สุกัญญา

ผู้เขียน : สุกัญญา

อัพเดท: 26 ธ.ค. 2008 16.29 น. บทความนี้มีผู้ชม: 20275 ครั้ง

ทางรอดที่ HR จะต้องทำ


พลิกโฉมการให้บริการงาน HR ด้วย Employee Service Center (4)

พลิกโฉมการให้บริการงาน HR ด้วย Employee Service Center (4)

 

เสกสิทธิ คูณศรี
HR Transformation Director
, e-HRIT Co., Ltd.
Email :
seksit@e-HRIT.com อีเมลนี้จะถูกป้องกันจากสแปมบอท แต่คุณต้องเปิดการใช้งานจาวาสคริปเพื่ออ่านมันได้ , skoonsri@yahoo.com อีเมลนี้จะถูกป้องกันจากสแปมบอท แต่คุณต้องเปิดการใช้งานจาวาสคริปเพื่ออ่านมันได้
Website : www.e-hrit.com

ขั้นตอนที่ 4 การวิเคราะห์และพัฒนาระบบ เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง

            อีกแล้วครับ ช่วงนี้งานยุ่งมากครับเลยเว้นไปเสียนาน ต้องขออภัยเป็นอย่างสูงที่ให้รอนานครับ ก่อนจะเริ่มขอประชาสัมพันธ์ให้ผู้อ่านทุกท่านลองเข้าไปติชมเว็บไซต์ของบริษัทหน่อยนะครับที่ www.e-hrit.com ครับ

            มาต่อกันเลยนะครับ หลังจากที่เราได้ตั้งทีมงานขึ้นมาศึกษาระบบเบื้องต้นเสร็จแล้ว ตามที่ผมเขียนไว้ในตอนที่ 3 คราวนี้เราก็จะไปทำการวิเคราะห์ระบบของ HR ทั้งหมด เพื่อให้ทราบว่าระบบการทำงานของเราในปัจจุบันเป็นอย่างไร และหากจะตั้ง ESC ขึ้นมาจะต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง และที่สำคัญก็คือสิ่งที่จะปรับเปลี่ยนให้กระบวนการทำงานต่างๆ ดีขึ้น

สิ่งที่เราจะได้รับจากการศึกษาและวิเคราะห์
สิ่งที่เราจะได้รับหลังจากการศึกษาและวิเคราะห์แบ่งเป็น 4 กลุ่มคือ

  1. กระบวนการทางธุรกิจ (Business Process)
  2. เอกสารและรายงานที่เกี่ยวข้อง (Forms and Reports)
  3. เทคโนโลยี (Technology)
  4. ผู้เกี่ยวข้อง (Stakeholders)

            ในการที่เราจะจัดตั้ง ESC ขึ้นมาได้จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องการสำรวจดูก่อนว่ากระบวนการทำงานของงานแต่ละอย่างในปัจจุบันเป็นอย่างไร มีใครเกี่ยวข้องบ้าง ใช้เอกสารอะไรในการดำเนินการแต่ละขั้นตอน และที่สำคัญข้อมูลที่เกิดขึ้นในแต่ละกระบวนการถูกบันทึกหรือเก็บไว้ในรูปที่เป็นไฟล์ หรือฐานข้อมูลแบบใด

            วิธีการในการวิเคราะห์กระบวนการทำงานนี้เราจะใช้วิธีการเขียนแผนภาพกระบวนการทำงานแบบลู่ หรือ Swim Lane ซึ่งจะทำให้เราเห็นว่ามีใครเกี่ยวข้องกับขั้นตอนในการทำงานแต่ละขั้นตอน ซึ่งมีขั้นตอนในการทำดังนี้ครับ

  • ขั้นตอนที่ 1 สำรวจและทำความเข้าใจระบบและกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องฝ่ายทรัพยากรมนุษย์

    ผลที่คาดว่าจะได้รับ

    •  เข้าใจว่ากระบวนการทำงานในปัจจุบันว่าเป็นอย่างไร เอกสารและคนที่เกี่ยวข้องมีใครบ้าง ตลอดจนระบบที่ใช้สนับสนุนว่าเป็นอย่างไร และเรามีโอกาสมากน้อยแค่ไหนที่จะทำการพัฒนา

คำแนะนำ
วาดแผนภาพกระบวนการทำงานที่ได้พบ โดยใช้สัญลักษณ์ตามที่ปรากฏด้านล่าง พร้อมกับแบ่งขอบเขตของผู้เกี่ยวข้องเป็นแนวตามขวาง เพื่อให้ทราบว่าการเดินทางของเอกสารเริ่มต้นจากที่ไหนและไปสิ้นสุดที่ไหน

 

ตัวอย่างของกระบวนการทำงานของการลาหยุดงานโดยใช้แผนภาพกระบวนการแบบลู่ ( Swim Lane )

 

คำแนะนำ ควรใช้แบบฟอร์มต่อไปนี้ในการสำรวจก่อนการเขียนแผนภาพกระบวนการ

ตารางที่ 1 กระบวนการทางธุรกิจในปัจจุบัน

ชื่อกระบวนการ : ………………………………………………… .

ขั้นตอนที่

ผู้เกี่ยวข้อง/รับผิดชอบ

ทำอย่างไร

กฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง

ระบบที่ใช้

ปัญหา

ข้อเสนอ แนะ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • ขั้นตอนที่ 2 การระบุหรือจำแนกว่ากระบวนการใดที่เป็นการใช้ทำงานในลักษณะที่เป็นเอกสารแบบที่ทำเสร็จเป็นขั้นตอนโดยไม่มีส่วนต่อการวางแผนในการทำงาน (Transaction) งานใดที่เป็นงานในลักษณะแบบถามตอบปัญหาของพนักงาน (Questions and Answers) งานใดถือว่าเป็นงานในเชิงของการวางแผน (Strategic Planning) และงานใดถือว่างานประจำที่ต้องทำ (Routine)

ผลที่คาดว่าจะได้รับ

•  กลุ่มของกระบวนการในการทำงาน เพื่อนำไปสู่การแบ่งงานไปยัง ESC ต่อไป

คำแนะนำ ควรใช้แบบฟอร์มต่อไปนี้ในการสำรวจก่อนการเขียนแผนภาพกระบวนการ

ตารางที่ 2 ประเภทของกระบวนการทำงาน

ชื่อกระบวนการทางธุรกิจ

ประเภทของงาน

หน่วยงานที่รับผิดชอบ

การเบิกค่าทันตกรรม

Transaction

Benefits

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • ขั้นตอนที่ 3 การแบ่งกลุ่มงานใหม่ของ HR

ผลที่คาดว่าจะได้รับ

•  กลุ่มงานที่เป็นลักษณะ Transaction และ Questions and Answers จะถูกตัดให้ไปไว้ในกลุ่มงานของ ESC ส่วนกลุ่มงานที่เป็นงานหลักของแต่ละแผนกใน HR จะยังคงไว้เหมือนเดิม

คำแนะนำ ควรใช้แบบฟอร์มต่อไปนี้ในการแบ่งงาน

ตารางที่ 3 การจัดแบ่งกลุ่มการทำงานใหม่

ESC

Compensation & Benefits

ER

Training

Recruitment

การเบิกค่าทันตกรรม

Salary & Benefits Survey

การจัดแข่งขันฟุตบอลภายใน

การจัดหลักสูตรอบรมให้ผู้บริหาร

การคัดเลือกบุคลากร

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • ขั้นตอนที่ 4 การระบุกระบวนการที่ต้องสร้างขึ้นใหม่และกระบวนการที่ต้องปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้น

    ผลที่คาดว่าจะได้รับ

    •  กระบวนการธุรกิจที่ได้รับการพัฒนาขึ้นใหม่ โดยสามารถปรับปรุงวิธีการทำงานแบบเดิมได้

    •  ค้นพบข้อมูลดังต่อไปนี้ ส่วนประกอบของข้อมูล การแก้ไขข้อมูล ระยะเวลา ระบบสำรองข้อมูล ความถี่ในการใช้งาน และจำนวนของเอกสารในแต่ละกระบวนการ

    คำแนะนำ ควรใช้แบบฟอร์มต่อไปนี้ในการสำรวจก่อนการเขียนแผนภาพกระบวนการ

    ตารางที่ 4 กระบวนการทางธุรกิจใหม่

    ชื่อกระบวนการ : ………………………………………………… .

ขั้นตอนที่

ผู้เกี่ยวข้อง/รับผิดชอบ

ทำอย่างไร

กฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนการทำงานแบบเดิม

ขั้นตอนที่เสนอใหม่

ความต้องการของระบบ

ประโยชน์ที่จะได้รับ

ข้อเสนอแนะ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • ขั้นตอนที่ 5 การวิเคราะห์ผลประโยชน์ ความต้องการของผู้ใช้ และข้อจำกัดของระบบ

ผลที่คาดว่าจะได้รับ

•  ผลการเปรียบเทียบกระบวนการธุรกิจปัจจุบันกับที่ได้รับการพัฒนาขึ้นใหม่ และข้อเสนอแนะต่างๆ

•  คาดการณ์ประโยชน์ที่จะเกิดขึ้น

•  ทราบความต้องการของผู้ใช้

•  ความต้องการของระบบที่จะนำมาใช้ทดแทนระบบเดิม เช่น หากระบบการจัดเก็บประวัติพนักงานยังไม่เป็นแบบผู้ใช้หลายคน (Multi-Users) ก็ต้องพยายามหาวิธีการที่จะทำให้เป็นแบบผู้ใช้หลายคนให้ได้ ซึ่งอาจจะไม่จำเป็นต้องซื้อซอฟท์แวร์ใหม่ก็ได้ครับ (ลองไปอ่านดูวิธีการสร้างระบบ HRMS ขึ้นมาใช้เองโดยไม่เปลืองงบดูในเวบไซต์ www.e-hrit.com )

คำแนะนำ ควรใช้แบบฟอร์มต่อไปนี้ในการสำรวจก่อนการเขียนแผนภาพกระบวนการ

ตารางที่ 5 ค่าใช้จ่ายที่ลดลงไปของแต่ละบุคคล

ชื่อกระบวนการ : ………………………………………………… .

ขั้นตอนที่

ประโยชน์ที่จะได้รับ

ประโยชน์ที่จะได้รับคิดเป็นเงิน

เหตุผล / สิ่งที่ใช้วัด

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ตารางที่ 6 ค่าใช้จ่ายที่ลดลงไปของแต่ละกระบวนการ

ชื่อกระบวนการทางธุรกิจ

ประโยชน์ที่จะได้รับ

ประโยชน์ที่จะได้รับคิดเป็นเงิน

เหตุผล / สิ่งที่ใช้วัด

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ตารางที่ 7 ค่าใช้จ่ายที่ลดลงไปของแต่ละงาน

ชื่องาน ……………………………………………… ..

ขั้นตอนที่

ปริมาณ

ประโยชน์ที่จะได้รับคิดเป็นเงิน

ข้อเสนอแนะ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ตารางที่ 8 ความต้องการของแต่ละกระบวนการ

ชื่อกระบวนการทางธุรกิจ

ความต้องการของผู้ใช้

ความต้องการของระบบ

ข้อเสนอแนะ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ตารางที่ 9 ความต้องการของแต่ละงาน

ชื่องาน ……………………………………………… ..

ชื่องาน

ความต้องการของผู้ใช้

ความต้องการของระบบ

ข้อเสนอแนะ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ตารางที่ 10 ความต้องการของผู้ใช้ระบบ

ชื่องาน ……………………………………………… ..

ความต้องการของผู้ใช้

ความต้องการของผู้ใช้

ข้อเสนอแนะ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ตารางที่ 11 ความต้องการของระบบ

ชื่องาน ……………………………………………… ..

ความต้องการของผู้ใช้

ความต้องการของผู้ใช้

ข้อเสนอแนะ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • ขั้นตอนที่ 4 ออกแบบกระบวนการจัดการเอกสาร ระบบ และการแสดงผล

•  ออกแบบระบบที่เป็นไปได้สำหรับกระบวนการทำงานในปัจจุบัน
•  ออกแบบหน้าจอของผู้ใช้ (Graphic User Interface : GUI) เพื่อให้คนที่ทำงานอยู่ทางด้าน IT เขาช่วยพัฒนาระบบให้ครับ
•  ออกแบบตัวอย่างเอกสารที่จะใช้กับระบบใหม่
•  ออกแบบฐานข้อมูล หากสามารถทำเองได้ก็จะดีครับ เพราะเราจะทราบความต้องการของตัวเราเอง ว่ามีอะไรบ้าง แต่หากไม่สามารถทำได้เอง แค่เห็นหน้าจอการออกแบบ GUI ก็จะช่วยทาง IT ได้มากเลยละครับ
•  เขียนผังความสัมพันธ์ของข้อมูล อันนี้ให้ทาง IT เขาช่วยก็ได้ครับ
•  การวางแผนการทำงานแบบควบคู่กันระหว่างระบบเก่ากับระบบใหม่

คำแนะนำ ให้ใช้ภาพเหล่านี้ในการออกแบบหน้าจอของผู้ใช้

เป็นภาพที่ถูกนำไปแสดงเมื่อต้องการกำหนดลักษณะหรือแสดงผลเป็นจ ริง (True) หรือเท็จ (False)
เป็นภาพที่ถูกนำไปแสดงเมื่อต้องการให้เห็นว่าเป็นช่องสำหรับเติมข้อความลงไปได้ จำนวน 1 แถว
คือ ปุ่มที่จะสั่งให้ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างใดอย่างหนึ่งเกิดขึ้น เช่น เปิดหน้าจอใหม่
คือ เครื่องมือที่จะนำไปใช้ในกรณีที่ต้องการให้ผู้ใช้สามารถเลือกคำตอบได้มากกว่า 1 ข้อ
คือ เครื่องมือที่ใช้ในรูปแบบการแสดงข้อความหลายๆ บรรทัด
คือ เครื่องมือที่ใช้เมื่อมีคำตอบให้ผู้ใช้สามารถเลือกได้มากกว่า 1 ข้อ
คือ บาร์สำหรับการเลื่อนข้อความหรือหน้าจอขึ้น-ลง สำหรับข้อความที่มีจำนวนบรรทัดน้อยๆ
คือ บาร์สำหรับการเลื่อนข้อความหรือหน้าจอขึ้น-ลง สำหรับข้อความที่มีจำนวนบรรทัดมากๆ

ตัวอย่างของการออกแบบหน้าจอ

จากตรงนี้ไปก็จะเป็นหน้าที่ของเราที่จะต้องร่วมทำงานกับ IT ในการพัฒนาโปรแกรมขึ้นมาใช้งานแล้วครับ

[1]อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ http://www.processdriven.org/swim_lane.html

 

 
ที่มา : http://www.hrcenter.co.th

บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที