เทคโนโลยีสำคัญที่ใช้กับการทำงานลักษณะดังกล่าว ได้แก่ เทคโนโลยีการแลกเปลี่ยนข้อมูลเอกสารทางอิเล็กทรอนิคส์ และเทคโนโลยีบรอดแบรนด์หรืออินเทอร์เน็ตความเร็วสูง
- เทคโนโลยีการแลกเปลี่ยนข้อมูลเอกสารอิเล็กทรอนิคส์ (Electronic Data Interchange : EDI) คือ การแลกเปลี่ยนเอกสารผ่านทางสื่ออิเล็กทรอนิคส์ ซึ่งมีหลักการคล้ายกับการส่ง FAXธุรกิจระหว่างบริษัทคู่ค้าในรูปแบบมาตรฐานสากลจากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่ง ไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่ง ผู้ให้บริการรับส่งข้อมูล EDI จะเรียกว่า VAN หรือ Value Added Network หรือจะเรียกให้เข้าใจง่าย ๆ ก็คือไปรษณีย์อิเล็กทรอนิคส์นั่นเอง มีสององค์ประกอบหลักที่สำคัญในระบบ EDI คือ การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาแทนที่เอกสารที่เป็นกระดาษ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ต้องอยู่ในรูปแบบมาตรฐานสากล ด้วยสองปัจจัยนี้ ทุกธุรกิจสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารกันได้ทั่วโลกด้วยความรวดเร็ว
มาตรฐานเอกสาร EDI เปรียบเสมือนภาษากลางในการสื่อสารระหว่างคู่ค้า มาตรฐานเอกสาร EDI ที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน ในภูมิภาคต่างๆ ทั่วโลก มีอยู่หลายมาตรฐาน อาทิเช่น ANSI X12[1] ซึ่งใช้แพร่หลายในประเทศอเมริกา และประเทศ ออสเตรเลีย สำหรับประเทศในทวีปเอเชีย รวมถึงประเทศไทย ส่วนใหญ่จะใช้ มาตรฐานของ UN/EDIFACT ซึ่งย่อมาจาก United Nation/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transportation เป็นมาตรฐานที่กำหนดโดย United Nation[2] ขณะนี้หลายๆ ประเทศ กำลังพยายามปรับมาตรฐานของตนให้เข้ากับมาตรฐานนี้เนื่องจากมีการค้าระหว่างประเทศเพิ่มมากขึ้นเป็นลำดับอย่างต่อเนื่อง
สำหรับผู้รับเอกสารสามารถนำข้อมูล EDI ที่ได้รับมาจากผู้ส่งเอกสารขึ้นสู่ระบบงานคอมพิวเตอร์ได้ทันที โดยไม่ต้องทำการบันทึกข้อมูลซ้ำ ซึ่งเป็นการลดระยะเวลาและข้อผิดพลาด แตกต่างจากการรับเอกสารทาง Fax ซึ่งส่วนใหญ่จะประสบกับปัญหากระดาษหมด ข้อความไม่ชัดเจน อ่านไม่ได้ อีกทั้งยังไม่มีการรายงานสถานภาพความถูกต้อง สมบูรณ์ของ เอกสารที่ได้รับสำหรับผู้ส่งเอกสารสามารถนำข้อมูลจากระบบคอมพิวเตอร์ผลิตเอกสาร EDI และส่งไปยังผู้รับ โดยไม่ต้องมีการใส่ข้อมูลหรือพิมพ์ออกมาในแต่ละครั้งของการส่ง ซึ่งถ้าส่งเอกสารผ่านเครื่อง Fax โดยทั่วไปเอกสารต้องถูกจัดพิมพ์ออกมาก่อนจะส่งไปยังผู้รับ เป็นการเพิ่มทั้งปริมาณงานและปริมาณเอกสารกระดาษที่ใช้ ดังนั้นเทคโนโลยี EDI จึงมีข้อดีหลายประการ กล่าวคือ ลดความผิดพลาดของข้อมูล ลดค่าใช้จ่ายทางด้านเอกสาร ลดต้นทุนการบริหารจัดการ ประหยัดเวลาในการติดต่อ และมีระบบข้อมูลข่าวสารที่ทันสมัย
[1] Accredited Standards Committee X12 Electronic Data Interchange : ASC X12, February 6, 2002
[2] http://www.unece.org/etrades/download/downmain.htm#edifact
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
