วางแผนและพัฒนากระบวนการสัมภาษณ์และการว่าจ้างให้เป็นระบบ และต้องแน่ใจด้วยว่าได้ดำเนินการโดยยึดมั่นตามกระบวนการการสัมภาษณ์ที่วางเอาไว้ คือ ให้ผู้สมัครกรอกแบบฟอร์มการสมัครให้ถูกต้องและครบถ้วน (ถึงแม้ว่าผู้สมัครจะมีใบแนะนำประวัติส่วนตัวมา แต่ใบสมัครก็ยังคงเป็นสิ่งจำเป็นต่อการสัมภาษณ์) ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการว่าจ้างรวมไปถึงแบบฟอร์มต่างๆ ถูกต้องตามกฎหมายและกฎระเบียบต่างๆของทางราชการ เพราะการดำเนินการว่าจ้างโดยไม่มีแผนงานถือเป็นข้อผิดพลาดจุดใหญ่ทีเดียว และการให้ผู้ที่ไม่เคยได้รับการฝึกหรืออบรมไปเป็นผู้นำเดินการสมภาษณ์นั้น ก็ถือเป็นการกระทำที่ผิดพลาดเช่นกัน เพราะไม่มีใครจะเป็นผู้สัมภาษณ์ที่ดีและเก่งได้ตั้งแต่เกิด ฉะนั้นอย่าคิดว่าจะให้ใครไปรับผิดชอบหน้าที่นี้ก็ได้ เพราะยิ่งคุณจัดกระบวนการให้มีระบบที่ดีได้มากเท่าใด คุณก็ยิ่งเข้าใกล้ความสำเร็จมากเท่านั้น
กำหนดและตระเตรียมขอบข่ายของคำถามที่จะใช้ทดสอบเพื่อคัดเลือกบุคคลที่มีคุณลักษณะตรงกับความต้องการ ระวังอย่าให้คำถามที่สำคัญถูกมองข้ามเพราะว่าคุณไม่ได้ใส่ใจเสียเอง อย่างเช่น ถ้าคุณธรรมในการทำงานเป็นคุณลักษณะที่คุณต้องการให้มีในตัวบุคลากร (ซึ่งอันที่จริงก็ควรจะเป็นเช่นนั้น) อย่าเพียงแค่ดูจากใบสมัครงานและสัณนิษฐานเอาเองว่าผู้สมัครคนนั้นมีคุณธรรมดังกล่าว เพียงเพราะเขาหรือเธอเคยมีตำแหน่งหน้าที่ที่ดี คุณต้องถามผู้สมัครว่าอะไรคือความทรงจำแรกเมื่อครั้งที่เริ่มทำงานเป็นครั้งแรกผู้สมัครมีหน้าที่รับผิดชอบอะไรที่ในครอบครัวในช่วงวัยรุ่นบ้าง ผู้สมัครต้องทำงานพิเศษขณะที่ยังเรียนมัธยมหรือไม่และได้รับเงินค่าขนมหรือเปล่า ถ้าได้ได้เพราะอะไรคำตอยจากคำถามเหล่านี้เป็นสื่งที่คุณสามารถนำมาวิเคราะห์ถึง “คุณธรมมในการทำงาน” ซึ่งเป็นสิ่งที่สร้างสมมาตั้งแต่วัยเด็ก ดังนั้นจงใช้คำถามเพื่อวิเคราะห์ความคิดเห็นของผู้สมัครที่มีต่อ ปรัชญา แนวคิด รวมไปถึงประสบการณ์ในวัยเด็กเกี่ยวกับการทำงาน
คุณควรตระหนักอย่างหนึ่งว่า เราจ้างบุคลากรเพราะต้องการทัศนคติ ในขณะที่เราผึกสอนอบรมบุคลากรให้รู้จักริเริ่ม เป็นผู้ใหญ่ เฉลียวฉลาด ยืดหยุ่น หรือกระตือรือร้นได้ แต่การที่จะเปลื่ยนลักษณะอุปนิสัยที่มีมาแต่กำเนิด ซึ่งอาจส่งผลด้านลบต่อการทำงานนั้นเป็นเรื่องที่ยากยิ่งกว่า
ตั้งคุณลักษณะของบุคลากรที่คุณต้องการไว้เป็นมาตราฐาน ทำแบบทดสอบความสามารถและความถนัดรวบรวมหลักฐานหรือบุคคลอ้างอิงของผู้สมัคร รวมไปถึงตรวจสอบประวัติย้อนหลัง โดยพยายามรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับตัวผู้สมัครให้ได้มากที่สุด เพราะอย่าลืมว่าคุณจ้างใคร บุคคลนั้นก็เปรียบเสมือนกับเป็นตัวคุณเอง และยังเป็นคนที่ต้องติดต่อกับลูกค้าโดยตรงด้วย นอกจากนั้นคุณควรตรวจสอบประวัติอาชญากรรม การขับขี่ยานพาหนะ และรายงานเครดิตทางการเงิน (ถ้าสามารถทำได้)
ผู้ทำการสัมภาษณ์หลายคนมักจะทำพลาดเพราะพูดมากเกินไปขณะทำการสัมภาษณ์ จำไว้ว่าคุณควรฟัง 80 เปอร์เซ็นต์และพูดเพียง 20 เปอร์เซ็นต์ เพื่อเก็บข้อมูลให้ได้มากที่สุดเพื่อใช้ในการประเมินผู้สมัคร ความผิดพลาดอีกข้อหนึ่งคือ การสัมภาษณ์ด้วยขั้นตอนที่เป็นเหมือนการเดินถอยหลัง เช่น ผู้สัมภาษณ์ถามว่า “คุณสมชาย ทางบริษัทของเราต้องการคนที่สุขุมรอบคอบ ฉลาดหลักแหลม และมีความรู้ความสามารถเข้าทำงานแล้วคุณคิดว่าตัวคุณเป็นคนแบบไหน?” “ผมเป็นคนสุขุมรอบคอบ ฉลาดหลักแหลม และมีความรู้ความสามารถครับ” ซึ่งผู้สัมภาษณ์ได้ ‘ตอบคำถาม’ ก่อนที่จะ ‘ถามคำถาม’ แก่ผู้ถูกสัมภาษณ์ซะอีก ดังนั้นการตอบในลักษณะนี้ก็ทำให้ผู้สมัครมีคุณสมบัติในอุดมคติ ที่ตรงกับความต้องการขององค์กรอย่างไม่น่าเชื่อ
แต่ก็แน่นอนว่าการว่าจ้างบุคลากรก็จะเพิ่มความเสี่ยงในการบริหารไปด้วย บุคลากรที่ฉลาดหลักแหลมเหล่านี้จะมีความคาดหวังในระดับสูงต่อองค์กรของคุณและก็คิดว่าคุณจะตอบแทนอย่างเต็มที่ได้แน่นอนเช่นกัน ถ้าไม่เป็นเช่นนั้นแล้วคุณก็จะต้องกลับไปเริ่มต้นแสวงหาและคัดเลือกเพื่อให้ได้บุคลากรที่เพียบพร้อมดังกล่าวอีกครั้ง ลองพิจารณาแนวคิดต่อไปนี้เพื่อช่วยทำให้บุคลากรคุณภาพของคุณมีความสุขและพอใจองค์กรอยู่ตลอดเวลา
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
