาก

                   4. หลีกเลี่ยงการโต้แย้ง

                   5. ซักซ้อมการทำงานให้เข้าใจวัตถุประสงค์ตรงกัน

                   6. ทำความเข้าใจขั้นตอนการปฏิบัติและจังหวะเวลาให้รับกัน

                   7. เสริมสร้างมิตร ไมตรี และความเป็นกันเอง

                   8. ติดต่อตามสายงาน และช่องทางการสื่อสารที่ถูกต้อง

                   9. ไม่รับการติดต่อในเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับงานจากผู้ใต้บังคับบัญชาหน่วยงานอื่น     

 พบกันที่ 9 วิธีการประสานงาน


บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที