ธีระพงษ์

ผู้เขียน : ธีระพงษ์

อัพเดท: 10 พ.ย. 2008 21.19 น. บทความนี้มีผู้ชม: 232576 ครั้ง

บทความในส่วน ของ Cross Function Team นี้ ต้องขอออกตัวก่อนนะครับว่าผมเองนั้น มิได้เป็นผู้เชี่ยวชาญโดยตรง

แต่บทความที่เขียนนี้ เขียนขึ้นจากประสบการณ์ ที่ได้ลงมือปฏิบัติในหน่วยงานคุณภาพขององค์กร ซึ่งองค์กรที่ผมทำงานอยู่ได้ พยายามสร้างระบบคุณภาพ

ที่มุ่งสร้างพฤติกรรม การทำงานเป็นทีมให้เกิดขึ้นกับบุคลากรในองค์กร โชคดีที่ผู้บริหารระดับสูง ให้ความสำคัญ และพยายามพัฒนาอย่างต่อเนื่องมาจนเป็น 4 ปี

บทความนี้จะเป็นการบันทึกประสบการณ์จากจุดเริ่มต้นจนสู่ความสำเร็จ ซึ่งหวังว่าจะผู้อ่านจะสามารถนำไปแนวทาง เพื่อพัฒนาสู่การปฏิบัติ ในองค์กรของตนได้

13/10/2008 เรื่องเด่นวันนี้

ขอบคุณผู้อ่านที่แวะเข้ามาเยี่ยมบทความเล็กๆ เรื่องนี้ อย่างไรก็ดีหากไม่เป็นการรบกวนจนเกินไปช่วยติชมด้วยทั้งจากผู้อ่าน และผู้รู้เพื่อการพัฒนาต่อยอดครับ หรือผู้อ่านต้องการให้เสริมในมุมไหนผมจะยินดีเป็นอย่างยิ่ง และขอขอบคุณล่วงหน้าครับ


วิถีทางสู่การสร้างทีม ตอนที่1: การสร้างกระบวนการจัดการที่มีคุณภาพ

สร้าง และปรับปรุงกระบวนการบริหารจัดการ

 


การสร้างกระบวนการจัดการที่มีคุณภาพ

วิถีทางให้การสร้างทีมนั้นมีสองขั้น ตอนแรกมุ่งเน้นเรื่องการพัฒนาคุณภาพ สร้างภาวะผู้นำให้เกิดกับผู้บริหารในแต่ละฝ่าย และสร้างกระบวนการจัดการที่มีคุณภาพ นี่เป็นภาพความสำเร็จในขั้นตอนนี้ ขั้นตอนที่สองนี้เป็นการต่อยอดในขั้นตอนแรก เป็นการวิเคราะห์กระบวนว่าแต่ละกระบวนการนั้นมีเป้าหมายย่อย ที่สามารถสนองเป้าหมายองค์กร ได้อย่างไร การวางแผนเเชิงกลยุทธ์เป็นภาพความสำเร็จในขั้นตอนนี้ จะร่วมถึงการวัดผลด้วย ขั้นตอนทั้งสองนี้จะช่วยให้เห็นภาพที่แท้จริงขององค์กร ปัจจัยที่มีผลต่อความสำเร็จของกระบวนการนี้ได้แก่

 

1.        ขั้นตอนทั้งสองจะต้องดำเนินการอย่าง เป็นขั้นเป็นตอน ไม่ควรทำทันทีพร้อมกันทั้งองค์กร ควรจะต้องเริ่มจากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งก่อน เพื่อเป็นต้นแบบ จากนั้นจึงค่อยๆ ขยาย เป็นสู่ฝ่ายอื่นๆ เมื่อขั้นตอนแรกประสบความสำเร็จ จึงเจาะลึกลงในกระบวนการต่อไป

 

2.        การให้ความรู้ และการฝึกอบรมเป็นสิ่งจำเป็นลำดับต้นๆ ที่ต้องทำไปควบคู่กันไปเพื่อสร้างความเข้าใจ และให้ทุกคนเข้าใจเป้าหมายในการเปลี่ยนแปลง และควรทำในเวลาที่เหมาะสม แผนในการฝึกอบรมเป็นส่วนที่จะช่วยการดำเนินการในขั้นตอนต่างๆบรรลุเป้าหมาย ซึ่งผู้บริหารระดับสูงต้องให้ความสำคัญในเรื่องนี้ด้วย

 

3.        ในขั้นตอนแรกผู้บริหารจะต้องสร้างพันธสัญญาร่วมกันว่าจะดำเนินการขั้นตอนทั้งหมดให้ลุล่วงเพื่อให้เกิดการพัฒนา นอกจากนี้ผู้บริหารแต่ละคน จะต้องเข้าใจบทบาทหน้าที่ของตนเองแล้ว จำเป็นอย่างยิ่งต้องเข้าใจบทบาทหน้าที่ของสมาชิกที่ร่วมทีมด้วย

 

4.        การสร้างความรู้ และความเข้าใจจะต้องมีอยู่สม่ำเสมอ หากละเลยสิ่งนี้จะก่อให้เกิดอุปสรรคที่มีต่อกระบวนการบริหารจัดการ ก่อนที่กระบวนการนี้จะถูกประยุกต์ใช้อย่างแท้จริง

ขั้นตอนที่แรก
การสร้างกระบวนการจัดการที่มีคุณภาพ จะประกอบด้วยขั้นตอนย่อยๆ ต่อไปนี้

 

1.        อบรม และกำหนดบทบาทฝ่ายให้แก่ บุคลากรระดับหัวหน้างานเพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกันในการพัฒนากระบวนการทำงานภาพรวมของฝ่าย โดยซึ่งหลัก PDCD (กลับไปดูรูปแบบ Core Fucntional Team Building Model ในตอน ระบบวงจร คุณภาพ PDCA จากหลักการสู่วิธีการปฏิบัติ และสร้างทีมคุณภาพ ตอนจบ)

2.        ระดมสมอง และกำหนดข้อตกลงเบื้องต้นในการส่งข้อมูล และ/หรือรายงานที่ได้จากระบวนการนั้นๆ เพื่อส่งให้ฝ่ายหรือส่วนงานอื่นๆ เพื่อนำไปใช้ต่อยอดในการทำงานได้

3.        สร้าง Flow งานหลักของฝ่าย ก่อนที่จะนำไปสู่ การสร้าง Flow ย่อยในส่วนงานต่างๆ ในฝ่าย

4.        ลดกระบวนการที่ซ้ำซ้อน และขจัดปัญหาที่ส่งผมต่อการพัฒนากระบวนการ

5.        ขณะเดียวกันต้องกำหนดคุณภาพของข้อมูล และ/ หรือรายงาน ซึ่งทำให้ข้อมูลที่ได้เป็นข้อมูลคุณภาพที่นำฝ่ายงานอื่นๆ นำไปใช้ร่วมกันได้ในคราวเดียวกัน ซึ่งฝ่ายเองต้องเปิดใจรับคำติชมจากฝ่าย และหน่วยงานที่ต้องนำข้อมูลนั้นไปใช้

 

ขั้นตอนแรกนี้จะประสบความสำเร็จได้ภาวะผู้นำต้องเกิด หากขั้นตอนแรกนี้ไม่สำเร็จ ขั้นตอนที่เหลือก็ไม่สามารถเป็นจริงได้ และผู้นำที่ดีควรมีจะต้องเก่งใน 5 เรื่องได้แก่

 

·        เก่งงาน นั่นคือ มีความรู้ความเข้าใจเรื่องการบริหารจัดการอย่างแท้จริง เข้าใจกระบวนการทำงาน และสามารถรับรู้ปัญหาที่เกิดขึ้นในกระบวนการได้ตลอดเวลา สามารถสร้างคุณค่าให้กับผู้อื่นได้ ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนร่วมงาน และผู้ใต้บังคับบัญชา

 

·        เก่งคน นั่นคือ มีภาวะผู้นำ และนำจิตวิทยาบริหารมาใช้ในการบริหารจัดการคน

 

·        เก่งคิด นั่นคือ มีกระบวนการคิดอย่างเป็นระบบ สามารถนำหลักบริหารต่างๆ มาประยุกต์ใช้ได้อย่างเหมาะสม และมีประสิทธิภาพ

 

·        เก่งดำเนินชีวิต นั่นคือ สามารถบริหารเวลาได้เป็นอย่างดี

·        เก่งถ่ายทอด นั่นคือ พร้อมถ่ายทอดความรู้ที่มีให้แก่บุคคลอื่น เพื่อให้เกิดการพัฒนาไปพร้อมๆ กับตนเอง

การบริหารจัดการกระบวนการทำงานนั้นแตกต่างจาก การบริหารจัดการโดยทั่วไปหลายประการ เช่น

 

1.        การบริหารจัดการกระบวนการทำงาน เป็นการ บริหารงานเชิงรุก เพราะการาบริหารจัดการกระบวนการเป็นการจัดการที่มุ่งที่จะเสาะหาเหตุแห่งปัญหา และขจัดปัญหานั้น เพื่อมิให้เกิดความผิดพลาดที่ซ้ำซาก ซึ่งการบริหารจัดการโดยทั่วไปนั้นมุ่งเน้นที่จะแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้ามากกว่า

2.        สมาชิกในทีมจะต้องรับผิด และชอบร่วมกันนั่นนำมาซึ่งการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

3.        การบริหารจัดการกระบวนการมุ่งวัดทั้งเหตุ (Input) และ ผล (Output) ซึ่งกระบวนการอื่นๆ วัดผลเพียงอย่างเดียว

4.        การบริหารจัดการกระบวนการทำงานเป็นการบริหารที่มีความต่อเนื่อง และมุ่งที่จะหาวิธีการป้องกันปัญหาตลอดทั้งกระบวนการทำงาน ซึ่งส่งผลให้กระบวนการทำงาน และบุคลากรได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และยั่งยืน

 

ผู้นำที่มุ่งสร้างระบบบริหารจัดการกระบวนการทำงานคุณภาพให้เกิดขึ้นกับองค์กร จะต้องมีความรู้ความเข้าใจ และมีทักษะของผู้นำซึ่งเป็นสิ่งสำคัญ ต่อการบริหารจัดการกระบวนการทำงานให้เกิดขึ้นในทุกหน่วยธุรกิจในองค์กร ดังนั้นผู้นำจะต้องมี ความคิดที่เป็นระบบ, มีสภาวะผู้นำ, นำจิตวิทยาบริหารมาใช้ ร่วมถีงการประยุทธ์ใช้เครื่องมือในการบริหารจัดการต่างๆ มาปรับใช้กับองค์กรได้อย่างเหมาะสม ขณะเดียวกันการบริหารค่าใช้จ่ายอย่างคุ้มค่าก็เป็นสิ่งสำคัญไม่แพ้กัน ดังนั้นองค์กรจำเป็นจะต้องให้ความสำคัญต่อการฝึกอบรม และการสร้างภาวะผู้นำให้เกิดขึ้นกับผู้บริหาร และคนทุกระดับในองค์กร



 


บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที