TPA Writer Where The new ideas begin

Quality Wizard
ผู้เขียน
Quality Wizard
อัพเดท
15 ก.ย. 2006 00.00 น.

ISO ถูกมองว่า ยุ่งยาก และ เต็มไปด้วยเอกสาร แต่หากใช้ IT มาช่วยให้เป็น paperless แล้วงาน ISO ควรจะง่ายขึ้น

การประยุกต์ใช้ IT เพื่อช่วยดำเนินการระบบ ISO

 

สวัสดีครับ มาอีกแล้ว สาระเกี่ยวกับ ISO
ว่ากันว่า ระบบบริหารคุณภาพทั้งหลายไม่ว่าจะเป็น
ISO 9001, ISO/TS 16949 หรือ มาตรฐานอื่นๆนั้น จะอยู่บนหลักการของการทำงานอย่างเป็นระบบเป็นขั้นตอน มีลำดับการคิดและการดำเนินการตามวงจรเดมมิ่ง คือ PDCA (Pan – Do – Check – Action) ในการดำเนินระบบให้ได้ทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผล จะต้องเป็นการดำเนินการที่ทั่วถึงทั้งองค์กร หลายๆครั้งที่หลายๆหน่วยงานหรือหลายๆแผนกในองค์กรมักจะตั้งคำถามว่า เอ! เราเกี่ยวกับเจ้าระบบ ISO พวกนี้บ้างหรือเปล่า? เพราะถ้าไม่เกี่ยว ก็จะได้ไม่ต้องทำเอกสารและจะได้ไม่ต้องโดนตรวจทั้ง Internal audit หรือ จากทาง CB แต่หากมาพิจารณาให้ดีแล้ว ทุกๆหน่วยงานมีส่วนเกี่ยวข้องกับการดำเนินระบบบริหาร (Management System) กันทั้งนั้น ไม่ว่าจะเป็น ฝ่ายผลิต การตลาด ฝ่ายขาย ฝ่าย HR ฝ่ายซ่อมบำรุง รวมไปถึง ฝ่ายการเงิน บัญชี และรวมไปถึงงานด้านไอที IT

ในส่วนของงาน IT นั้น ขนาดโครงสร้าง และ ความรับผิดชอบของงาน Information Technology ก็ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรว่ามีความใหญ่โต ซับซ้อนขนาดไหน และหากองค์กรใดๆ มีการดำเนินระบบ ISO แล้ว งาน IT ก็จะเป็นอีกงานหนึ่งที่มีส่วนช่วยให้ระบบการทำงานขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพได้มากยิ่งขึ้น บทความในฉบับนี้ จะชี้ให้เห็นว่า หากหน่วยงาน IT ขององค์กรเห็นภาพว่า งานของตนจะมีส่วนช่วยให้งานรวมขององค์กรดำเนินการได้อย่างสะดวก ถูกต้อง รวดเร็วขึ้นได้เพียงใด และ พยายามชี้แจงหรือเสนอให้ผู้บริหารทราบ ก็จะกลายเป็นการใช้กลยุทธ์ด้าน IT เพื่อช่วยให้ระบบการทำงานดีขึ้นซึ่งก็จะเท่ากับว่า IT เข้ามามีบทบาทในการดำเนินระบบ ISO 9001 เต็มที่แล้วนั่นเอง ยกตัวอย่างของการเปรียบเทียบข้อกำหนด ISO 9001 กับงานด้าน IT ดังตารางต่อไปนี้

 

ข้อกำหนดด้าน ISO

กลยุทธ์ด้าน IT เข้าไปช่วยให้ระบบงานดีขึ้นได้อย่างไร

การจัดเก็บเอกสารและจัดเก็บบันทึก (Document and Record Management)

การนำเอา software พวกการจัดเก็บเอกสาร การจัดเก็บบันทึกมาใช้ เพื่อจะได้ไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารออกมาให้เปลืองกระดาษ อันเป็นหลักการของ Paperless Office  โดยเจ้า software ดังกล่าว ทางองค์กรจะพัฒนาขึ้นมาเองก็ได้ หรือ จะซื้อพวก software สำเร็จรูปก็ได้ จะมีพวก module ของการจัดทำเอกสาร การกำหนดหมายเลข การจัดหมวดหมู่ การขอขึ้นทะเบียน การแจ้งอนุมัติผ่านทางระบบ e-mail รวมไปถึง การอนุมิติ และ การแจกจ่ายเอกสารทาง e-mail หรือ ระบบ network ขององค์กร นอกจากนี้ ยังมี software ที่ช่วยในการเก็บพวกบันทึกข้อมูลต่างๆ ไว้ในฐานข้อมูล เพื่อรองรับข้อกำหนดทางด้านระบบการจัดการ ISO เอง หรือ ตามระบบบัญชี ตามกฎหมายต่างๆ ที่บางครั้งให้เก็บไว้เป็นเวลานาน อันเกิดปัญหาในเรื่องของพื้นที่ในการจัดเก็บ การดูแลรักษา และ การสอบกลับข้อมูล

การมุ่งเน้นที่ลูกค้า (Customer Focus)

การมุ่งเน้นที่ลูกค้า หมายถึง การหาให้ได้ถึงความต้องการของลูกค้า การติดต่อกับลูกค้า หรือ ช่องทางที่ลูกค้าติดต่อกับเราได้เสมอ การติดตามในเรื่องการวัดความพึงพอใจ หรือ ระบบการจัดการกับข้อร้องเรียน ทั้งนี้พบว่า มี software หรือ การวางระบบ IT เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ เช่น

-          ระบบ CRM (Customer Relationship Management)

-          Software การ survey market research, การหาความพึงพอใจของลูกค้าเพื่อนำมาปรับปรุงในด้านต่างๆ

ความรับผิดชอบของฝ่ายบริหาร (Management Responsibility)

ระบบ IT ที่นำมาสนับสนุนในเรื่องดังกล่าว ก็จะมีพวก การบริหารเชิงกลยุทธ์ การแปลงพวกวิสัยทัศน์ พันธกิจ ออกไปเป็นเป้าหมายและแผนการดำเนินการ เช่น

-          Software พวก Balance Score Card

การบริหารทรัพยากรบุคคล (Human Resources Management)

สำหรับงานด้านบุคคล เท่าที่พบ มี software มาตอบสนองการใช้งานค่อนข้างเยอะ อาจจะเป็นเพราะเพื่อที่จะลดภาระในส่วนของงานด้านเอกสาร การประมวลผล และ การเก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูล พวก Software ที่ทาง IT จะพัฒนามาใช้ประโยชน์ ก้มีมากมายเช่น

-          การ Recruit การสัมภาษณ์ หรือ software พวกทดสอบทัศนคติในการทำงาน (Attitude test)

-          Software payroll บันทึก การลา มาสาย ขาดงาน ต่างๆ เพื่อเป็นพื้นฐานในการจ่ายเงินเดือนและสวัสดิการ

-          Software performance appraisal

-          Software เกี่ยวกับ การจัดระบบงาน แผนผังการบริหารขององค์กร การจัดทำ JD (Job Description หรือ ใบพรรณนาหน้าที่งาน) ต่างๆ

การฝึกอบรม (Training, Competency)

ปัจจุบันมี software หรือ ระบบ IT ที่จะเกี่ยวกับการทำงานเข้ามามีบทบาทมากขึ้น เช่น

-          Software การจัดการระบบ Training เช่น การหาความจำเป็นในการฝึกอบรม การจัดหลักสูตร การวางแผนการฝึกอบรม และ การบันทึกผล

โครงสร้างพื้นฐาน การซ่อมบำรุง (Infrastructure, Maintenance Activities)

ฝ่ายช่าง หรือ วิศวกร ก็ไม่น้อยหน้า เพราะปัจจุบัน มี ระบบ IT มารองรับมากมาย ไม่ว่าจะเป็น

-          ด้านการจัดทำพวก layout แผนผังการวางระบบสาธารณูปโภคต่างๆ

-          Software ด้าน การวางระบบซ่อมบำรุง

-          Software ด้านการบริหารจัดการอะไหล่ในการซ่อมบำรุง

-          Software ในการวิเคราะห์ความผิดปกติของเครื่องจักร เครื่องมือต่างๆ

การวางแผนคุณภาพผลิตภัณฑ์ (Process/Product Quality Planning)

ในส่วนของการวางแผนคุณภาพผลิตภัณฑ์นี้ จะเป็นเรื่องตั้งแต่ การออกแบบและการพัฒนาผลิตภัณฑ์ ไล่มาจนถึงการออกแบบกระบวนการผลิต หรือ กระบวนการทำงาน ว่ามีขั้นตอนอย่างไร แต่ละขั้นตอนต้องทำอะไร ใครรับผิดชอบ มีเครื่องไม้เครื่องมืออะไร และ ที่สำคัญ ควบคุมกระบวนการอย่างไร เท่าที่พบพวกระบบ IT ที่สนับสนุนก็มีเหมือนกันเช่น

-          software ในเรื่องการออกแบบการทดลองต่างๆ การทำ simulation เช่นพวก finite element

-          software จำพวกบริหารโครงการในการออกแบบและพัฒนาผลิตภัณฑ์ เช่นในสายอุตสาหกรรมยานยนต์ ก็จะมีพวก APQP (Advanced Product Quality Planning) มีฟังก์ชันในการทำแผนงาน การจัดทำเอกสารต่างๆ เช่น การทำ process flow diagram, การวิเคราะห์ FMEA, การจัดทำแผนควบคุม control plan

การวางแผนการผลิต (Production Planning)

ในหัวข้อดังกล่าวทั้งหมด จะเป็นเรื่องของระบบ Supply Chain (ห่วงโซ๋อุปทาน) อันเริ่มตั้งแต่การจัดหาวัสดุ การวางแผนการผลิต การผลิตและสถานะของการผลิต การจัดเก็บ การบริหารคลังสินค้า

พวกระบบ IT ที่มาช่วยการทำงาน ก็มีค่อนข้างมาก เช่น

-          ระบบ ERP (Enterprise Resources Planning) การจัดทำ BOM (bill of material), ระบบ SAP (Systems Applications Products)

-          ระบบ bar code

-          ระบบ RFID (Radio Frequency Identification) อันเป็นระบบคล้ายๆกับการติดบาร์โค้ดกับตัวผลิตภัณฑ์ทำให้สอบกลับหรือรู้สถานะของผลิตภัณฑ์ได้ว่า อยู่ที่ไหน

การจัดซ้อ (Purchasing)

การผลิต (Production)

การถนอมรักษา การขนถ่ายผลิตภัณฑ์ (Logistics)

การควบคุมเครื่องมือวัด (Control of measuring devices)

software ในการจัดการระบบห้องปฏิบัติการสอบเทียบก็มีผู้คิดค้นขึ้นมาแล้ว เพื่อช่วยทั้ง การจัดทำ bar code ID ให้กับแต่ละเครื่องมือ การวางแผนการสอบเทียบ การรายงานผลการสอบเทียบ การจัดทำพวกฉลากแสดงผลการสอบเทียบ การวางระบบวิเคราะห์การใช้เครื่องมือวัดอย่างพวก MSA (Measurement System Analysis) ก็เริ่มเป็นที่รู้จักมากขึ้น

การตรวจวัด และ การติดตาม (Measurement and Monitoring)

หากเป็นเรื่องของการวัดค่าดัชนีด้านสมรรถนะต่างๆ ปัจจุบันก็มีพวกระบบ IT ที่วัดค่า Performance Indicator (KPI) ผ่าน software พวก Balance Score Card

การตรวจประเมินภายใน (Internal Audit)

Software ด้านการจัดการระบบ Internal Audit ก็จะมีพวก การวางแผน การป้อนข้อมูลในเช็คลิสต์ การทำรายงานการตรวจประเมิน และ การสรุปผลของการตรวจประเมิน

การวิเคราะห์ปัญหา (Analysis of data)การแก้ไข และ การป้องกันปัญหา (Corrective and Preventive Action)

ระบบ IT ที่สนับสนุน ก็จะเป็นพวกที่เชื่อมโยงกับ ฟังก์ชั่นด้านสถิติประยุกต์ เพื่อใช้ในการวิเคราะห์แนวโน้ม หาสาเหตุ หรือ แก้ไขและป้องกันปัญหา เช่น

-          Software ด้านสถิติ

-          Software ด้านการจัดการข้อร้องเรียน

-          Software ที่จัดการกับฐานข้อมูล CAR, PAR ต่างๆ

จะเห็นได้ว่า งานด้าน IT สามารถเข้าไปมีบทบาทกับการดำเนินระบบบริหารต่างๆ และการปรับปรุงระบบงานได้เยอะมาก ซึ่งสอดคล้องกับกระแสของโลกธุรกิจในปัจจุบัน แต่สิ่งที่ขาดไม่ได้ก็คือ การกำหนดกลยุทธ์ด้าน IT ของแต่ละองค์กรและการดำเนินการให้สอดประสานกับความต้องการของหน่วยงานต่างๆ เพื่อจะส่งผลให้ ระบบ IT หรือ software ทั้งหลายสามารถทำงานสอดรับกันได้เพื่อลดต้นทุนอันเกิดจากการวางระบบซ้ำซ้อน และ เป็นการเพิ่มประสิทธิผลในการทำงานขององค์กรให้สอดคล้องกับระบบมาตรฐาน ISO ต่างๆในที่สุด

โหวตให้คะแนนบทความ

  • ตอนที่ 1 : การประยุกต์ใช้ IT เพื่อช่วยดำเนินการระบบ ISO

facebook